Admin Assistant and Receptionist, DRC

Niveau/Level : 2

Equipe/Team : Country Programs, DRC

Lieu/Base Location : Kinshasa, DRC

Type de contrat/Contract : Local National

Durée : Une année (renouvelable)

Date de début : 8 janvier 2024

La Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) est une organisation de santé mondiale qui s'engage à sauver des vies et à réduire le fardeau de la maladie dans les pays à revenus faibles et moyens, tout en renforçant les capacités des gouvernements et du secteur privé de ces pays à créer et à maintenir des systèmes de santé de haute qualité qui peuvent réussir sans notre aide. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site : https://www.clintonhealthaccess.org

Sous la supervision du Senior Manager des finances, La Clinton Health Access Initiative RDC cherche à recruter un/une Assistant(e) Administratif(ve) et réceptionniste très motivé(e) pour assurer la mission de la gestion des opérations administratives et la réception du Bureau Pays.

Responsabilités

Accueillir les visiteurs et les orienter vers la personne et le bureau appropriés,

S’assurer que la zone de réception est propre, bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple : stylos, formulaires, présentoirs et brochures)

Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone/courriel

Recevoir, trier et distribuer les courriers en maintenant un classement efficace

Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs)

Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks

Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions

Organiser le voyage et l'hébergement, et préparer les bons de commandes

Organiser les réunions qui se tiennent en assurant la logistique (buffets, boissons,etc.)

S’assurer de l’approvisionnement régulier du bureau en eau, café, thé, …

Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts y relatifs

Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie.

Diriger les visiteurs en tenant à jour les répertoires des employés et des départements, avec une orientation des instructions reçues de la hiérarchie auprès du service de sécurité.

Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.

Contribuer à l'effort d'équipes en réalisant des résultants connexes au besoin

Superviser l’équipe de nettoyeurs et jardinier, et appuyer la logistique dans le cadre de la gestion d’approvisionnement en carburant pour les véhicules du bureau.

Faire le suivi des entretiens du générateur et des véhicules

S’assurer que les factures d’électricité, d’eau et téléphones sont payés à temps

Servir de point de contact avec les fournisseurs pour la réception de toutes les factures physiques et toutes correspondances.

Tenir le cahier de transmission des documents et le registre de prêt de matériel.

Qualifications requises

Être titulaire au minimum d’un diplôme de graduat en sciences sociales et humaines.

Avoir au moins deux ans d'expériences professionnelles à un poste similaire et dans un environnement exigeant et axé sur les résultats.

Esprit d'entreprise et capacité à travailler rapidement et efficacement avec un minimum de supervision.

Sensibilité aux contextes culturels.

Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail.

Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à fixer des priorités et à respecter les délais, ainsi qu'à absorber et à synthétiser un large éventail d'informations.

Expérience avérée du travail dans des environnements multipartites difficiles, avec la volonté de s'adapter à un environnement imprévisible.

Excellente attitude à l'égard du travail et personnalité motivée.

Maîtrise du français (oral et écrit), bonne compréhension de l'anglais et des langues nationales de la RDC.

Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Outlook, Excel et Word.

Tous les candidats intéressés sont priés d’appliquer au plus tard le 30 décembre 2023 en envoyant leurs CV et lettre de motivation avec comme Objet de l’email le titre du poste à l’adresse ci-après : chaidrcrecruitment@clintonhealthaccess.org

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.