Résumé des tâches :
TÂCHES GÉNÉRALES
- Recevoir et gérer les visiteurs et appels téléphoniques avec tact et discrétion et agir selon la nature et l’urgence de chaque tâche, et procéder aux orientations appropriées ;
- Mettre à disposition les informations de base relatives aux rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
CORRESPONDANCE
- Rédiger les correspondances générales et administratives sur initiative personnelle ou suivant les instructions reçues ; finaliser les correspondances et rapports pour signature et autorisation ;
- Procéder à l’analyse des courriers arrivée et des requêtes en fonction des documents de base, des instructions, des politiques, des données précédentes, des informations recherchées en anticipation aux besoins du responsable de l’unité, ou bien les réaffecter de manière adéquate ;
GESTIONS DES RÉUNIONS
- Assurer la préparation des réunions, séminaires, ateliers, incluant l’envoi des lettres d’invitation, le calcul des coûts et les demandes d’autorisation de voyages ; assister à la préparation des documents, au dispatching du matériel et se concerter avec les participants et autres acteurs impliqués ;
- Planifier les réunions périodiques de l’équipe et des réunions ad hoc, suivant le programme établi et selon le besoin ; prendre des notes et préparer les comptes rendus y afférents ;
- Obtenir la documentation pour briefing et supports lors les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels devront prendre part les staffs professionnels de l’équipe, vérifier leurs disponibilités et s’assurer qu’ils ont reçu les documents adéquats de briefing et de support.
VOYAGES
En utilisant le système GSM, préparer les requêtes de voyage pour les voyages officiels suivant la demande.
AUTRES TÂCHES
Accomplir toute autre tâche sur demande ou instruction, incluant l’apport d’appui à d’autres domaines de travail.
PROFIL DE RECRUTEMENT
Compétences :
Compétences d’ordre général
Décrire les principales compétences en gestion ou en direction requises (voir le modèle de l’OMS pour les compétences) et les classer par ordre de priorité, en commençant par les plus importantes.
*1. Se connaître et se gérer
*2. Communiquer de manière crédible et efficace
*3. Favoriser l’intégration et le travail en équipe
COMPÉTENCES ET APTITUDES FONCTIONNELLES
* Décrire les connaissances et les compétences essentielles spécifiques au poste
Le/la titulaire du poste justifie d’une connaissance suffisante de l’utilisation des techniques bureautiques modernes et l’actualise grâce à des cours internes, à la formation sur le tas ou à l’autoformation. Le/la titulaire du poste doit rester au fait de l’évolution des procédures, des pratiques, des règles, des règlements et de la structure organisationnelle au sein du département, du Groupe organique et de l’OMS pour pouvoir renseigner les autres et expliquer les procédures.
FORMATION
• Essentiel :- Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent dans le domaine technique ou commercial.
• Souhaitable :- Formation aux tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif équivalent.
Expérience
• Essentiel :- 2 années d’expérience pertinente.
• Souhaitable :- Expérience acquise dans des postes d’appui administratif au sein d’une agence des Nations Unies ou ONG Spécialisées.
