Avec son siège à Goma et ses bureaux extérieurs dans les provinces du Nord-Kivu, du Sud-Kivu, du Haut Katanga et du Tanganyika, l’IRC est l’un des plus grands acteurs humanitaires en République démocratique du Congo (RDC). L’IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et mis en œuvre par des professionnels. L’IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans cinq domaines de programmation de base - soins de santé primaires, reconstruction communautaire et gouvernance locale, autonomisation des femmes et prévention et atténuation de la violence sexiste, éducation et préparation et intervention en cas d’urgence. Ces programmes reflètent les principes directeurs de l’IRC en matière de renforcement des capacités; la participation; partenariat; la protection et la promotion des droits de l’homme; et la programmation holistique.

Portée des travaux

Le directeur adjoint des opérations (DDO) joue un rôle clé dans la direction et la gestion globales du programme-pays de l’IRC RDC et est membre de l’équipe de la haute direction. Les responsabilités quotidiennes du DDO comprendront la supervision directe et le soutien aux équipes opérationnelles, y compris la chaîne d’approvisionnement, l’administration et les ressources humaines, la technologie de l’information et la sécurité. L’OAF travaillera avec le CD, le PDD et d’autres membres de l’équipe du programme pour assurer une mise en œuvre efficace et de qualité du projet grâce à un soutien opérationnel efficace qui est conforme aux règles et règlements de l’IRC et des donateurs.

Le poste sera basé à Goma, dans la province du Nord-Kivu, mais nécessitera 35% de déplacements vers tous les bureaux extérieurs de l’IRC en fonction des priorités et des besoins concurrents des différents bureaux extérieurs. Par l’entremise de la gestion en partenariat, le BDO travaille en étroite collaboration avec tous les responsables opérationnels régionaux pour assurer une communication et une mise en œuvre efficaces des initiatives mondiales de l’IRC ainsi que des priorités des programmes-pays.

Responsabilités

1. Leadership et gestion opérationnels

• Superviser directement tous les départements de soutien opérationnel (SC, HR, IT) dans tous les bureaux extérieurs de l’IRC RDC, y compris Kinshasa, Goma, Bukavu et Kalemie (et tout autre endroit à mesure que le programme s’étend)

• Assurer et faciliter une coordination efficiente et efficace entre les divers départements et programmes des opérations afin d’assurer une planification collaborative pour une approche axée sur les résultats

• Assurer le leadership à l’atteinte des objectifs opérationnels du Plan d’action stratégique du programme-pays. Travailler avec l’équipe de la haute direction et le responsable opérationnel pour s’assurer que le soutien opérationnel est en place pour atteindre tous les résultats et cibles annuels

• Veiller à l’utilisation des outils standard de l’IRC pour promouvoir la formation continue et le mentorat du personnel des opérations, y compris l’identification des possibilités de renforcement des capacités.

• Participer aux réunions de coordination hebdomadaires, trimestrielles et autres comme prévu

• S’assurer que les fonctions de soutien participent aux étapes d’élaboration des subventions, à l’ouverture, à l’examen et aux réunions de clôture des subventions afin d’intégrer la planification des opérations dans la planification et l’évaluation globales des projets

• Veiller à ce que les politiques, initiatives, outils et SOP opérationnels mondiaux du Centre de contrôle des activités de l’IRC soient mis en œuvre efficacement au niveau national; cela comprendra la détermination des lacunes de la politique opérationnelle et l’élaboration de nouvelles politiques en consultation avec les responsables opérationnels.

2. Chaîne d’approvisionnement et TI

• S’assurer et vérifier que les politiques de la chaîne d’approvisionnement mondiale sont mises en œuvre, documentées, diffusées et que les processus de suivi requis sont efficaces S’assurer que le personnel de la chaîne d’approvisionnement travaille efficacement avec d’autres unités / départements pour améliorer la planification et l’utilisation efficace des outils standard de la CGC (budget vs réel, Integra, SCMR, tableau de bord, etc.)

• Aider le département de la chaîne d’approvisionnement à établir des produits de base et des accords de service à long terme avec des fournisseurs dûment approuvés et maintenir un partenariat stratégique avec ces fournisseurs sous contrat.

• Entreprendre des examens périodiques des systèmes d’approvisionnement, de véhicules et de carburant, d’actifs, d’entrepôts/stocks, de fournisseurs et de contrats avec les fournisseurs afin d’identifier les domaines dans lesquels il y a des améliorations et à se conformer aux politiques et aux pratiques normalisées de la CGC de l’IRC.

• Review, update, and enforce the SOPs as they relate to the role of the supply chain department.

• Ensure proper and sufficient equipment is in place and well maintained for smooth functioning of IRC IT department and maximum preservation of assets

• Supervise IT functions through the IT Manager to ensure effective IT support is available to all staff

• Verify that information technology policies and procedures are documented, disseminated and consistently applied across the country program at all sites

3. Human Resources and Administration

• Supervise and provide direction to HR Coordinator and wider HR staff in all field offices

• Ensure that all administrative requirements and documentation are updated and respected (INGO registration, SS taxes, expatriate and office housing contracts, etc.)

• Ensure that all HR procedures (recruitment process, contracts, new staff orientation, evaluations of performance) are done according to IRC guidelines (and donor requirements where necessary) and in complete transparency

• Ensure that all HR initiatives are correctly and timely implemented.

• Ensure that all reporting for the HR department is completed accurately and in a timely fashion

• Provide intensive training and mentoring to national staff to increase capacity

• Ensure that all IRC HR procedures are correctly followed by all staff and propose/develop improvements when required.

• Ensure Goma-based HR department makes regular trips to the field sites to monitor HR functions and support field based staff

• Enforce the SOPs as they relate to the role of the HR department.

4. Security and Humanitarian access

• Supervise and provide direction to Security Coordinator

• Inform the country leadership on contextual trends and about overall risks for IRC staff, programs and operations in the country and suggest appropriate risk mitigation measures;

• Oversee the development and the update of key security documents, including Security Management Plans (SMPs), Standard Operating Procedures (SOPs), Contingency Plans and Security Risk Assessments (SRAs);

• Oversee the delivery of safety & security awareness trainings to all staff members, including through the internal IRC e-learning platform;

• Ensure that humanitarian access, safety and security are factored throughout the cycle of each new program, from design and budgeting to implementation and closure.

5. Strategic Planning Budgeting and Finance

• Participate in the review of the strategic action plan (SAP) for IRC DRC Country Office (CO)

• Develop an operations plan to support the program activities

• Appuyer les efforts globaux des COMMANDANTs pour assurer une culture de réflexion stratégique en veillant à ce que les nouveaux employés soient orientés vers le SAP, conscients de leur rôle dans la contribution au PAS et à l’intégration des éléments du PAS dans leur travail quotidien afin de contribuer à ses objectifs généraux.

6. Représentation

• Établir de bonnes relations avec les responsables locaux et nationaux de l’administration, du travail, des douanes, de l’immigration et autres afin de s’assurer que les projets de l’IRC sont conformes aux lois et coutumes locales et de réduire au minimum les contraintes bureaucratiques sur la mise en œuvre des projets.

• Établir de bonnes relations avec les autres OING et les acteurs humanitaires

• Assister à des réunions externes pertinentes organisées pour discuter des questions de sécurité, logistiques et administratives ayant une incidence sur les opérations du Centre sur le terrain

Exigences

• Maîtrise requise (opérations liées à la gestion ou générales de préférence);

• Minimum de 5 ans d’expérience dans la gestion d’opérations et/ou de projets dans les pays en développement, de préférence en Afrique ;

• Capacité avérée de gérer le personnel sur le terrain et les bureaux extérieurs éloignés

• Expérience de la gestion de la chaîne d’approvisionnement mondiale, des ressources humaines, de l’administration et de la sécurité

• Expérience de la gestion d’opérations (y compris la sécurité) dans un contexte de conflit

• Excellentes compétences en communication interculturelle

• Excellentes compétences en matière de renforcement des capacités et de formation du personnel

• Solides compétences en matière de résolution de problèmes, d’analyse et de prise de décisions;

• Solides compétences en informatique;

• Flexibilité, capacité à travailler de manière autonome et à respecter les délais

Situation particulière en matière de sécurité et logement

Goma est la phase de sécurité 3 (ORANGE) de sorte que le DDO devra respecter les différents protocoles de sécurité en place dans le pays. La phase 3 exige la mise en place d’une planification d’urgence claire avec le personnel préparé si une hibernation ou une évacuation est appelée.

Norme de conduite professionnelle: Les employés de l’IRC et de l’IRC sont tenus de respecter les valeurs et les principes énoncés dans le Code de conduite de la Voie IRC, à qui sont l’intégrité, le service, l’égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC gère et met en œuvre des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, un lieu de travail sans harcèlement, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.

Diversité, inclusion et égalité des genres: L’IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de toutes les personnes. Nous sommes un employeur d’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite, sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’identité de genre, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant ou au handicap. L’IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, y compris le congé parental, les protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

Candidats nationaux de retour : L’IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de maintenir en poste du personnel national qualifié dans ses programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de retour à postuler à ce poste. Si vous êtes ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous êtes actuellement situé à l’extérieur de votre pays d’origine et que vous possédez plus de deux ans d’expérience de travail internationale, l’IRC a introduit un ensemble de rémunération attrayant. Le forfait comprend une rémunération compétitive, un vol aller-retour, une indemnité d’expédition, un logement temporaire et une indemnité de réinstallation. Certaines restrictions peuvent s’appliquer.

CV à soumettre en anglais ou en Français

Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de demande d’emploi ou d’entrevue, pour exécuter des fonctions essentielles et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. S’il vous plaît contactez-nous pour demander un hébergement.