SIDA’S STANDARD TERMS OF REFERENCE FOR ANNUAL AUDIT OF PROGRAMME ENGAGING CSO IN EASTERN CONGO IN POWER OF CIVIC SPACE SUPPORT INCLUDING ISRS 4400
I. INTRODUCTION
Search for Common Ground, hereafter referred to as the “Cooperation partner” wishes to engage the services of an audit firm for the purpose of auditing the Programme Engaging CSO in Eastern Congo in Power of Civic Space, as stipulated in the agreement between the Cooperation partner and Sida. The audit shall be carried out in accordance with international audit standards (ISA) issued by IAASB1. In addition, an assignment according to International Standards on Related Services (ISRS) 4400 shall be carried out. The audit and the additional assignment shall be carried out by an external, independent and qualified auditor.
Search for Common Ground, ci-après dénommé le "partenaire de coopération", souhaite engager les services d'un cabinet d'audit dans le but d'auditer le Programme Engager les OSC de l'Est du Congo dans le Pouvoir de l'Espace Civique, comme stipulé dans l'accord entre le partenaire de coopération et Sida. L'audit sera réalisé conformément aux normes internationales d'audit (ISA) publiées par l'IAASB . En outre, une mission selon les normes internationales sur les services connexes (ISRS) 4400 sera effectuée. L'audit et la mission supplémentaire sont réalisés par un auditeur externe, indépendant et qualifié.
II. OBJECTIVE OF THE TENDER :
The objective is to audit the financial report for the period 30th November 2020 to 31st December 2021 as submitted to Sida and to express an audit opinion according to ISA, applying ISA 800/ISA 805, on whether the financial report of Enggaing CSO in Eastern Congo in Power of Civic Space is in accordance with the Cooperation partner´s accounting records and Sida’s requirements for financial reporting as stipulated in the agreement including appendices between Sida and Cooperation partner (Agreement). 2
L'objectif est d'auditer le rapport financier pour la période du 30 novembre 2020 au 31 décembre 2021 tel que soumis à l'ASDI et d'exprimer une opinion d'audit conformément à la norme ISA, en appliquant la norme ISA 800/ISA 805, sur le fait que le rapport financier d'Enggaing CSO in Eastern Congo in Power of Civic Space est conforme aux documents comptables du partenaire de coopération et aux exigences de l'ASDI en matière de rapports financiers, comme stipulé dans l'accord, y compris les annexes, entre l'ASDI et le partenaire de coopération (Accord).
III. ADDITIONAL ASSIGNMENT; ACCORDING TO AGREED UPON PROCEDURES ISRS 4400, REVIEW THE FOLLOWING AREAS IN ACCORDANCE WITH THE TERMS OF REFERENCE BELOW / MISSION SUPPLÉMENTAIRE ; SELON LES PROCÉDURES CONVENUES ISRS 4400, EXAMINER LES DOMAINES SUIVANTS CONFORMÉMENT AUX TERMES DE RÉFÉRENCE CI-DESSOUS
Mandatory procedures that must be included:
1. Observe whether the financial report is structured in a way that allows for direct comparison with the latest approved budget2.
2. Observe and inspect whether the financial report provides information regarding:
a) Financial outcome per budget line (both incomes and costs) for the reporting period and columns for cumulative information regarding earlier periods under current agreement.
b) When applicable, compare if the opening fund balance3 for the reporting period matches with what was stated as closing fund balance in the previous reporting period.
c) A disclosure of exchange gains/losses. Inquire and confirm whether the disclosure includes the entire chain of currency exchange from Sida’s disbursement to the handling of the project/programme within the organisation in local currency/ies, if applicable.
d) Explanatory notes (such as, for instance, accounting principles applied for the financial report).
e) Amount of funds that has been forwarded to implementing partners, when applicable.
3. a) Inquire and inspect with what frequency salary costs during the reporting period are debited to the project/programme.
2 The budget is attached to the agreement with Sida as an annex and any updates should be supported by a written approval by Sida.
3 I.e. funds remaining from disbursements made during previous reporting period/s
4 Debited salary costs should be verified by supporting documentation such as employment contracts.
Choose a sample of three individuals for three different months and:
b) Inquire and inspect whether there are supporting documentation4 for debited salary costs.
c) Inquire and inspect whether actual time worked is documented and verified by a manager. Inquire and inspect within which frequency reconciliations between debited time and actual worked time is performed.
d) Inspect whether the Cooperation partner comply with applicable tax legislation with regard to personal income taxes (PAYE)5 and social security fees.
3
5 Pay As You Earn
6 Deemed substantial by the Cooperation partner.
7 Observations included in Management Letters and if applicable, qualified audit reports.
4. a) Inspect and confirm that the unspent fund balance (according to the financial report) at the end of the financial year is in line with information provided in the accounting system and/or bank account.
b) Applicable the final year: Inspect and confirm the unspent fund balance (including exchange gains) in the financial report and confirm the amount that shall be repaid to Sida.
Follow up of funds that are channelled to implementing partners
Mandatory assignments that must be included if the Cooperation partner forward funds to implementing partners (IP’s):
Choose a sample of a minimum of 50 % of the total of disbursed funds as well as 100 % of the number of IP’s or a maximum of 10 IP’s.
2.1 Inspect and confirm whether the Cooperation partner has signed agreements with the selected IP’s.
2.2 Inspect and confirm whether the Cooperation partner, in all agreements entered with IP’s, included the requirement to carry out annual audits. The requirement shall specify that these audits shall be carried out with application of ISA (reporting according to ISA 800/805) and a separate assignment according to ISRS 4400 should be included for project/programme support. If agreements regarding core support are entered into with IP’s, the audit shall be conducted in accordance with ISA 700 or National standards on auditing.
2.3 Inquire and inspect whether the Cooperation partner has received financial reports and reportings from auditors from all IP’s included in the selected sample:
a) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has verified if reports from IP’s are in line with the requirements in the Agreement.
b) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has documented its assessment of the submitted financial reports and reporting from auditors including management responses and action plans from selected IP’s.
c) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has documented its follow-up actions based on the information provided in the financial reports and the reporting from the auditor of the selected IP’s.
d) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has reported substantial observations6 from selected IP’s audit reports in its communication with Sida. List observations7 from IP’s audit reports which have been part of this sample.
Procédures obligatoires qui doivent être incluses :
1. Observer si le rapport financier est structuré de manière à permettre une comparaison directe avec le dernier budget approuvé .
2. Observer et inspecter si le rapport financier fournit des informations concernant : 4
a) Le résultat financier par ligne budgétaire (à la fois les revenus et les coûts) pour la période de rapport et les colonnes pour les informations cumulatives concernant les périodes précédentes dans le cadre de l'accord actuel.
b) Le cas échéant, comparez si le solde d'ouverture des fonds pour la période de rapport correspond à ce qui a été déclaré comme solde de clôture des fonds dans la période de rapport précédente.
c) Une déclaration des gains/pertes de change. Demandez et confirmez si la déclaration inclut toute la chaîne de change, depuis le décaissement de l'Asdi jusqu'à la gestion du projet/programme au sein de l'organisation en monnaie locale, le cas échéant.
d) Notes explicatives (comme, par exemple, les principes comptables appliqués pour le rapport financier).
e) Le montant des fonds qui ont été transmis aux partenaires de mise en oeuvre, le cas échéant.
3. a) Demandez et vérifiez à quelle fréquence les coûts salariaux de la période de référence sont débités du projet/programme.
Choisissez un échantillon de trois personnes pour trois mois différents :
b) Demandez et vérifiez s'il existe des pièces justificatives pour les coûts salariaux débités.
c) Demandez et vérifiez si le temps de travail réel est documenté et vérifié par un responsable. Demandez et vérifiez à quelle fréquence les réconciliations entre le temps débité et le temps de travail réel sont effectuées.
d) Vérifier si le partenaire de coopération respecte la législation fiscale en vigueur en ce qui concerne les impôts sur le revenu des personnes physiques (PAYE) et les cotisations de sécurité sociale.
4. a) Vérifier et confirmer que le solde des fonds non dépensés (selon le rapport financier) à la fin de l'exercice financier est conforme aux informations fournies par le système comptable et/ou le compte bancaire.
b) Applicable à la dernière année : Vérifier et confirmer le solde des fonds non dépensés (y compris les gains de change) dans le rapport financier et confirmer le montant qui doit être remboursé à l'ASDI.
Suivi des fonds qui sont acheminés aux partenaires de mise en oeuvre
Missions obligatoires qui doivent être incluses si le partenaire de coopération transmet des fonds aux partenaires de mise en oeuvre (IP's) :
Choisir un échantillon d'un minimum de 50 % du total des fonds versés ainsi que 100 % du nombre de PI ou un maximum de 10 PI.
2.1 Vérifier et confirmer si le partenaire de coopération a signé des accords avec les PI sélectionnés.
2.2. Vérifier et confirmer si le partenaire de coopération, dans tous les accords conclus avec les PE, a inclus l'obligation de réaliser des audits annuels. L'exigence doit spécifier que ces audits doivent être effectués en appliquant l'ISA (rapport selon ISA 800/805) et qu'une mission séparée selon ISRS 4400 doit être incluse pour le soutien du projet/programme. Si des accords concernant le soutien de base sont conclus avec les PI, l'audit doit être réalisé conformément à la norme ISA 700 ou aux normes nationales d'audit.
2.3 Demander et vérifier si le partenaire de coopération a reçu les rapports financiers et les rapports des auditeurs de tous les PE inclus dans l'échantillon sélectionné : 5
a) Vérifier et inspecter si le partenaire de coopération a vérifié si les rapports des PE sont conformes aux exigences de l'accord.
b) Demander et vérifier si le partenaire de coopération a documenté son évaluation des rapports financiers soumis et des rapports des auditeurs, y compris les réponses de la direction et les plans d'action des PE sélectionnés.
c) Demander et vérifier si le partenaire de coopération a documenté ses actions de suivi basées sur les informations fournies dans les rapports financiers et les rapports des auditeurs des PE sélectionnés.
d) Demander et vérifier si le partenaire de coopération a fait état d'observations substantielles tirées des rapports d'audit des PI sélectionnés dans sa communication avec l'ASDI. Dressez la liste des observations des rapports d'audit des PE qui ont fait partie de cet échantillon.
IV. THE REPORTING
The reporting shall be signed by the responsible auditor (not just the audit firm ) and shall include the title of the responsible auditor.
Reporting from the ISA assignment
The reporting from the auditor shall include an independent auditor’s report in accordance with the format in standard ISA 800/805 and the auditor’s opinion shall be clearly stated. The financial report that has been the subject of the audit shall be attached to the audit report.
The reporting shall also include a Management letter that discloses all audit findings, as well as weaknesses identified during the audit process. The auditor shall make recommendations to address the identified findings and weaknesses. The recommendations shall be presented in priority order and with a risk classification.
Measures taken by the Cooperation partner to address weaknesses identified in previous audits shall also be presented in the Management Letter. If the previous audit did not have any findings or weaknesses to be followed-up on, a clarification of this must be disclosed in the audit reporting.
If the auditor assesses that no findings or weaknesses have been identified during the audit that would result in a Management Letter, an explanation of this assessment must be disclosed in the audit reporting.
Reporting from the ISRS 4400 assignment
The additional assignment according to agreed upon procedures ISRS 4400 under section II, shall be reported separately in an “Agreed-upon procedures report”. Performed procedures should be described and the findings should be reported in accordance with the requirements in the International Standard on Related Services 4400.
When applicable, the sample size shall be stated in the report.
Le rapport doit être signé par l'auditeur responsable (et pas seulement par le cabinet d'audit) et doit inclure le titre de l'auditeur responsable.
Rapport de la mission ISA
Le rapport de l'auditeur doit comprendre un rapport d'audit indépendant conforme au format de la norme ISA 800/805 et l'opinion de l'auditeur doit être clairement indiquée. Le rapport financier qui a fait l'objet de l'audit doit être joint au rapport d'audit. 6
Le rapport doit également inclure une lettre de recommandations qui divulgue toutes les conclusions de l'audit, ainsi que les faiblesses identifiées au cours du processus d'audit. L'auditeur doit formuler des recommandations pour remédier aux constatations et aux faiblesses identifiées. Ces recommandations sont présentées par ordre de priorité et assorties d'une classification des risques.
Les mesures prises par le partenaire de coopération pour remédier aux faiblesses identifiées dans les audits précédents sont également présentées dans la lettre de recommandations. Si l'audit précédent n'a pas donné lieu à des constatations ou à des faiblesses devant faire l'objet d'un suivi, une précision à ce sujet doit être apportée dans le rapport d'audit.
Si l'auditeur estime qu'aucune constatation ou faiblesse n'a été identifiée au cours de l'audit qui donnerait lieu à une lettre de recommandations, une explication de cette évaluation doit être fournie dans le rapport d'audit.
Rapport de la mission ISRS 4400
La mission additionnelle selon les procédures convenues ISRS 4400 sous la section II, doit faire l'objet d'un rapport séparé dans un "rapport sur les procédures convenues". Les procédures exécutées doivent être décrites et les résultats doivent être communiqués conformément aux exigences de la norme internationale sur les services connexes 4400.
Le cas échéant, la taille de l'échantillon doit être indiquée dans le rapport.
V. APPLICANT FILES
The applicant's file must contain:
- A cover letter / Lettre de motivation
- CV of the auditors / Cv des Auditeurs
- Financial proposal / proposition Financière
- References / Références
- Knowledge of English and French / Savoir Français et Anglais
VI. HOW TO APPLY
All bids should be sent by email to the following address: adodrc@sfcg.org
All interested radio stations are requested to submit their files in electronic format no later than March 22, 2022 at 4:00 p.m., with the above correspondence: ADO N° 005/LOG-CL-SFCG-DRC/2022 " ADO CABINET D'AUDIT FINANCIER ".
Schedule
● March 22, 2022: Closing of bid submission and Opening of bids at 3:00 PM Eastern.
● March 22-31, 2022: Analysis of bids and contact of references.
● April 1: Signing of contracts.
N.B: The offer is posted in front of our offices all over the DRC territory as well as on the media: www.julisha.cd
Toutes les offres doivent être envoyées par courriel à l’adresse suivante : adodrc@sfcg.org
Toutes les radios intéressées sont priées de soumettre leur dossiers sous format 7
électronique au plus tard le 22 mars 2022 à 16H00, avec la mention correspondance ci-dessus :
ADO N° 005/LOG-CL-SFCG-DRC/2022 « ADO CABINET D’AUDIT FINANCIER ».
Calendrier
● Le 22 Mars 2022 : Fin de dépôt et Ouverture des offres à 15 heures de L’Est
● Du 22 au 31 mars 2022 : Analyse des offres et contact des references
● Le 1er avril : Signature des contrats.
N.B : L’offre est affichée devant nos bureaux sur toute l’étendue du territoire de la RDC ainsi que sur les médias : www.julisha.cd
ZERO TOLERANCE FOR FRAUD AND SEXUAL MISCONDUCT
SEARCH promises ZERO tolerance against fraud and sexual harassment. Any person who is a victim of or witnesses such a practice by a staff member or associate during this process should notify SEARCH management by phone: +243817105985 or by email: plaintes@sfcg.org. Complaints are treated confidentially.
TOLÉRANCE ZÉRO CONTRE LA FRAUDE ET L'INCONDUITE SEXUELLE
SEARCH promet la tolérance ZERO contre la fraude et le harcèlement sexuel. Toute personne qui serait victime ou témoin d’une telle pratique de la part d’un membre du personnel ou collaborateur durant ce processus doit en informer la direction de SEARCH par appel téléphonique : +243817105985 ou en écrivant à l’adresse email: plaintes@sfcg.org. Les plaintes sont traitées en toute confidentialité.
Goma, March 07, 2022.
