Rôle et responsabilités

Le gestionnaire de soutien de projet est essentiel à la gestion efficace et efficiente des opérations dans la zone à laquelle elles sont affectées. Ce rôle varié et stimulant implique la coordination et la gestion des principales fonctions de support, y compris l'administration générale, la gestion de la base, les finances, les ressources humaines, la logistique et la sécurité. Avec la responsabilité de la hiérarchie pour le personnel impliqué dans des rôles de soutien. En l'absence du coordinateur du projet, le responsable de l'appui au projet représente également Medair lors des réunions pertinentes avec les entrepreneurs, les autorités locales, les ONG et d'autres parties prenantes.

Aperçu du projet

Medair propose des interventions multisectorielles vitales aux populations affectées par l'urgence dans l'est de la RDC dans des zones difficiles d'accès et malgré les problèmes de sécurité. Les attaques des groupes armés et les violences intercommunautaires dans l'est de la RDC continuent de menacer les populations vulnérables, malgré les efforts des forces armées gouvernementales (FARDC) et l'assistance de la Mission des Nations Unies en RDC (MONUSCO). Les secteurs d'intervention sont la santé, la nutrition et WASH.

En termes d'épidémies, la partie orientale de la RDC où Medair apporte son soutien souhaite en voir une fréquente comme la rougeole, le choléra, le virus Ebola (résurgence depuis février 2021) et la pandémie de COVID-19 (depuis mars 2020). Dans ce contexte, l'accès et la qualité des SSP sont une priorité.

Lieu de travail et conditions

Poste basé sur le terrain à divers endroits dans l'est de la République démocratique du Congo avec des déplacements constants vers d'autres bases. Les interventions peuvent se dérouler dans des zones éloignées et difficiles d'accès pour lesquelles l'environnement est physiquement difficile (accessible à pied). Le contexte de sécurité est complexe et nécessite également une surveillance constante. Des visites des sites d'urgence seront attendues.

Date de début / Détails du contrat initial

Dès que possible. Temps plein, 24 mois.

Domaines d'activité clés

Gestion du support de projet

• Assurer le bon fonctionnement de la base assignée, y compris la supervision du personnel, l'entretien et la liaison avec les propriétaires, les entrepreneurs et les fournisseurs. Superviser toutes les activités financières pour s'assurer que tous les besoins de gestion de trésorerie, les délais de production de rapports et les exigences d'audit interne et externe sont respectés.
• S'assurer que tous les contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont suivies, superviser la préparation de la clôture hebdomadaire et des rapports financiers mensuels, examiner les rapprochements effectués par les assistants financiers.
• Gérer le (s) budget (s) de base, s'assurer que les dépenses sont conformes aux directives établies, s'assurer que tous les fonds sont dépensés correctement et en temps opportun conformément aux exigences et aux délais des donateurs. Superviser toutes les activités de ressources humaines, en soutenant les supérieurs hiérarchiques au besoin dans des domaines tels que le recrutement, l'intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc.
• S'assurer que toutes les exigences légales nationales et internationales relatives à l'emploi sont respectées, y compris les contrats, les déductions légales, la tenue de registres, etc. Fournir un soutien logistique au personnel du programme et aux bases sur le terrain, y compris la gestion de la chaîne d'approvisionnement, des véhicules, des actifs, des équipements informatiques et de communication et la formation du personnel logistique.
• Veiller à ce que des procédures précises et efficaces soient maintenues dans la logistique, en particulier dans les domaines de l'approvisionnement, du stockage et du transport. Surveiller que des sauvegardes informatiques régulières, des mises à jour de virus et une maintenance de routine sont effectuées et fournir un dépannage informatique si nécessaire. Travailler à la préparation et au développement des budgets de soutien et des coûts partagés, en veillant à ce qu'ils répondent à toutes les exigences pertinentes de Medair et des donateurs.
• Gérer et suivre les dépenses du budget alloué, en s'assurant que les dépenses sont conformes aux exigences et aux délais des donateurs et en informant les responsables de terrain concernés de tout ajustement nécessaire.

Gestion de la sécurité

• En l'absence du PC, assistez à toutes les réunions de coordination externe et de sécurité pertinentes et aux informations en retour, le cas échéant, aux responsables et au personnel concernés.
• Suivez les instructions du PC, pour vous assurer de la disponibilité des équipements d'urgence.
• Fournir un soutien dans la gestion des incidents de sécurité au besoin, y compris la rédaction et la soumission de rapports d'incident.

Administration

• Rédiger, gérer et réviser périodiquement les contrats entre Medair et les fournisseurs externes, en s'assurant qu'ils restent valables et pertinents et que les termes et conditions sont respectés.
• Soumettre des rapports internes précis et en temps opportun à la direction sur le terrain et au BSG et contribuer aux rapports externes.
• Assurez-vous qu'une trace papier claire et transparente est en place pour toutes les transactions, que les enregistrements sont conservés de manière ordonnée et opportune et que le système de classement (archives) est conforme aux exigences de Medair et des donateurs.

Gestion du personnel

• Gérer et superviser le personnel de soutien du programme affecté, y compris le recrutement, la gestion quotidienne, le suivi des performances, la discipline, le développement et la formation, l'évaluation, etc.
• Tenir des réunions d'équipe régulières avec le personnel de soutien du programme affecté, passer en revue l'équipe et les objectifs individuels et s'assurer que les membres de l'équipe sont tenus informés des questions pertinentes à leur travail.

la communication

• Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et de soutien avec les collègues pour s'assurer qu'ils sont tenus informés des activités et des exigences liées au soutien.
• Développer et entretenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, d'autres ONG et toutes autres parties prenantes, représentant Medair et assurant une bonne coopération et des partenariats.
• Travaillez à renforcer la communication interne, le soutien et la compréhension mutuelle entre les fonctions de soutien et les programmes en fonction de votre niveau de travail et de votre domaine d'influence.

Gestion de la qualité

• Promouvoir et utiliser la bibliothèque électronique Medair et d'autres procédures opérationnelles, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les versions les plus à jour et les directives soient suivies.
• En collaboration avec les gestionnaires concernés, examiner, développer et mettre en œuvre (le cas échéant) des systèmes pour améliorer la transparence et pour détecter et finalement prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuer régulièrement des inspections et des contrôles ponctuels, tant sur les systèmes que sur les travaux en cours, afin de garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.

Vie spirituelle en équipe

• Reflétez les valeurs de Medair avec les membres de l'équipe, le personnel local, les bénéficiaires et les contacts externes.
• Travaillez, vivez et priez ensemble dans notre équipe basée sur la foi chrétienne. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d'équipe, les prières et les mots d'encouragement.
• Nous sommes encouragés à rejoindre et à contribuer au réseau de prière international de Medair.

Cette description de poste couvre les principales tâches prévues. D'autres tâches peuvent être attribuées au besoin.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans une matière pertinente ou qualification professionnelle / technique équivalente.
• Solide connaissance pratique de l'anglais et du français (parlé et écrit).

Vivre

• Expérience de gestion post-qualification dans une profession pertinente.
• Expérience de travail dans un cadre interculturel, préférable dans un rôle de soutien.
• Connaissances informatiques et bonne connaissance pratique de Microsoft Excel, Word et Outlook.
• Esprit d'équipe mais aussi capable de travailler de manière autonome. Bonnes compétences interpersonnelles et de résolution de conflits.
• Capable de développer et de maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.