Fondé en 1933, l'International Rescue Committee est une organisation internationale de premier plan travaillant dans les domaines de l'aide, de la réhabilitation, de la protection, du développement post-conflit, des services de réinstallation et du plaidoyer pour les personnes déracinées ou affectées par les conflits violents et l'oppression.

Avec un bureau de représentation à Kinshasa et des bureaux de terrain dans les provinces du Nord-Kivu, du Sud-Kivu et du Tanganyika, l'IRC répond aux besoins humanitaires et de développement en RDC depuis 1996. Aujourd'hui, l'IRC en RDC concentre ses efforts sur la fourniture une assistance cruciale et vitale aux populations touchées par le conflit dans les provinces orientales du pays, notamment le Nord et le Sud Kivu, le Tanganyika et le Haut Katanga. Grâce à des programmes soigneusement conçus, l'IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale. Guidé par les principes fondamentaux de renforcement des capacités, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l'homme, l'IRC se concentre aujourd'hui sur les domaines de besoin suivants : la santé (y compris la santé reproductive et la nutrition), la gouvernance et la gestion des conflits,

Le portefeuille actuel de l'IRC RDC est composé de plus de 20 subventions et contrats de divers donateurs privés, bilatéraux et multilatéraux. L'Unité des subventions est composée de trois gestionnaires de subventions, d'un responsable des subventions et d'un coordonnateur des subventions et est chargée d'assurer le développement commercial, la gestion des subventions et des contrats, la gestion des sous-attributions et des partenariats et la communication avec les donateurs. Le coordinateur des subventions est chargé de diriger l'unité et plus particulièrement de coordonner les efforts pour l'élaboration de nouvelles propositions de projets conformément au plan d'action stratégique (PAS) du programme de pays. Cela comprend l'évaluation des opportunités de financement (proactif et réactif), l'analyse de la capacité organisationnelle à entreprendre des projets et la direction du processus global d'élaboration de la proposition. Le coordonnateur des subventions soutient, conseille et soutient les gestionnaires de subventions dans leurs fonctions de gestion des subventions et des contrats tout au long du cycle de vie du projet, y compris le démarrage, le suivi et la gestion du projet (suivi des dépenses et de l'avancement du programme par rapport aux documents du projet, réunions d'examen du projet, rapports des donateurs, traitement des modifications des subventions), et clôture, pour s'assurer que les projets sont mis en œuvre conformément aux règles et règlements de l'IRC et des donateurs, ainsi qu'aux normes internes. Pour la gestion des sous-subventions et des partenariats, le coordonnateur des subventions coordonne les processus d'identification, de sélection et de vérification des partenaires de sous-attribution, l'élaboration de l'accord de sous-attribution des partenaires, la gestion des sous-attributions, le suivi, la responsabilisation et la clôture. Il/elle contribuera également de manière significative aux processus de planification stratégique du programme pays.

Le coordinateur des subventions supervisera directement et/ou techniquement trois gestionnaires de subventions et un responsable de programme. Le coordinateur des subventions travaillera en étroite collaboration avec les coordinateurs techniques du programme, le personnel de suivi et d'évaluation et les coordinateurs de terrain ainsi qu'avec les unités de soutien dans le pays et les collègues régionaux du siège concernés (y compris les conseillers techniques, l'équipe régionale de soutien au programme et le conseiller principal en développement de propositions) dans le exécution de leurs fonctions Ce poste sera basé à Goma, Nord Kivu avec des déplacements dans l'est de la RDC. Des déplacements limités à Kinshasa seront nécessaires.

Fonctions essentielles du poste

Responsabilités

1- Élaboration de la proposition

• S'assurer que le système IRC DRC pour gérer l'élaboration des propositions avec les départements de gestion, des programmes, des finances et des opérations est compris et respecté, et aboutit à des soumissions opportunes et de qualité ;
• Soutenir le directeur adjoint des programmes (DDP) et le directeur pays (CD) dans l'identification de nouvelles opportunités de financement, le maintien de bonnes relations avec les donateurs et partenaires actuels et la mise à jour de la stratégie de développement des affaires du pays ; veiller à ce que le suivi, la recherche et l'analyse des stratégies des donateurs soient effectués et partagés avec le personnel du programme de pays concerné.
• Diriger l'élaboration de propositions à soumettre aux donateurs en coordination avec les chefs de file du secteur et les équipes des finances et des opérations ; contribuer à l'élaboration/la gestion du budget en coordination avec les Finances par le biais d'un examen budgétaire pour s'assurer que le budget est aligné sur l'intervention proposée et que les coûts corrects sont inclus.
• Aider la DDP à aligner les nouvelles propositions sur le plan d'action stratégique (PAS) du pays

2- Gestion des subventions et conformité

• Avoir une compréhension large et approfondie des politiques de l'IRC et des conditions générales du portefeuille de subventions, et s'assurer que les règlements et procédures de l'IRC sont élaborés et maintenus par les membres de l'équipe de l'unité des subventions ;
• Fournir des commentaires et des mises à jour au SMT sur toutes les questions de développement commercial et de gestion des subventions
• Examiner les rapports des donateurs produits par les gestionnaires de subventions pour en vérifier l'exactitude, la qualité et la conformité aux exigences des donateurs. Cela peut impliquer une révision substantielle, une traduction et une contribution à la rédaction (en français et en anglais); veiller à ce que les rapports aux donateurs soient soumis à temps ; que les rapports sont cohérents et précis
• Backstop Grants Managers au besoin afin d'assurer la soumission en temps opportun des rapports ;
• Travailler avec l'équipe des subventions pour s'assurer que les indicateurs de projet, les dépenses et autres informations cruciales sur les subventions sont suivis et que des réunions d'examen des subventions sont organisées régulièrement. Des réunions d'ouverture et de clôture du projet sont également organisées selon le calendrier approprié.
• Présider les réunions du cycle de projet (PCM) et soutenir le programme de pays dans le maintien de normes adéquates et de systèmes pertinents pour une meilleure coordination entre les différentes unités et une meilleure prestation de services.
• Superviser et soutenir l'utilisation d'outils de gestion des subventions tels que FM01, Budget vs Actuals (BvAs), la planification des achats et les plans d'activités pour assurer un suivi précis de la mise en œuvre et des alertes en temps opportun des défis / obstacles potentiels.
• Travailler avec l'équipe des subventions pour gérer les réalignements, les modifications et les extensions, au besoin, et entretenir les relations avec les donateurs. Assurer la fin du projet dans les délais et les dépenses appropriées conformément aux exigences contractuelles.
• Servir de premier point de contact pour les questions liées aux subventions et à la conformité qui se posent dans le pays ; Offrir des conseils aux membres de l'équipe de subvention et aux autres membres du personnel de l'IRC RDC (direction, finances, approvisionnement, etc.) sur la résolution des problèmes de conformité. Signaler les problèmes de conformité/mise en œuvre non résolus à la haute direction et au siège pour obtenir des conseils et un soutien supplémentaires ; agir en tant que point focal dans toutes les communications avec l'équipe d'appui au programme régional de l'IRC (RPST)
• Travailler avec l'équipe des subventions pour s'assurer que le système de gestion et de classement des informations sur les subventions de l'IRC RDC est respecté et que tous les documents contractuels, rapports, correspondances clés, etc. des donateurs sont correctement classés dans des bibliothèques logicielles à jour et cohérentes.

3- Gestion des sous-attributions et partenariats

• Assurer la qualité de la gestion des sous-attributions conformément au système de gestion des partenaires des sous-attributions (SPMS) de l'IRC, y compris le démarrage des sous-attributions, le suivi de la mise en œuvre des sous-attributions, la gestion et la responsabilité, et la clôture appropriée des sous-attributions.
• Participer au cadrage des partenaires pendant les étapes de pré-attribution et à la gestion des partenaires pendant l'élaboration de la proposition (coordination des accords d'équipe, communication sur les intrants techniques et budgétaires demandés, etc.).
• Examiner les rapports de vérification des partenaires de sous-attribution, les évaluations préalables à l'attribution, les accords de sous-attribution et les modifications préparés par l'équipe des subventions ;
• Travailler avec l'équipe des subventions pour suivre les livrables des partenaires de sous-attribution et s'assurer que les rapports contractuels des partenaires sont examinés et que des commentaires sont fournis.
• Travailler avec l'équipe des subventions pour organiser des réunions d'ouverture, d'examen et de clôture des sous-attributions avec les partenaires, ainsi que des visites de suivi du programme et de la conformité / des finances pour s'assurer que la mise en œuvre du programme des partenaires est sur la bonne voie et conforme aux règles et réglementations de l'IRC et des donateurs.
• Tenir des registres appropriés de tous les documents d'attribution et de sous-attribution.

4- Relations avec les donateurs et communication

• Assurer la liaison avec les donateurs au besoin et/ou en l'absence de points focaux IRC réguliers et assurer la représentation des donateurs à la demande de la DDP
• Améliorer le profil du bureau de pays auprès des donateurs / partenaires en tenant des fiches d'information à l'échelle du pays et spécifiques au secteur en anglais et en français

Élaborer une stratégie de communication du programme de pays

• Travailler avec les responsables du secteur du programme pour développer et produire des documents d'information et de communication sur l'IRC tels que des brochures, des fiches d'information, des notes de plaidoyer, des documents de position, des bulletins d'information, etc.
• Aider à former le personnel du programme sur les stratégies de communication et faciliter le développement d'histoires de réussite, de leçons apprises, d'expériences personnelles (blogs) du personnel de programme sur le terrain
• Fournir des documents d'information et des rapports de situation, ainsi que soutenir les services de communication du siège dans l'élaboration de supports de communication externes

5- Gestion et renforcement des capacités

• Superviser les gestionnaires de subventions et fournir une formation en cours d'emploi, en particulier en termes d'élaboration de propositions. Discuter des attentes professionnelles, fixer des objectifs et fournir une rétroaction appropriée et opportune concernant les performances
• Offrir une formation et un mentorat au personnel du programme de pays sur la conformité des donateurs, les rapports sur le programme, l'élaboration de propositions, la gestion et la communication des sous-attributions et des partenariats

Conditions :

• Une maîtrise en développement international, études sociales ou l'équivalent est requise;
• La maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit, est essentielle;
• Compétences supérieures en rédaction et en édition. Au moins trois ans d'expérience dans la préparation de rapports et de propositions de donateurs pour les donateurs américains et européens avec une expérience de la soumission de propositions dans le cadre d'un consortium (en tant qu'agence chef de file ou sous-traitant)
• Une connaissance des réglementations des donateurs (en particulier DFID, Sida, UE, OFDA, agences des Nations Unies, Banque mondiale et USAID) et une expérience dans l'élaboration de propositions importantes pour ces donateurs et/ou la supervision des rapports/conformité sur les subventions/contrats financés par ces donateurs sont requises ;
• Expérience démontrée en liaison avec les donateurs ;
• Compétences démontrées en supervision ;
• Bon communicateur avec de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d'analyse; attention au détail;
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques;
• Une expertise technique dans l'un des domaines suivants serait avantageuse : santé, protection/VBG, éducation, WASH, gouvernance ou intervention d'urgence.
• Expérience professionnelle antérieure, de préférence en Afrique dans un contexte de post-conflit et/ou de conflit ;
• Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression ;
• Solide culture numérique : doit être compétent dans l'utilisation des programmes Windows MS Office (Word, Excel), des programmes de messagerie, etc. ;
• Expérience professionnelle antérieure, de préférence en Afrique dans un contexte de post-conflit et/ou de conflit.

Situation de sécurité spécifique/logement : L'emplacement de base désigné pour ce poste est Goma dans la province du Nord-Kivu. Le crime et le vol sont courants, la liberté de mouvement est donc limitée. Le conflit civil se poursuit dans certaines parties de l'est de la RDC et la zone est considérée comme instable. Le strict respect des consignes de sécurité est demandé à tout le personnel de l'IRC. Le coordinateur des subventions sera logé dans un logement partagé avec d'autres membres du personnel expatrié de l'IRC. Ce poste est non accompagné.

Normes de conduite professionnelle :

Tous les employés de l'IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l'IRC Way - Code de conduite et assurer leur respect dans leurs équipes. Ils devraient donc promouvoir et garantir l'intégrité, l'égalité, le service et la responsabilité dans leur travail quotidien. Conformément à ces valeurs, tous les travailleurs de l'IRC doivent s'aligner sur les politiques de l'IRC sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, les lieux de travail sans harcèlement, la fraude, la traite des êtres humains et la transparence. Ils doivent s'assurer que leur personnel et leurs collègues respectent également ces politiques. Le chef de projet sera donc responsable de la promotion et de l'application de ces normes de professionnalisme au travail.

Diversité, inclusion et égalité des genres :

L'IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite, indépendamment de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, de l'état matrimonial, du statut de vétéran ou du handicap. L'IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre effectif, y compris des congés parentaux, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Candidats nationaux résidant à l'étranger :

L'IRC s'efforce d'attirer, de responsabiliser et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler pour ce poste. Si vous êtes ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et résidez actuellement en dehors de votre pays d'origine et avez plus de deux ans d'expérience professionnelle internationale, l'IRC a mis en place un package d'accompagnement pour la prise de service dans le pays et rémunération attractive.

CV à soumettre en anglais ou en français

Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, exécuter des fonctions essentielles et bénéficier d'autres avantages et privilèges liés à l'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.