Poste : Sub-awards Officer

Lieu d’affectation : Kalemie

Projet : SIDA

Durée : 12 mois renouvelable

Date de prise de poste : 15 octobre 2021

Statut du poste : Local

Date de publication : 17 sept. 2021

Date limite dépôt de candidatures : 5 oct. 2021

Contexte et informations générales

Search for Common Ground (Search) est une organisation non gouvernementale basée à Washington DC et Bruxelles qui œuvre pour la transformation des conflits à l’échelle mondiale. Au cours de ses 40 années d’expérience, l’organisation a développé et consolidé une vision spécifique appelé Approche Common Ground qui s’appuie sur les deux principes suivants: (1) le conflit est inévitable, mais pas la violence; (2) le changement est toujours possible, et il est durable lorsque tout le monde est gagnant.

 

L’action de Search en République Démocratique du Congo (RDC) s’inscrit dans cette vision globale. Présente depuis 2001 en RDC, Search met en œuvre des programmes qui s’articulent autour des questions liées au dialogue démocratique, à la sensibilité au conflit, au renforcement de la gouvernance, à la protection des civils et à la réforme du secteur de la sécurité et à la lutte contre les violences basées sur le genre, avec toujours une focalisation sur l’engagement des jeunes et les femmes. S’appuyant sur une large palette d’outils méthodologiques (formation, médiation, mobilisation communautaire, communication à travers les médias et le théâtre participatif) et en étroite collaboration avec les partenaires locaux, la présence de Search est établie à Goma, Bukavu, Kalemie et Kinshasa, ainsi qu’à travers des bureaux satellites, notamment en Ituri.

 

Search met en œuvre un programme “Engagement des Organisations de la Société Civile (OSCs) de l'Est de la RDC dans l'approche du pouvoir de l'espace civique”, un projet de durée de 36 mois qui vise à renforcer la capacité de la société civile à promouvoir la démocratie et améliorer la gouvernance inclusive, l’égalité des sexes et la participation politique des femmes et des jeunes en RDC, dans les provinces de Nord Kivu, Sud Kivu, Tanganyika et Kinshasa.

Dans le cadre de ce projet, Search recrute 1 Sub-Awards Officer pour une contrat de travail à durée déterminée de 12 mois renouvelable suivant la performance de l’employé et la disponibilité des fonds. Le poste sera basé à Kalemie, mais pourrait être délocalisé suivant les besoins de services.

 

Organisation du poste

Le Sub-award Officiers est chargé d’assurer la conformité avec les politiques et procédures financières et administratives de Search, du donateur et des partenaires engagés par le projet. Il/elle soutient les partenaires dans le besoin de renforcement des capacités dans les domaines de la finance, de la logistique et des ressources humaines, et s'assure que tous les engagements et paiements effectués par le projet et les partenaires respectent les principes de conformité et transparence.

 

Elle/il rapporte au Chef du Projet, avec un lien direct aux gestionnaires de la Finance Base pour assurer la bonne conformité aux politiques Search, et l’encadrement des activités de renforcement de partenaires. Le Sub-award Officer travaille étroitement avec le Officier du Projet et l'équipe de la coordination nationale responsable pour la Finance, les Opérations et la sécurité.

Responsabilités spécifiques

Gestion des subventions

●       S’assurer que le processus de sélection des partenaires est complet et bien documenté, selon les politiques et procédures de Search et du bailleur ;

●       Diriger le processus de négociation et contractualisation des partenaires, et budgets connexes au besoin ;

●       S’assurer que les politique et réglementations des donateurs sont respectées dans le cadre du contrat de subvention ;

●       Accompagner les partenaires dans la préparation des plans de travail et projections budgétaires

●       Suivre les dépenses des partenaires par rapport aux budgets et signaler tout problème à l'équipe du programme et de Finance ;

●       S’assurer que les partenaires respectent les exigences relatives au rapportage ;

●       Revoir et approuver tout livrable en termes de conformité et qualité.

 

Contrôle financier et conformité

●       S’assurer que tous les outils standards de gestion de financement de Search soient utilisés correctement au sein du projet pour faciliter l’adhésion aux politiques, règles et procédures du bailleur et ceux de Search ;

●       Faire la revue de tous les rapports financiers soumis par le projet et les partenaires, ainsi que les pièces comptables, en s’assurant qu’ils soient en conformité avec les règles de Search et du bailleur de fonds ;

●       Préparer les versements des avances aux partenaires ;

●       Faire la réconciliation de comptes des partenaires chaque mois et tenir informé la direction des problèmes constatés

●       Préparer les journaux de partenaires pour l’importation dans le système comptable

●       Tenir informé la direction des problèmes constatés dans les pièces comptables

●       Participer aux travaux d’audits internes et externes, participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des plans d'actions correctives des partenaires

●       Veiller à la bonne application et utilisation de l’ensemble des procédures et politiques de Search et du bailleur concernant la finance, mais également relatives à la finance, la logistique et les ressources Humaines.

 

Suivi et Renforcement des capacités

●       Participer à l’analyse des capacités des partenaires, et la formulation des plans de renforcement

●       Selon le plan de renforcement de capacité, exécuter et / ou coordonner la remise de formation, coaching et autres appuis auprès du partenaire

●       Au niveau institutionnel, accompagner les partenaires dans le développement et élaboration, ainsi que la bonne application des politiques, procédures et outils pour mieux gérer les aspects logistiques, ressources humaines et d’administration ;

●       Faire le suivi des plans de renforcement de capacité sur base quotidienne, en s’assurant du progrès continu ;

●       Veiller aux activités favorisant son développement personnel (formation, voyages d’échange, …) ;

●       Identifier et répondre aux besoins émergents.

 

Coordination

●       Organiser les réunions/ateliers d’intégration des partenaires dans le projet

●       Contribuer et faciliter les réunions de planification, réflexion et suivi des différentes étapes de cycle du projet, focalisant sur la question de suivi budgétaire, les plans d’achats ainsi que des recrutements.

●       S’assurer de la bonne coordination et faciliter l’apprentissage entre les différents composants du projet, notamment les différents partenaires, ainsi les partenaires et les effectifs de SEARCH sur le projet

Autres

●       Exécuter d’autres tâches confiées par le chargé de Finance et de programme dans les limites de ses fonctions ;

 

Compétences et qualifications/Diplôme et Expérience requis

●       Avoir un diplôme universitaire niveau licence (obligatoire) ou supérieur en Gestion financières, économies, l’administration des affaires ou tout autre domaine similaire ;

●       Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans la gestion des sous-conventions avec une organisation internationale et dans le suivi de procédures de bailleurs de fonds, idéalement avec une familiarité avec procédures de SIDA.

●       Bonne maîtrise des besoins logistiques, Ressources humaines

●       Forte capacité de formation et communication

●       Bonne capacité d’analyse et d’adaptation dans la conduite de son travail au contact des différents acteurs.

●       Vigilant et sensible aux détails et aptitude à prendre rapidement des décisions équitables et préventives

●       Haute sensibilité aux questions de conformité et responsabilité

●       Esprit de collaboration, d’initiative et la résolution des problèmes dans un sens constructif, toujours avec l’optique d’apprendre et de renforcer les capacités

●       Attention aux priorités, à la gestion du temps, aux deadlines et à l’obtention des résultats en coordonnant son travail avec les différents départements de SFCG.

●       Flexibilité et capacité de voyager souvent dans les provinces où ils sont assignés ;

●       Expérience souhaitée dans la consolidation de la paix ;

●       Parfaite connaissance écrite et orale du français et du swahili. Connaissance d’anglais est un atout ;

 

Comment postuler

 

Les personnes intéressées par cet avis de vacance de post sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidatures via le lien ci-après : https://jobs.lever.co/sfcg/7ea1e007-063a-4ce7-8862-9d399a9982a6

Les dossiers de candidatures doivent être composés d’une lettre de motivation indiquant le poste choisi et d’un curriculum vitae détaillé, avec es références professionnelles adresses des 3 superviseurs.

 

La date limite de réception des candidatures est fixée au 05 octobre 2021, à 17h00 (GMT +2).

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests et entretiens.