COOPI recherche un/e Administrateur(trice)/Logisticien(ne) de base en RDC

Présente en RDC depuis 1977, COOPI y a fortement développé ses interventions au cours des 20 dernières années en réponse aux multiples crises qui ont déstabilisé le pays. L’organisation compte désormais une dizaine de bases opérationnelles en province, une coordination nationale à Kinshasa, et un budget annuel supérieur à 10 millions $.

À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, la réponse de COOPI s’est progressivement étendue à d’autres zones, pour la mise en œuvre de programmes d’urgence en faveur des populations déplacées et victimes des conflits.

La nutrition, la sécurité alimentaire et la protection sont nos trois principaux secteurs d’activité en RDC. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI développe des projets pluriannuels qui posent les bases d’un développement harmonieux et durable. L’Union Européenne, ECHO, les Agences des Nations Unies et le Fonds Humanitaire de la RDC sont les principaux bailleurs de COOPI dans le pays.

Nous encourageons le personnel international présent dans le pays à postuler.

Responsabilités générales

L'Administrateur(trice)/Logisticien(ne) de base :

• s'assure de la correcte gestion logistique, financière et administrative des projets en Ituri sous sa responsabilité, dans le respect du contrat, des budgets des projets, des procédures COOPI et des bailleurs de fonds ;
• collabore étroitement avec l’Administratrice expatrié basée à Bunia.

Responsabilités spécifiques

Il/Elle est responsable de la partie logistique :

Achats de biens et services

• conduit les études de marché sur la base de sa bonne connaissance du contexte commercial et des fournisseurs locaux ;
• définit le circuit d'achat local en respect des procédures COOPI ;
• mise en œuvre vis-à-vis des fournisseurs, les principes de mise en concurrence, de négociation, et de contractualisation ;
• mise en place des techniques de gestion personnalisée des fournisseurs selon leurs spécificités.

Gestion des mouvements et maintenance du parc automobile

• coordonne l'utilisation des véhicules de la base et planifie les déplacements ;
• mise en place et suit des carnets de bord ;
• veille au renouvellement des assurances, à la réalisation des contrôles techniques ;
• mise en place d’une stratégie des réparations, au suivi des maintenances et entretiens périodiques.

Gestion des stocks

• réception, contrôle qualitatif et quantitatif ;
• choix du local, plan d’aménagement, rangement du stock ;
• gestion de l'inventaire périodique et de bilan ;
• contrôle des dates de péremption, application des mesures phytosanitaires ;
• mise en place sécurité contre vol et incendie, contrôle des accès ;
• contrôle du respect des procédures mises en place ;
• gestion des flux (commandes et sorties).

Logistique transport

• décide du mode de transport, planifie les expéditions ;
• négocie et élabore les contrats avec les transporteurs locaux ;
• s’assure de la sécurité du matériel et des accompagnateurs lors des transports ;
• effectue le contrôle qualitatif et quantitatif ;
• gère l’archive et tient à jour les dossiers fret.

Suivi des équipements spécifiques

• participe à l’harmonisation du parc ;
• sécurise le matériel et en assure son suivi ;
• forme les utilisateurs d’équipements aux techniques et procédures utilisées chez COOPI, et assure le suivi des registres ;
• assure la maintenance préventive, et les révisions ;
• assure ou sous-traite les réparations, gère les pannes ;
• prévoit le remplacement du matériel avant qu’il soit déclassé.

Informatique

• assure le suivi et la gestion du parc informatique ;
• veille à la maintenance au nettoyage, à la connectique, et à installation de périphériques.

Réhabilitations

• définit la nature des travaux ;
• établit les appels d’offres, les cahiers des charges ;
• remplit les formalités administratives ;
• organise la sécurité des chantiers et gère ces derniers ;
• veille au bon entretien des bâtiments réhabilités.

Sécurité

La responsabilité de la sécurité incombe au chef de mission mais le logisticien administrateur y participe au travers des tâches suivantes :

• recueil et mise à jour d’informations ;
• relations avec les différents acteurs susceptibles de fournir des informations sécuritaires ;
• transmission régulière d’analyse de la situation sécuritaire à la coordination ;
• élaboration grille des risques, plan de sécurité et plan d’évacuation au niveau provincial ;
• mise en place des moyens de sécurité actifs et passifs ;
• s’assurer du respect de la mise en application de l’ensemble des règles de sécurité qu’il porte à la connaissance du personnel expatrié et national ;
• gérer les évacuations éventuelles en veillant au respect des dispositions pratiques qui y sont liées.

Il/Elle est responsable aussi de la partie administrative :

Gestion caisse et banque

• s’assure de la correcte gestion des caisses et comptes bancaires du projet, en procédant à des contrôles de caisse et vérification du rapprochement bancaire ;
• en l’absence d’administrateurs ou comptables des projets, il/elle assure directement la gestion caisse et banque, puis il/elle est contrôlé par le Chef de projet.

Gestion comptable

• s'assure de la correcte gestion de la comptabilité du projet et s’assure du contrôle et de l’archivage des documents comptables ;
• exerce cette activité en contrôlant le travail des administrateurs ou comptables des projets et en l’absence de ces derniers, il/elle assume directement cette activité.

Gestion administrative et financière

• s’assure de la correcte gestion administrative des projets et s’assure que toutes les procédures et règlements de COOPI ainsi que ceux des bailleurs sont respectés ;
• veille au correct archivage des documents administratifs des projets et se charge de la transmission de ceux destinés à la coordination ;
• en lien avec les chefs de projets, il/elle est chargé de la rédaction, et de la diffusion de tous les documents administratifs et contractuels ;
• en lien avec les chefs de projet et le coordinateur administratif, il/elle prépare les rapports financiers intermédiaires et finaux des projets ; le même pour l’élaboration des budgets des nouveaux projets à présenter.

Gestion administrative des ressources humaines

• s’assure de la bonne gestion du dossier du personnel, de la gestion de la paie, taxes et impôts et en l’absence des administrateurs ou comptables des projets, il/elle assume lui-même ces tâches ;
• participe à l’analyse des besoins d’embauche et gère administrativement les processus de recrutements des projets ;
• gère toutes les procédures disciplinaire en lien avec le/les responsables concernés, et gère toutes les fin de contrat du staff ;
• supervise le travail du staff sous sa responsabilité, renforce leurs capacités au quotidien, et réalise leur évaluation en prenant en compte les contributions du Chef de Mission, des Chefs de projets, du Coordinateur logistique, et du Coordinateur Administratif.

Planification, monitorage des dépenses, et demande de fonds

• en collaboration avec les Chefs de projets, il matérialise la planification financière du projet ;
• contrôle les dépenses dans le respect des budgets prévus et communique les données financières aux chefs de projet aux fins du pilotage de leurs projets respectifs ;
• transmet à la coordination administrative, la demande mensuelle de fonds réalisée en équipe terrain avec les responsables de chaque département.

Autres tâches non spécifiées

• remplit toutes les tâches supplémentaires éventuelles et qui lui seront confiées par ses responsables directs dans son domaine de compétence.

Profil du Candidat

Essentiels

• Diplôme en Sciences Economiques, Logistique ou similaires ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion admin/financière et logistique de projets ;
• Expérience dans le rapportage financier et logistique ;
• Excellante connaissance du paquet Office ;
• Maîtrise du français, parlé et écrit ;
• Excellentes capacités rédactionnelles, de négociation et communication ;
• Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

Compétences transversales

• Excellente capacité organisationnelle ;
• Flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
• Capacité de travailler en équipe et sous pression ;
• Capacité de former les collaborateurs selon les besoins ;
• Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel.

Atout

• Une expérience en tant que responsable support (administration, logistique, ressources humaines).

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.