ASSISTANT(E) LOGISTIQUE

Détails de l’emploi

Description

Titre du poste

ASSISTANT(E) LOGISTIQUE

Besoin

1

Lieu de Prestation

BUKAVU

Catégorie / Grade

IV

Superviseur direct

 CHEF D’EQUIPE LOGISTIQUE

Type de contrat

CDD (06 MOIS AVEC POSSIBILITE DE RENOUVELLEMENT)

Statut

NON ELIGIBLE A LA DELOCALISATION

Date de clôture

14 août 2022 à 16H00

 LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES AINSI QUE L’INCLUSION SOCIALE EN MILIEU DE TRAVAIL

 DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 450 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).

En 2019, nous avons atteint 3,7 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d'intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d'eau et assurer un accès équitable aux services d'eau, d'assainissement et d'hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l'Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d'urgence aux populations déplacées et les familles hôtes.

Actuellement, avec la pandémie de la COVID19, Mercy Corps RDC a adapté ses programmes d’activités sur terrain afin prévenir la propagation de cette pandémie qui sévisse dans le pays depuis le 10 mars 2020 dans 17 provinces du pays.  

Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l'une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un(e) Assistant(e) Logistique pour son bureau de Bukavu.

RESUME DU POSTE

Le/la logisticien(ne) est polyvalent il/elle sera chargé(e) d’appuyer la mise en œuvre de l’ensemble des activités logistiques du bureau de Bukavu selon le besoin de chaque service suivant le plan défini en commun accord avec le chef d’équipe logistique.

Il/elle organise le support logistique aux programmes dans le respect des procédures de Mercy Corps

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE

Sous la supervision directe du chef d’équipe de la logistique, l’assistant(e) logisticien(ne) est attaché(e) principalement à la flotte automobile, aux infrastructures et à la gestion de stock avec comme taches principales : l’appui à la gestion de la flotte automobile, l’appui aux infrastructures et l’appui à la gestion de stock.

1. Tache en lien avec la flotte automobile

 1.1. Superviser la gestion et suivi de la consommation de carburant

• Superviser les relations avec les fournisseurs de carburant ;
• Superviser le ravitaillement des véhicules via les bons de consommation dument signés par les personnes indiquées ;
• Organiser et s’assurer des consommations mensuelles via le suivi informatique des consommations sont enregistrées ;
• S’assurer que les bons de carburant des véhicules de terrain sont collectés et déposés au bureau de la logistique pour en registrèrent ;
• Suivre les remboursements de carburant auprès de fournisseur de véhicules à la fin de chaque contrat ;
• S’assurer et faire le suivi du ravitaillement en fin du mois pour un calcul de consommation optimal ;  
• Gestion de mouvement de carburant sur le terrain comme au bureau de Bukavu et dans les résidences ;
• S’assurer que les mouvements des carburant sont fait dans la transparence et suivant la procédure Adhoc ;
• S’assurer que les log Sheets des véhicules sont bien complétés et archiver après chaque exercice.

 1.2. Superviser la gestion des véhicules de location

• Vérifier que la conformité des voitures louées est faite : état, fonctionnement, documentation administrative, ….
• S’assurer que les véhicules loués soient bien dotés des équipements nécessaires pour le terrain (Kit désembourbèrent, Kit Premiers Secours, etc…) ;
• En relation étroite avec le Service Achat, anticiper la fin de contrat et les éventuels renouvellements ainsi que le suivi administratif des documents du ressort de la logistique ;  
• Superviser le contact et les bonnes relations avec les fournisseurs ;
• Gérer le cas de panne de voiture de location en lien avec le Procurement et le fournisseur ;
• Faire le rapport d’accomplissement de véhicules de location après leur travail pour constituer une documentation de paiement.

1. Taches en lien avec les Infrastructures

En lien avec l’officier infrastructure l’assistant(e) logistique sera chargé d’appui dans les résidences :

• Appuyer tous les travaux de réparation identifiés au niveau de toutes les maisons occupait par Mercy Corps au niveau de Bukavu ;
• Recevoir et canaliser toutes les demandes de maintenance et réparation des Guest House occupaient par Mercy Corps à Bukavu ;
• En lien avec l’officier Infrastructure faire un suivi des demandes de maintenance et réparation des bureaux et des Guest Houses tout en tenant compte des priorités ;
• En lien avec l’officier infra, assurer la maintenance régulière des installations, équipements, infrastructures de Mercy Corps à travers notamment un plan de maintenance préventive (procédures à suivre, planning, etc.).
• Lors de disfonctionnement et/ou dégradation, procéder au diagnostic et proposer à son Superviseur différents types de mesures à prendre, avec un estimatif des coûts pour chacune ;
• Effectuer les tests et/ou contrôles nécessaires afin de valider le bon fonctionnement de l’installation et des équipements après réparation.
• Faire des propositions d’amélioration et/ou correction des installations, des équipements et infrastructures.
• Veiller toujours à avoir un stock nécessaire d’équipement et de matériel pour les réparations courantes, et en assurer la gestion ; transmettre les besoins et quantités à son superviseur dans les délais.

1. Tache en lien avec la gestion de stock

• Maintenir l'inventaire et préparer les rapports sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle ;
• À la demande du Chef d’Equipe Logistique, se déplacer pour se rendre sur les lieux de travail afin de recevoir et d'inspecter les biens livrés directement sur le terrain ;
• S’assurer que les entrepôts sont bien entretenus (propres, rangés, bien ordonnés) et faire procéder à des interventions de sociétés externes pour l’élimination des nuisibles ;
• Recevoir les marchandises selon la description sur le bon de commande, facture, bon de livraison ;
• Inspecter les marchandises à la livraison et, en coordination avec le Demandeur de l’Achat, rejeter les articles inadéquats, cassés, de qualité inférieure et autres qui ne répondent pas aux exigences de la commande ;
• Préparer le rapport des stocks mensuels, le rapport des stocks de fin de programme, les rapports d’inventaire de fin d’année fiscale ou tout autre inventaire demandé par le Superviseur ;
• Conserver des copies physiques et électroniques des inventaires, selon les formats et les formulaires fournis dans le manuel de l'entrepôt ;
• Archiver l’ensemble des documents de l’entrepôt dans des classeurs pour chaque programme, avec l’ensemble des documents de stockage, envoie, réception et sortie des marchandises (GRN, Way Bill entrée, Stock Cards / Bin Cards, Store Release, Way Bill sortie) ;
• Émettre et positionner les BIN CARDS sur chaque article dans l'entrepôt ;
• S’assurer que les entrepôts sous sa supervision sont bien sécurisés, et si une irrégularité est constatée, en avertir immédiatement sa hiérarchie ainsi que le Département Sécurité ;
• Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie ;
• Évaluer ses performances personnelles dans son équipe conformément aux directives du Département Ressources Humaines, et mettre en place les Plans d’Actions Individualisés nécessaires avec l’appui de son superviseur.

CONNAISSANCES ET EXPERIENCES

• Avoir un diplôme universitaire dans un des domaines suivants : Polytechnique, gestion de la logistique, informatique ou l’équivalent ;
• Avoir au moins 1an d’expérience dans la maintenance générale, de gestion d’entrepôt de préférence avec une ONG internationale ;
• Avoir une maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et de la gestion de bases de données ;
• Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais serait un atout ;
• La connaissance des systèmes et des procédures logistiques, électricité ;
• Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
• Détenir la carte de l’ONEM pour les chômeurs.

FACTEURS DU SUCCES

• Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires ;
• Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe ;
• Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

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