COOPI recherche un Coordinateur Logistique Pays en RDC

Présente en RDC depuis 1977, COOPI y a surtout développé ses interventions au cours des 20 dernières années, en réponse aux multiples conflits et crises qui ont déstabilisé le pays. Notre réponse actuelle se concentre plus particulièrement sur la nutrition, la sécurité alimentaire et la protection dans 5 zones géographiques : Bas Uélé, Ituri, Nord Kivu, Haut Katanga et Grand Kasai. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI s’engage dans la mise en œuvre directe de projets pluriannuels aux côtés d’organisations Congolaises afin d’assurer une transition de l’urgence au développement et garantir un développement harmonieux et durable.
Le dispositif actuel s’articule autour d’une coordination nationale (Kinshasa) de 6 bases opérationnelles en province, 15 expatriés, 120 salariés nationaux et 5 organisations sous-traitantes. Chaque année, COOPI met en œuvre une douzaine de projets sur des financements de l’Union Européenne, du Fonds Humanitaire, de la CPI, de la coopération Suisse et des agences UN. L’organisation assure actuellement la Co-facilitation du cluster nutrition en RDC, aux côtés du lead UNICEF.

Objectif du poste

Au niveau de la mission, le Coordinateur Logistique avec son équipe dédiée est en charge de l'ensemble des activités logistiques et sécurité en capitale et joue un rôle d’appui-conseil et de contrôle auprès des chefs de projet et assistants-logistiques en province pour s’assurer que les procédures et règles COOPI en matière de passation de marché, d’archivage des dossiers logistiques, de gestion des équipements et stockage des biens, de gestion des risques (sécurité, sanitaire, fraude) soient connues, comprises et respectées. Le renforcement des capacités est une dimension essentielle du poste.

Responsabilités

Assurer la coordination logistique du pays

• Réaliser, suivre ou valider (suivant les cas) les procédures d'achat, la fourniture de biens/services, les systèmes de transport et l'organisation technique du travail de tous les bureaux terrain de COOPI dans le pays, conformément à ce qui est défini par les procédures ;
• Assurer la gestion pratique et administrative des entrepôts et de l'inventaire des biens durables appartenant à COOPI et de ceux achetés dans le cadre des projets ;
• Coordonner la fonction logistique du pays au niveau de la coordination pays et assurer un suivi / soutien aux bases opérationnelles ;
• Assurer la planification et l'organisation de toutes les activités logistiques au niveau national ;
• Assurer le bon fonctionnement de la logistique en termes qualitatifs et quantitatifs, à tous les différents niveaux et dans le respect des procédures ;
• S’assurer que des bases de données prix / fournisseurs sont tenues à jour par COOPI pour Kinshasa et les zones d’intervention et régulièrement croisées avec celles d’organisations similaires ;
• Fournir des couts actualisés et une situation actualisée du parc véhicules et équipements pour la préparation des nouveaux budgets, sur demande du Coordinateur Pays.

Assurer l’application et la mise en œuvre des achats et procédures

• Garantir au niveau pays la correcte application des procédures - COOPI et bailleurs - relatives à l'acquisition de biens et de services (y compris la planification et les documents nécessaires) ;
• Suivre les performances des fournisseurs en conformité avec les normes COOPI ;
• Suivre correctement les livraisons et le classement de toute la documentation produite par le processus d'acquisition de biens/services) tant au niveau national qu'international en coordination avec l'Administrateur Pays et le Coordinateur Pays ;
• Vérifier et participer si necessaire au processus de sélection des fournisseurs de biens et services et l’assignation des contrats relatifs pour les appels d'offres et les contrats cadres dans un souci de transparence et cohérence ;
• Fournir un soutien adéquat concernant l’élaboration du plan d'approvisionnement des projets ;
• Utiliser le logiciel COOPI pour le suivi de la gestion et de l'archivage des scans des documents constituant les procédures dans le logiciel, en veillant à son accès au niveau national.

Cordonner et gérer la flotte des véhicules

• Pour la coordination assurer la gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, de machines et de groupes électrogènes ;
• Sur les bases suivre et controler la bonne gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, de machines et de groupes électrogènes soit avec les rapports logistiques mensuels ou avec des visites sur le terrain ;
• Sur les bases, par l'exploitation des rapports logistiques mensuels ou par des visites terrain, verifier que la manutention et la réparation des véhicules soient effectuées et que les rapports de monitorage et les contrôles périodiques soient exécutés correctement ;
• Veiller en ce qui concerne l'utilisation des véhicules et des machines, au respect des procédures de l'organisation et des règles du pays.

Gestion des biens (meubles et immeubles) et des stocks

• Est responsable du suivi des biens durables en coordination grâce à l'utilisation des outils fournis par le manuel logistique de COOPI ;
• Assurer sur les bases le suivi des biens durables grâce à l'utilisation des outils fournis par le manuel logistique de COOPI ;
• S'assurer que l'entretien correct des biens durables est effectué et que le pays dispose de règles pour une utilisation correcte des biens ;
• Effectuer des mises à jour régulières des inventaires de la coordination et des projets sur les bases : vérifie par l'analyse du suivi des équipements ou lors des visites terrain.

Gestion des Stocks

• En coordination réaliser –et sur les bases l'assurer– le suivi des entrepôts de stockage et l'utilisation des outils de reporting par l'analyse du suivi des stocks du rapport logistique mensuel ou lors de visites sur le terrain ;
• S'assurer que tous les biens soient inclus dans l'inventaire et contrôlés à l'entrée et à la sortie de l'espace de stockage selon les procédures de COOPI, ainsi que leur identification et leur affectation à COOPI ou à un projet spécifique.

Gestion et maintenance des systèmes informatiques

• En coordination garantir la gestion de l'installation, de la maintenance et de la surveillance des équipements informatiques, de la communication, de la radio (HF, VHF) et du satellite;
• Fournir une formation et un soutien adéquats au personnel concernant les procédures d'utilisation des équipements susmentionnés.

Sécurité

• Est responsable de la gestion de la sécurité des biens et des propriétés de l'organisation ;
• Collaborer et aider le Coordinateur Pays / Chef de Projet sur les aspects relatifs à la sécurité du personnel expatrié et local ;
• Elaborer et mettre en œuvre du plan spécifique de sécurité et des SoP pour la ville de Kinshasa ;
• Apporter aide et soutien à l'élaboration des plans de sécurité et SoP des bases ;
• En collaboration avec le Coordinateur Pays, collecter des informations sur la sécurité et met en œuvre des actions et des mécanismes de prévention ;
• Assurer la diffusion des procédures de sécurité en planifiant des briefings avec le nouveau personnel et des mises jours périodiques avec tout le personnel ;
• En coordination –et sur les bases en liaison avec le personnel de la base– assurer des conditions de sécurité adéquates pour les biens et les propriétés de l'organisation.

Garantir la gestion du personnel

• Coordonner, superviser et évaluer le personnel en lien hiérarchique ;
• Organiser la formation du personnel logistique opérant dans les projets du pays (identification des points faibles de l'équipe et formation ciblée) ;
• Garantir le respect des procédures de résidence et / ou l'autorisation d'entrer dans le pays ;
• Assurer l'accueil à l'aéroport du personnel de COOPI et organise l'hébergement du personnel expatrié.

Assurer le rapport et la documentation de la logistique

• Assurer que tous les rapports liés au secteur logistique soient produits comme fixé par les procédures COOPI et par le Règlement Pays (gestion des véhicules et des biens, fournitures, achats, entrepôts, rapports du staff, etc.).

Relations Institutionnelles

• Sur mandat du Coordinateur Pays, représenter l'organisation lors des réunions du cluster logistique et des réunions d’information sur la sécurité (INSO, UNDSS, Ambassades, etc…).

Profil du Candidat

Essentiel

• Logisticien de formation, formation supérieure ou certification LLA en logistique humanitaire ;
• Expérience de travail dans la logistique humanitaire de 5 ans minimum ;
• Expérience préalable de 1 ou 2 ans minimum en coordination logistique dans des organisations similaires (en termes de taille et de contraintes) ;
• Maîtrise du Français indispensable ;
• Bonne maîtrise des logiciels courants ;
• Fort sens de l’organisation ;
• Disposition à motiver et accompagner les équipes dans un contexte d’urgence ;
• Bonne condition physique et capacité à voyager et séjourner dans des zones reculées / en insécurité ;
• Excellente capacité de négociation et de communication ;
• Orientation vers les résultats, sens de l’amélioration, créativité, initiative ;
• Capacité à travailler sous pression et de façon autonome.

Souhaitable

• Gout pour la formation / appui – conseil auprès d’équipes multiculturelles. ;
• Expérience avec COOPI et connaissance de ses procédures logistiques ;
• Experience de travail en Afrique Centrale.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.