Job Description

Agency: UNDP
Title: Assistant (e ) aux Opérations
Job ID: 32164
Practice Area – Job Family
Management – OPERATIONS
Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 28/08/2020
Duty Station : Kinshasa, Congo, The Democratic Republic
Education & Work Experience: G-Bachelor’s Level Degree

experience:  5 year(s)
Languages
Required: French
Desired: English
Grade : G5
Vacancy Type : FTA Local
Posting Type : External
Bureau : Africa
Contract Duration : 1 Year with possibility for extension
Poste ouvert uniquement pour les candidats de nationalité congolaise

Background
Sous la supervision directe du Directeur Pays Adjoint /Opérations (DPA /O), l’Assistant(e) aux Opérations assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau DPA/O, avec une totale confidentialité dans tous les aspects de la mission, le maintien de procédures de protocole, gestion des flux d’information, du calendrier et de suivi sur les délais et les engagements pris. Il/Elle appuiera le DPA/O dans la mise en œuvre de toutes les enquêtes organisationnelles requises.

L’Assistant (e) aux Opérations collabore étroitement avec les équipes des Opérations du Programme ; des projets et institutions de l’ONU, afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service de qualité.

Duties and Responsibilities
Résumé des fonctions clés :

• Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du DPA/O ;
• Appuie le Service des Opérations pour un fonctionnement efficace et fluide ;
• Appuie le DPA/O dans la mise en œuvre des enquêtes organisationnelles requises et la coordination des activités de l’OMT ;
• Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le Bureau Pays.

Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du DPA/O en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assure la gestion du calendrier du superviseur, contacts avec les visiteurs de haut niveau, prises de rendez-vous et réunions, établissement de comptes rendus s’il y a lieu ;
• Assure la surveillance du respect des procédures en termes de protocole ;
• Assure la préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous, réunions et missions du superviseur ;
• Assure la préparation des traductions informelles des circulaires du Siège ou autres pour faciliter la compréhension au niveau local ;
• Assure la gestion des missions et calendrier du DPA/O et cohérence avec les autres calendriers du Senior Management Team ;
• Assure la rédaction des correspondances, des directives, des comptes-rendus de réunions, des observations à la signature et sous couvert du DPA/O, en assure le suivi en cas de besoin.

Appuie le Service des Opérations pour un fonctionnement efficace et fluide en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assure le secrétariat et le suivi des recommandations du Groupe des opérations ;
• Veille au respect des procédures, règles et politiques administratives du PNUD ;
• Veille à la collecte des données et informations pour les diverses activités opérationnelles et assurer leur consolidation ;
• Assure le suivi des plans d’action et rapports d’activités des services des opérations ;
• Assure le classement confidentiel des dossiers ;
• Assure la coordination de la circulation de l’information au sein du bureau et suivi des dossiers auprès des autres unités ;
• Assure la facilitation de l’échange d’informations entre les Directeurs Opérations des autres agences, le bureau du PNUD et le Bureau de la Coordination ;
• Assure le filtrage des appels entrants et des correspondances ;

Assure la mise à jour des répertoires et listes du SNU et du Bureau.
Appuie le DPA/O dans la mise en œuvre des enquêtes organisationnelles requises et la coordination des activités de l’OMT, en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assure la gestion des enquêtes demandées par ICSC au Siège : distribution, suivi, collecte, compilation et analyses des informations et des données pour la réalisation des enquêtes administratives comme le Housing Survey, les DSA, le Place to place Survey, le hardship survey, etc. ;
• Assure la coordination et le suivi des activités et des réunions du groupe OMT ainsi que l’élaboration des rapports de réunion;
  Assure l’élaboration de la contribution au rapport annuel du Coordonnateur Résident;
• Assure l’appui à l’élaboration du budget des services communs –(tel que Dispensaire, la Sécurité, et autres).

Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le Bureau Pays, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

• Appui à la formation du personnel de bureau / projet engagé dans la conduite des enquêtes mandataires ;
• Assure le briefing les membres du personnel sur les questions relatives à la gestion administrative en général ;

Assure la contribution efficace au niveau des réseaux (network) et la communauté des gestionnaires des biens.
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité du bureau du DPA/ O. L’analyse précise et la présentation de l’information renforce la capacité du bureau du DPA/ O et promeut l’image de l’ONU / PNUD en tant que contributeur efficace au développement du pays. Il/Elle sera responsable de l’atteinte des résultats des travaux et la finalisation en temps opportun.

Competencies
Compétences fonctionnelles:

Construction de partenariat

• Maintenance de l’information et des bases de données;
• Analyse les informations générales et sélectionne les outils susceptibles de contribuer aux initiatives de renforcement de partenariats ;
• Assure le suivi des ressources mobilisées et prépare les rapports correspondants.

Promotion de l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Recherche fondamentale et analyse:

• Effectue des recherches sur les meilleures pratiques et propose des outils plus efficaces ;
• Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l’apprentissage.

Connaissances professionnelles/Expertise Technique

Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures:

• Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
• Possède les connaissances sur les politiques et procédures organisationnelles liées au poste et les applique dans le travail ;
• Identifie les nouvelles meilleures approches et les intègre au travail ;
  S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien ;
• Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations ;
• Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail ;
• Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier ;
• Apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Promotion du changement et du développement organisationnels

Présentation de l’information sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel:

• Se documente sur les «Meilleures pratiques» dans le changement et développement organisationnels au sein et en dehors du système des NU;
• Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion
Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion:

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion ;
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation vers la satisfaction du client

Entretien des relations efficaces avec les clients:

• Effectue des rapports aux clients internes et externes d’une manière opportune et appropriée ;
• Organise et donne priorité à l’horaire de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais ;
• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes ;

Répond aux besoins des clients rapidement.

Promotion de la redevabilité et de la gestion axée sur les résultats

Collecte et diffusion d’informations:

• Recueille et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de redevabilité et de gestion axée sur les résultats ;
• Entretient et met à jour les bases de données.

Compétences de base:

• Démontre la connaissance de l’Organisation et un bon jugement ;
• Veille à son auto-développement et prend des initiatives ;
• Est un bon coéquipier : facilite le travail d’équipe ;
• Facilite et encourage la communication ouverte dans l’équipe et communique efficacement ;
• Crée des synergies grâce à l’auto-contrôle ;
• Est apte à Gérer des conflits ;
• Se forme, partage ses connaissances et encourage l’apprentissage des autres ;
• Promeut l’apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel ;
• Prend des décisions éclairées et transparente.

Required Skills and Experience
Education :

• Un diplôme de niveau d’Études secondaires (Diplôme d’Etat). ;
• Un Diplôme universitaire en administration ou secrétariat, un certificat en administration sont des atouts.

Expérience :

• Au moins 5 années d’expérience pertinente en secrétariat, en administration au niveau national ou international ;
• Maitrise de l’outil informatique et bureautique (MS Word, Excel, etc.). Compétence dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web.
• Une expérience de travail au sein d’une Agence des Nations Unies est un atout.

Langues requises :

• Une maitrise de la langue française est exigée
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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