OFFRE DE POSTE

WWF-DRC lance le recrutement d’un (e) Réceptionniste administratif(e) pour son bureau en République Démocratique du Congo.

Supervisé par : Assistante de Direction

Basé à : Kinshasa

Date prise de poste : Mi- Août 2023

I. Fonction principale :

Sous la supervision de l’assistante de Direction avec l’appui du responsable de la logistique, l’administratif et réceptionniste est en charge de la gestion des courriers, accueil des visiteurs et organise de manière efficace et systématique la distribution des courriers ainsi que la gestion des inventaires et des voyages. Il/ elle répond aux demandes d'informations selon les normes et le règlement établi par l'organisation.

II. Tâches et responsabilités principales

1. Recevoir et enregistrer toutes les correspondances et les distribuer aux personnes appropriées ;
2. Recevoir les appels téléphoniques et transférer le cas échéant aux personnes appropriées ;
3. Accueillir et orienter les visiteurs ;
4. Gestion de l’utilisation de la salle de réunion par les employés et visiteurs ;
5. Aider dans la gestion du stock de petites fournitures de bureau et de la cafétéria ;
6. Gérer la petite bibliothèque du bureau ;
7. Aider à la gestion quotidienne des documents d’archives au cours de leur cycle de vie en appui à l’archiviste ;
8. Toutes autres tâches pertinentes de support administratif et logistique compatibles avec le profil et les qualifications liées à la position.
9. Superviser le déroulement des inventaires et fiabiliser les stocks au bureau de coordination de Kinshasa;
10.  Développer et maintenir à jour un registre des actifs (assets) de tout le Programme ;
11. Veiller à la bonne tenue de la base de données ou logiciel logistique pour les inventaires et gestion des immobilisations ;
12. Faire la mise à jour des inventaires de tous les actifs (assets) en les identifiant par des étiquettes autocollantes,
13. Participer et contribuer au processus de vente de tous les immobilisés déclassés selon les procédures des bailleurs de fonds en vigueur,
14. Apporter un appui administratif au département logistique dans le classement et archivage des documents (entrant, sortant, pro-forma ; listes et contacts des fournisseurs, rapports logistiques de toute le bases…)
15. En collaboration avec le département HR, introduire les informations relatives aux voyages par avion dans Climate friendly ;
16. Assurer la réservation des billets de voyages, la réservation des taxis par l’émission des bons de commande, en collaboration avec le Logistics Officer ;
17. Réceptionner les courriers entrants de toutes sortes, les courriers sortants et enregistrer leurs mouvements ;
18. Identifier et scellés tous les courriers, y compris les appels d’offres
19. Accomplir toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

III. Profil :

Qualifications requises :

• Diplôme ou formation en secrétariat, administration ou autre domaine pertinent ;
• Expériences probantes de deux ans au moins dans un poste similaire ;
• Le fait d’avoir exercé le même rôle au sein d'une organisation internationale ou multinationale serait un avantage ;
• Une expérience dans une organisation internationale et dans un pays en développement est un avantage.

Compétences et capacités requises :

• Connaissance des principes de customer care ;
• Capacités de communication (par téléphone, e-mail ou en personne) ;
• Aptitude aux relations avec le public, gentillesse et disponibilité ;
• Capacité de gérer plusieurs activités différentes en même temps (multitasking) ;
• Bonne connaissance des procédures de réception, stockage et inventaire ;
• Esprit d’analyse et de synthèse avéré :
• Capacité à travailler dans une équipe multisectorielle ;
• Capacité de rédaction et de présentation de rapport d’activités, des procédures logiques et cohérentes (directives et manuels) ;
• Capacité organisationnelle et de planification ;
• Maitrise de l’outil information exigé ;
• Aptitude à établir des priorités et d'effectuer des tâches avec un minimum de supervision dans le respect des délais fixés ;
• Attention à l'égard des détails ;
• Résolution des problèmes ;
• Esprit d’équipe, dynamique, rigoureux ;
• Excellente communication orale et écrite en français, l’anglais serait un avantage ;
• Capacité de travailler au sein d'une équipe multiculturelle ;
• Adhérer aux valeurs du WWF : Courage, Intégrité, Respect et Collaboration.
• Adhérer aux comportements du WWF : Viser l’impact, Ecouter attentivement, Collaborer ouvertement et Innover sans crainte.

IV. Dépôt de candidatures :

Les candidats intéressés et qui remplissent les conditions reprises plus haut sont priées de faire parvenir une lettre de motivation accompagnée d’un CV (Format Word) à jour avec trois personnes de références à l’attention du Responsable des ressources humaines à l’adresse ci-après : recruit-wwfdrc@wwfdrc.org avec mention Réceptionniste ainsi que la copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM.

Ne seront contactés que ceux qui seront sélectionnés.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Date limite de dépôt des candidatures : 04 août 2023