Job Framework

Job Title : Coordinateur Provincial 

Location : RDC – KISANGANI

Reporting to : Directeur des Opérations

Qui nous sommes

Marie Stopes RDC est une organisation sociale à but non lucratif orientée vers les résultats, qui utilise des techniques modernes de gestion et de marketing pour fournir des services de planification familiale, de santé de la reproduction et sexuelle, de santé maternelle et infantile et autres services associés de haute qualité. Le but de MS RDC est de répondre aux besoins des populations ayant un faible accès aux soins et d'améliorer de façon exponentielle l'accès et l'utilisation des services de santé sexuelle et reproductive et de planification familiale. MS RDC s’est implantée à la fin de 2017 et fait partie du partenariat global de Marie Stopes International qui fonctionne dans 38 pays dans le monde entier. La mission de MSI est « Enfants par Choix et Non par hasard ». Les individus doivent être en mesure de choisir librement le nombre de leurs enfants et l’espacement des naissances.

La Fonction

Pour démarrer ses activités dans la province de la Tshopo, Marie Stopes RDC cherche un.e Coordinateur.rice Provincial.e (m/f) qualifié.e et expérimenté.e pour assurer la coordination des activités de l’organisation dans la Province et environs.

Le.la Coordinateur.rice Provincial.e (m/f) est intégré.e à l’équipe des opérations. Il.elle travaillera sous le management du Directeur des Opérations, en étroite collaboration avec les différents départements dont : les Services Cliniques, les Ressources Humaines, l’Administration & Finances et le Marketing & Communication. 
Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Des déplacements fréquents partout en RDC, et en particulier dans la province de la Tshopo où MSI exécute ses activités sont à prévoir. Des déplacements à l’extérieur du pays sont également possibles.

Responsabilités Clés/essentielles

Leadership et Développement de l’équipe

• Développer une équipe énergique, innovante, capable et convenablement supervisée avec une bonne cohésion et interaction entre les membres de l'équipe de Marie Stopes RDC dans la Tshopo pour atteindre les objectifs ;
• Assurer la mise en œuvre des politiques de développement organisationnel et du personnel incluant notamment les évaluations périodiques, l’identification des besoins de renforcement de compétence et de capacité, et le coaching de son équipe ;
• Développer son équipe pour qu’elle soit très performante, en phase avec les standards et les normes de MSI;
• Assurer la gestion de la performance nécessaire de l’équipe des canaux en liaison avec les autres départements ;
• Coordonner le processus de planification des activités de l'équipe opérations et programme dans la Tshopo pour assurer l’atteinte des objectifs et en lien avec le bureau support Pays;
• Représenter Marie Stopes RDC lors des conférences, des ateliers ou des réunions dans la Tshopo.

Stratégies et Planification

• Développer et planifier des stratégies afin d’assurer l’atteinte des objectifs des canaux et la pérennité des activités de Marie Stopes RDC dans la Tshopo;
• Mettre en œuvre des stratégies efficaces pour augmenter exponentiellement les résultats directs des canaux dans la Tshopo;
• Responsabiliser le staff de la Tshopo dans la recherche active de stratégies d’optimisation et d’économies de coûts au sein des canaux tout en réalisant les objectifs assignés à chaque canal;
• Coordonner les réunions périodiques de revues mensuelles et trimestrielles du programme dans la Tshopo, partager les informations avec l’équipe de management et participer ponctuellement a celle du bureau national;
• Contribuer aux sessions de planification périodiques de Marie Stopes RDC;
• Assurer l’analyse des rapports de prestation de services des canaux de Marie Stopes RDC dans la Tshopo et développer les plans d’action pour redresser les sous performances;
• Assurer que le plan annuel/trimestriel opérationnel est disponible et mis en œuvre par l’équipe sur le terrain;
• Assurer les relations avec les directions provinciales pertinentes (PNSR, PNSA, Ministère du genre, etc.), les autorités provinciales et les zones de santé;
• Développer de façon cohérente et pertinente les relations avec le secteur privé; 
• Assurer un rapportage de données de qualité pour sa province, assure leur analyse et proposer les adaptations nécessaires pour améliorer les résultats;
• Contribuer à la rédaction des rapports généraux.

Gestion opérationnelle

• Contrôler le suivi de la politique de gestion de stocks;
• Regrouper et valider les besoins logistiques pour les différentes équipes et assurer le suivi des approvisionnements;
• S’assurer que tous les canaux de prestation de MS RDC dans la Tshopo démontrent l'excellence en opérations afin d’augmenter l’accès aux services de planification familiale et de soins complets d’avortement;
• Veiller à la continuité des offres de services de tous les canaux suivant la planification, l’organisation et la coordination avec les équipes de prestation;
• Mettre en place une stratégie spécifique pour atteindre les clients à haut impact (les plus vulnérables, les nouvelles utilisatrices);
• Assurer la conformité avec les exigences des bailleurs pendant la mise en œuvre des opérations;
• Partager les expériences du terrain pour supporter l’unité Stratégie dans les réorientations stratégiques à suivre.

Gestion financière :

• Elaborer les budgets provinciaux, réaliser le suivi budgétaire mensuel et proposer les ajustements nécessaires ;
• Valider les demandes de fonds mensuelles des canaux de la Tshopo
• Valider la conformité des pièces justificatives des dépenses des canaux
• Assurer le respect de la matrice d’autorité dans la validation des dépenses
• Assurer le suivi du reporting financier selon les exigences et les standards de MSI

Gestion clinique

• Etre à jour avec les nouvelles directives et politiques de MSI, la pratique médicale et les normes et procédures liées à la SR et la PF en RDC ;
• Assurer la diffusion des normes cliniques, directives et politiques à travers le personnel de terrain dans la Tshopo;
• Assurer la coordination et l’organisation des formations (à temps plein et partiel) pour fournir une assistance technique et de formation aux cliniciens dans les différents canaux de Marie Stopes dans la Tshopo;
•  Assurer le partage de matériel de formation standardisés et des directives et politiques utilisés par les formateurs cliniques MSI pour les services de planification familiale, les soins après avortement, la prévention des infections, le Vocal Local, la GUMMS, les IST, le VIH, le dépistage du cancer du col de l’utérus, etc.
•  Organiser le bon déroulement et participer aux activités de l’audit clinique interne et de l’Assistance Technique de Qualité ; 
• Assurer l'application des recommandations issues des ATQ (Assistance Technique de Qualité) et des audits cliniques internes ; 
• Effectuer des supervisions de soutien continue des prestataires au niveau des canaux dans la Tshopo;
• Fournir un soutien continu et des informations à jour en ce qui concerne les services de SSR à travers les canaux dans la Tshopo;
• Assurer l’utilisation efficace des équipements et intrants mis à la disposition des équipes
• Diffuser les normes, les leçons apprises et les meilleures pratiques en ce qui concerne les innovations cliniques à travers les canaux de Marie Stopes dans la Tshopo.

Suivi et Evaluation

• S’assurer que les systèmes de données sont conformes aux meilleures pratiques de MSI pour confirmer la validité des données et des résultats ;
• S’assurer que les systèmes digitaux sont utilisés par les équipes dans la Tshopo pour que les opérations soient efficientes et efficaces ;
•  S’assurer que les résultats et connaissances acquis pendant les revues trimestrielles sont utilisés pour la création de nouveaux projets et pour améliorer la mise en œuvre des projets existants ;
•  Partager les résultats et les rapports hebdomadaires et mensuels a l’équipe exécutive afin de faire connaître les tendances et les défis pour développer et réviser les stratégies programmatiques ;
• Suivre l’évolution des indicateurs de performance clés de chaque canal et guider les actions à mener ;
• Assurer que la mise en œuvre et le suivi du processus de validation des données des services fournis respectent les normes de MSI.

Gestion sécuritaire :

• Assurer la gestion de la sécurité dans la Tshopo;
• Assurer la sécurité des personnes et du matériel de MSI;
• S’assurer que le Package Essentiel de Sécurité est développé et mise à jour pour la province de la Tshopo et qu’il est respecté par tous;
• Relayer tous les incidents ou situations en liens avec la sécurité au Directeur des Opérations (en cas d’extrême urgence à la Représentante Résidente);
• Vérifier le contexte sécuritaire dans sa province avant toutes interventions et tous départs d’équipes ;
• Assurer une veille sécuritaire continue et informer de tout nouveau risque potentiel et/ou évolution du contexte.

Expérience et compétences (essentiel/ souhaitable)

Education/Qualification :

Diplôme universitaire et formation médicale (Médecin, Infirmier ou Sage-femme).

Expérience

• Expérience d’au moins 5 ans dans la gestion et la supervision d’un projet de développement, ou dans un poste semblable de gestion des programmes de santé dans une ONG internationale ou dans le secteur privé (de préférence une société internationale);
• Avoir des compétences effectives en gestion des stocks, de solides capacités de gestion de la flotte et des opérations correspondantes ;
• Minimum d’expérience à travailler comme membre d'une équipe de management formée de cadres ;
• Excellentes capacités orales et écrites de communication en français ;
• Penseur, créatif et stratégique;
• Volonté de voyager sur terrain ;
• Esprit d’initiative et de prise de décision, solides capacités à travailler en équipe en valorisant l’apport de chacun ;
• Capacité de travailler indépendamment et sous pression ;
• Connaissances linguistiques : Français et des langues locales surtout le swahilie et Lingala [essentiel] - Anglais [un atout]
• Maîtriser l’utilisation des outils informatiques MS Office (Word, Excel, Access, Outlook et Powerpoint).

Qualités personnelles

• Être engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive
• Souhaite renforcer et développer ses capacités personnelles
• Etre intégre et honnête
• Avoir un bon sens d’organisation du travail
• Avoir un sens de la rigueur et un souci du détail, tout en ayant de solides capacités d’analyse et de mise en lien
• Capacité de coordonner plusieurs tâches
• Attentif au respect des délais
• Savoir respecter le choix du client – PRO-CHOIX

Postuler

Poste basé à Kisangani   Date de clôture : 14/09/2019

Durée du contrat : 01 an avec possibilité de renouvellement si résultats satisfaisants 
Salaire : compétitif (contrat local) 

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV pertinent (maximum 2 pages, mettre les détails nécessaires éventuels en annexe) 
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones.
• Merci d’envoyer votre demande à l’adresse: drcrecruitment@mariestopes.org avec mention en objet:

« Candidature pour le poste de Coordinateur Provincial- Tshopo ». 
  
Comportements et valeurs de MSI

Un MSI

• Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons.
• Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.

Faire preuve de courage, d’authenticité et d'intégrité

• Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.
• Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.

Se développer et grandir

• Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.
• Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.

Un souci d’excellence permanent

• Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.
• Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.

Leadership (pour les dirigeants uniquement)

• Vous inspirez les individus et équipes, à travers un leadership situationnel, en fournissant des informations claires.
• Vous recherchez et fournissez des opportunités qui motivent les membres de l’équipe, les aidant à développer des compétences et un potentiel tout en renforçant notre structure talent et hiérarchique.
• Vous connaissez les développements émergents dans notre secteur, démontrant des connaissances stratégiques concernant nos clients et activités et encouragez cela dans votre équipe.
• Vous exprimez une vision du futur qui inspire et motive les autres.

Valeurs MSI

• Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants par choix, et non par hasard.

Orientés client : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible. 

Société :Marie Stopes

Site Internet :

Email :drcrecruitment@mariestopes.org