Mi-2019, MSF OCB s’est lancée dans une réforme visant à donner plus d'autonomie aux projets : la « Field Recentralisation ». Les missions en Afrique Centrale (AC), RDC, RCA, Burundi et Cameroun, ont été sélectionnées, après une première phase en Afrique Australe, pour y développer une approche de soutien aux opérations innovante et transformationnelle qui sera mise en œuvre à partir de septembre 2021 dans la région.

Pour le support régional nous sommes à la recherche d’un/e Responsable FIN. Il ou elle sera, ensemble avec le Responsables Régionaux Opérationnel, Médical et RH (et éventuellement d’autres positions à définir), un membre de l'équipe de soutien régional (ESR). Ils animeront le réseau dans la région en assurant l'autonomie optimale des projets et le soutien stratégique aux projets selon les principes de subsidiarité[1]**. Le responsable FIN régional sera directement en relation et coaché par l’Operational Finance Coordinator basé à Bruxelles. Ce mandat nécessitera beaucoup de mobilité dans la région et sera basé à Kinshasa avec les homologues Ops, Med et RH.

La cellule 1, actuellement en charge des opérations dans la région, et ses responsabilités se transformeront progressivement en parallèle à la mise en place de l’équipe régionale. La vitesse de la transformation, dans les différentes équipes, dépendra de la réalité opérationnelle et contextuelle de chaque projet et de chaque pays.

CONTEXTE

Le programme de la ‘Field Recentralisation’ impacte donc le rôle des équipes au niveau des projets, des pays et de la région. A chaque niveau, les rôles et responsabilités sont clairement définis et différents de ceux actuellement joués par les projets, la cellule et les coordinations. La vitesse à laquelle la Field Recentralisation sera mis en place dépendra du cycle du projet et de sa stabilité, l’environnement sécuritaire, maturité de gestion de l’équipe projet, etc.

• Une « Equipe de Soutien Régional » (ESR) sera mise en place à Kinshasa et sera l’interlocuteur des projets et de certaines équipes de soutiens pays (appelé la « coordination » aujourd’hui) pour les questions stratégiques. Cette équipe sera constitué, dans un premier temps, de profils séniors Ops, Med et RH et ce poste FIN.
• « Équipe de Soutien Pays » (ESP) fournira d’abord un soutien spécifique/technique aux projets du pays concerné dans les différents domaines d’expertise nécessaires au bon fonctionnement des projets. Les membres de cette équipe garderont également le rôle de représentation au niveau du pays. En fonction de l’instabilité de certains projets, qui seront identifiés comme tels, l’ESP continuera à jouer un rôle stratégique pour ces projets spécifiques. En collaboration avec les équipes projets, l’équipe régionale et le pool d’urgence de Bruxelles, l’ESP assure la surveillance et la réponse aux urgences. Une expansion des activités en dehors du cadre prédéfini, devra être décidée avec l’équipe ESR.
• « Équipes projets : basé sur les spécificités et le cycle de vie de chaque projet, un renforcement des équipes (p.ex. un investissement dans le développement du staff, échange entre projets…) accompagnera la transition vers une équipe projet plus autonome à partir de Q3 2021. Selon la stabilité du projet, les lignes de communication et collaboration seront adaptées entre le projet, l’équipe pays et l’équipe régionale, donnant un accès plus direct à l’équipe régionale pour les projets jugés stables. La vitesse de transition sera adaptée à chaque projet.

L’équipe de soutien régional jouera un rôle actif dans ce set up initiale, la redéfinition de certains rôles et l’implémentation des changements, qui seront en évolution pendant au moins la première année après implémentation.

Pour obtenir une plus grande autonomie pour les projets, un renforcement de la responsabilité et des compétences au niveau des projets est essentiel, ce renforcement sera accompagné d’une adaptation des rôles et responsabilités de la nouvelle ESP. Une complémentarité dans les rôles entre les équipes de projet et l’ESP sera recherchée et adaptée selon la stabilité des projets, diminuant entre autres le nombre de validations non-essentielles.

En même temps, l’autonomie inclut le devoir pour le projet de consulter les équipes au niveau du pays et de la région et les référents techniques concernés. Chaque équipe opérationnelle doit avoir accès dans sa réflexion à l’expertise et la connaissance interne de MSF (p.ex. des référents au niveau global/siège) dans une approche favorisant la transversalité entre départements/spécialités.

Finalement, la Field Recentralisation promeut une approche managériale de dialogue en incluant le personnel du projet dans les décisions stratégiques, tout en gardant une ligne décisionnelle claire.

Le Responsable FIN Régional reste le garant et responsable final du respect des principes, politiques et pratiques FIN appliquées à la Région. Il/elle a un rôle de guidance et challenger les équipes terrain. Cette ligne décisionnelle se forme via les « rescue rôles ». En cas de déviation (décisions hors du cadre régional) des principes, politiques et pratiques FIN MSF, l’arbitrage sera fait au niveau Operational Finance Coordinator.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

En rapportant à la fois à l'Equipe de Soutien Régional (ESR) et au Coordinateur des Finances Opération, le/la Responsable FINrégional soutient et conseille les responsables financiers des projets et les FinCos des Équipe de Soutien Pays (ESP), favorise leur autonomie et les responsabilise à une gestion financière efficace.

Il/Elle assure que les tâches de budgétisation et de prévision, de gestion de trésorerie, de contrôle interne, de gestion des risques financiers et d'analyse financière sont réalisées et exécutées conformément aux politiques et processus définis par l’organisation.

RESPONSIBILITÉS**Budget & Forecast**

En collaboration avec l’ESR, le/la Responsable FIN Régional

• Assure le suivi budgétaire du portefeuille des opérations de la Région Afrique Centrale, en soutenant le processus de prise de décision, en considérant les priorités opérationnelles, le cadre budgétaire alloué et en assurant une qualité d’information financière adéquate.
• Assure que les écarts significatifs des forecasts sont validés au niveau approprié (projet, national, régional ou DO).
• Fournit des informations financières fiables et appropriées aux besoins de l’équipe ESR, au coordinateur de Finances Opérations, au département Finance OCB et à la direction de l'organisation.
• S'assure que le budget/les prévisions sont gérés efficacement par les coordinateurs de projet et les responsables financiers des projets.
• Travaille en étroite collaboration avec responsables financiers des projets et/ou les FinCos pour s'assurer que les fonctions de contrôle de gestion, d'analyse des coûts et de budgétisation sont exécutées au niveau du projet et qu'elles sont cohérentes et contribuent à la stratégie opérationnelle.
• Fournit une expertise technique et une assistance directe aux projets et au ESP dans la planification et le suivi de leurs ressources financières.

Gestion de la Trésorerie

• Assure que les stratégies de gestion de la trésorerie et les méthodes de paiement dans les projets et missions du portefeuille régional sont appropriées et que les politiques et directives standard OCB sont respectées.

Stratégie Finance des projets

• Conseille et soutient les changements dans l’organisation du travail et des responsabilités des équipes financières des projets et missions en Afrique centrale, elle/il assure la maîtrise des risques associés.
• Coache et supervise les responsables financiers des Equipe de Support Pays (ESP) afin d’assurer la bonne mise en œuvre et le respect des politiques et directives de MSF, en veillant à ce qu'elles soient alignées sur la législation nationale (y compris le tableau de validation des dépenses, le tableau des avances).
• Accompagne les missions et projets dans la définition d’une stratégie financière adaptée au contexte.

Gestion des Risques liés aux Ressources

• Accompagne l'auditeur OCB dans les audits internes menés dans les missions et projets en Afrique centrale
• Supervise la mise en œuvre des recommandations d'audit par les coordonnateurs de projet et l’ESP (audits internes et externes).
• S'assure que l'Internal Monitoring Tool (IMT) est implémenté et géré correctement par les projets.
• Travaille en étroite collaboration avec le Regional Field Risk Resources Officer sur la maîtrise des risques ressources. Le RFO oriente, prioritise et contextualise le travail du Regional Field Risk Resources Officer (support du terrain pour l’implémentation de l’IMT et des recommandations d’audit, training et support aux activités liées à l’anti-corruption, conseil technique aux terrains sur les solutions de gestion de trésorerie et d’assurance, support pour le respect des procédures anti blanchiment et anti terrorisme, support aux évaluations des risques ressources, formation et induction sur les codes de gestion de ressources, gap filling des absences Finance Terrain quand nécessaire).

Comptabilité

• Assure une communication efficace et une étroite collaboration avec le Field Accounting Controller en charge des missions.
• Fournit les informations nécessaires au département Comptabilité et Funding Unit concernant les rapports donateurs.

Coaching & outils

• Organise et dispense les formations nécessaires au personnel impliqué dans la gestion financière dans les missions.
• Visites fréquentes des projets et des capitales pour apporter soutien et coaching au personnel financier et aux Coordinateurs de Projets.
• Participe aux briefings et débriefings des nouveaux managers avec des profils financiers.
• Est consulté lors du recrutement du personnel financier international pour les missions et projets.
• Participe au processus d'évaluation du personnel financier.
• Collabore au développement d'outils, de dossiers ad hoc et participe activement aux autres activités (formations, semaines, tests…)
• Participe activement aux réunions, ateliers et dossiers OCB Finance Ops.

Autres taches

• Gestion financière du bureau de l’Equipe de Support Régionale (ESR) en étroite collaboration avec l’équipe financière de Kinshasa.
• Est amené à assurer les remplacements des Finance Officier des cellules ou d’autres Equipes de Support Régionales lorsque cela est nécessaire.

PRÉREQUIS

Education

• Un diplôme universitaire en management, business administration ou finance (niveau bachelor) désirable

Expérience

• Un minimum de 5 ans d’expériences dans des postes similaires avec un niveau de responsabilités similaires, avec minimum 2 ans d’expérience au sein de MSF

• Minimum d’un an d’expérience sur le terrain dans le poste de FinCo

• Une expérience de travail dans la région est un atout

• Expérience pertinente et solide en coaching

• Connaissance de MS Office, Advanced Excel, Accounting software (Unifield est un atout)

Compétences

• Vision stratégique

• Leadership

• Gestion et développement du staff

• Orientation du service

• Travail d'équipe et coopération

• Attitude de coaching & miroir avec ses équipes

Langues

• Très bonne connaissance du français et de l’**anglais**.

• Swahili et Lingala sont des atouts

CONDITIONS

• Date de début prévue : ASAP / Q3 2021
• Contrat d'une durée de 1 ans, renouvelable ; basé à Kinshasa
• Départ possible en famille
• Mobilité jusqu’à 50% dans la région (proximité avec les projets)
• Salaire et avantages selon politique de rémunération terrain/IRP2 MSF-OCB**
• Adhérer aux principes MSF et à nos valeurs managériales (respect, transparence, intégrité, responsabilité, confiance et autonomisation) et la philosophie et principes de la Field Recentralisation.
• Adhérer aux engagements pour un comportement responsable **

[1] Principe de subsidiarité selon lequel une autorité centrale ne peut effectuer que les tâches qui ne peuvent pas être réalisées à l'échelon inférieur.

[2] Rescue role/rôle secours : principe bidirectionnel. Le rôle décisionnel peut être délégué (par choix 1/) ou repris (par défaut 2/). Un projet en détresse, en difficulté inattendue… peut appeler ‘au secours’ à la personne prédéfinie comme ‘rescue rôle’ pour reprendre le pouvoir décisionnel comme demandé (=1). Si un projet est perçu comme dysfonctionnel de l’extérieur (niveau région/expertise globale…), il y a la possibilité d’intervenir par le rescue rôle (exceptionnellement et avec des arguments solides) et reprendre le pouvoir décisionnel. Les 2 situations sont plutôt exceptionnelles et ne réfèrent pas au support quotidien ou régulier ni à la collaboration de coaching.