Date de prise de fonction souhaitée : ASAP

Durée de la mission : 1,5 mois (en attente de financement)

Localisation : Goma

QUE FAISONS NOUS ...

Solidarités International intervient en RDC depuis 2001 dans les domaines de la sécurité alimentaire et moyens d’existence, de l’eau hygiène et assainissement, de la construction/ réhabilitation d’abris et dans la distribution d’articles ménagers essentiels. Ces projets répondent aux besoins humanitaires des populations déplacées et hôtes sur le Tanganyika, l’Ituri, le Nord Kivu.

Nos programmes couvrent la réponse d’urgence, mais aussi des activités plus durables et illustrent la stratégie choisie par la mission, à savoir le maintien d’une capacité forte de réponse d’urgence tout en développant des solutions durables aux problématiques qui affectent la population du pays.

La mission est composée d’une coordination basée à Goma, d‘un bureau de représentation à Kinshasa, de 2 bases (Grand Nord Kivu avec une Base à Béni et en Ituri avec une Base à Bunia) et plusieurs sous-bases opérationnelles sur le territoire. La réouverture d’une base à Kalémie est prévue pour 2021.

Ce poste est spécifiquement créé pour répondre à l’urgence liée à l’éruption du volcan Nyiragongo le 22/05/21 ayant causé des mouvements de population massifs, la destruction totale ou partielle de milliers d’abris et d’infrastructures eau, hygiène et assainissement.

DESCRIPTIF DU POSTE

• L’administrateur/trice supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les différents responsables budgétaires, et dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.
• Il/elle est également le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International sur sa base.
• Il/elle appuie les membres de son équipe administrative.

Gestion administrative du personnel :

• Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif.
• Superviser la gestion administrative et contractuelle du personnel embauché sur sa base.
• S’assurer que les recrutements de la base soient effectués dans le respect des procédures Solidarités International.
• Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International.
• Superviser la rédaction et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
• S’assurer de la mise en place des Evaluations d’Appréciation des Performances (EAP) selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
• Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
• Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
• Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
• Assurer la bonne mise en place de la politique sociale de Solidarités International sur sa base (couverture médicale, congés etc.)
• Organiser les réunions et la communication avec le personnel
• Tenir à jour l’organigramme de la base

Gestion d’équipe

• Définir les besoins en personnel administratif sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués
• Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative sur sa base d’affectation
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
• Animer les réunions de l’équipe administrative

Trésorerie / comptabilité :

• Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
• Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
• Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec le logisticien et les responsables programmes
• Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
• Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
• Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
• Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
• Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
• Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination

Suivi budgétaire / financements :

• Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
• Tenir des réunions de suivi budgétaire chaque mois avec le CT et les différents responsables budgétaires
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaires
• Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
• Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
• Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
• Compiler les budgets niveau base pour les nouveaux projets

Gestion administrative de la mission

• Participer au choix des locaux Solidarités International
• Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance
• Assurer le suivi administratif niveau médical (structure de soins) et financier (institutions financières)

Reporting / communication :

• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
• Superviser l’envoi des archives administratives en coordination
• Assurer le Reporting administratif et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif Solidarités

VOTRE PROFIL

• 2 ans d’expérience en finance, Administration et comptabilité.
• Expérience obligatoire comme admin base, poste similaire ou plus élevé
• Expérience SI fortement recommandée.
• Expérience en contexte de catastrophe naturelle appréciée.
• Connaissance du contexte RDC
• Expérience humanitaire,
• Gestion d’équipe multiculturelle,
• Connaissance des procédures des bailleurs,
• Connaissances en gestion administrative, comptable, budgétaire, ressources humaines.
• Très bonne capacité d’organisation,
• Flexibilité et adaptabilité en fonction des besoins en support en lien avec les interventions d’urgences,
• Maitrise obligatoire du Français de l’Anglais, Swahili est un plus.
• Excellent relationnel et diplomatie.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

Poste salarié :
Selon l’expérience, à partir de 1800 euros bruts par mois, (+ 10% de prime de congés payés versés mensuellement, soit 1980 euros brut par mois),

• Per Diem mensuel de 500 dollars.

SI prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.

Couverture sociale :

L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

COVID 19 : SI recommande la vaccination contre la Covid-19, via les vaccins approuvés par l'OMS. Lorsque cela est possible, la vaccination devra se faire avant départ afin d'alléger les contraintes logistiques une fois en mission.