TDR – Assistant procurement

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Assistant(e) Procurement

Sous la responsabilité de : Manager logistique et approvisionnement

Années d’expérience requises : Au moins 3 années dans des postes similaires

Lieu : Kinshasa

Responsabilité budgétaire ? Non

Des rapports directs ? Oui

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles.

En 2024, 38,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI, ce qui a eu pour impact :

• 17,1 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 8,8 millions d'avortements dangereux évités ;
• 38 700 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d'assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.

MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu, au Kongo central, Kwango, Haut -Katanga et Tanganyika

La Fonction

MSI RDC cherche un(e) Assistant(e) Procurement qualifié et expérimenté pour fournir un soutien administratif et technique au sein du département des achats de MSI RDC.

Il/Elle est responsable de tâches telles que la passation de commandes, la gestion des relations avec les fournisseurs et la tenue des dossiers d'achat, assurant ainsi l'approvisionnement efficace en biens et services nécessaires.

Il/Elle travaillera sous la supervision Manager logistique et approvisionnement et en collaboration étroite avec les différents canaux et des autres départements.

Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Des déplacements fréquents partout en RDC ou MSI exécute ses activités sont à prévoir.

Présentation du rôle et responsabilités principales 

• Gérer les tâches administratives liées aux achats, comme la création et la mise à jour des dossiers de commande et de fournisseur et effectuer des activités administratives d'achat en temps opportun et de manière efficiente afin d'aider les départements à acquérir les biens et services dont ils auront besoin pour mener l’atteinte des objectifs de MSI RDC.
• Assurer la Gestion des relations fournisseurs en agissant comme un point de contact entre l'organisation et les fournisseurs, gérant les communications et négociant des contrats.
• Gérer les processus d’achat, traiter les demandes d'achat, regrouper les données, établir et distribuer les documents y afférents, afin de contribuer à la réussite du processus d’approvisionnement et des activités opérationnelles. Il s’agit notamment de l’élaboration des appels d'offres, des RFQ, les évaluations des offres et négociation/attribution des contrats, etc. tout en veillant au respect des procédures standard.
• Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, en s'assurant que toutes les pièces justificatives ont été communiquées et que les fonds sont disponibles, afin de permettre l'acquisition des biens et des services.
• Mettre à disposition des informations pour l’élaboration de la cartographie des processus d’achats et l’élaboration des Procédures Standards des Opérations (SOPs) en matière d’achats, en consultation avec le Manager logistique et approvisionnement.
• Coordonner et superviser la livraison des produits achetés, en vérifiant leur réception et leur inspection et en mettant en œuvre des mesures de suivi pour s'assurer que les produits parviennent jusqu'au au département demandeur.
• Actualiser, gérer et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.
• Assurer la liaison avec les collègues pour faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
• Apporter un soutien technique et/ou affecter des travaux à d'autres membres du personnel d'appui, afin de les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.
• Contribuer à une conformité totale des activités d’achats avec les règles, les règlements, les politiques établis en RDC et les stratégies de MSI RDC.  
• Assurer la Mise en œuvre du système de contrôle interne pour s’assurer que les commandes sont préparées et bien expédiées et des actions correctives dans un délai court sur les bons de commande qui ont des problèmes d’erreurs de budget ou autres problèmes.

Qualifications requises

Education/Qualification

• Diplôme universitaire en administration Publique ou des affaires. Une Spécialité en Procurement serait un atout.

Expérience

• Expériences au moins 3 ans dans la gestion d’approvisionnement d’un projet humanitaire.
• Maîtriser l’utilisation des outils informatiques MS Office (Word, Excel, Access, Outlook et Powerpoint)
• Connaissances linguistiques : Français [ESSENTIEL] - Anglais [un atout]

Qualité personnelle

• Motivation pour suivre la Vision - les Directives MSI-RDC
• Respect des valeurs de MSI-RDC 
• Comportement professionnel
• Recherche de l’excellence
• Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive,
• Autonome et capable de travailler avec des supervisions limitées,
• Pro Choix

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l'unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l'expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l'excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.
• Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
• Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l'équipe peut s'épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.

Postuler

• Date de clôture : 15 octobre 2024 (minuit GMT)
• Salaire brute annuel : 18 589,56 à 20 929,56 USD
• Type de contrat : (contrat local)
• Durée : 12 mois avec possibilité de renouvellement

Avantages sociaux :

• Couverture santé
• Bonus annuel
• Serevance correspondant à 5% du salaire de base mensuel
• Gratification de fin de l’année en nature
• Prime fourniture scolaire
• Possibilité d’octroi d’un CDI

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV détaillé (maximum 4 pages).
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones

Comment postuler ?

Deux étapes sont indispensables :

Etape 1 : Remplissez ce formulaire : Formulaire de recrutement au poste d'Assistant(e) Procurement

Etape 2 : Envoyez votre dossier à l’adresse e-mail suivante : « drcrecruitment@mariestopes.org » avec mention en objet : « Candidature Assistant Procurement_2025 ».

Nous encourageons les candidatures féminines et nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif où chacun peut s'épanouir et exprimer son plein potentiel.

Nous sommes conscients des défis auxquels les femmes peuvent être confrontées dans le monde du travail et nous mettons en place des actions concrètes pour les surmonter.

Si vous êtes une femme talentueuse et ambitieuse, nous vous encourageons à postuler à l'un de nos postes. Nous sommes impatients de vous rencontrer et de vous découvrir.

MSI RDC garantit l'égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n'acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le +243 400022 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail: speakingup@safecall.co.uk