AVIS DE RECRUTEMENT N°8/NCBA CLUSA/2024

DESCRIPTION DE POSTE DU RESPONSABLE DE L’APPROVISIONNEMENT

TITRE : Responsable de l'approvisionnement, NCBA CLUSA/ (RDC)

RAPPORTER À : Responsable Administratif et Financier (RAF) de NCBA CLUSA

LIEU D’AFFECTATION :  Tshimbulu, RDC

CONTEXTE:

Le projet Tudituale, qui se traduit par « Soyons autonomes » en Tshiluba, a pour but l’amélioration de la sécurité alimentaire, nutritionnelle et économique des ménages vulnérables du Kasaï Central, en RDC. Le projet Tudituale est financé par USAID/BHA et est mis en œuvre par un consortium d’organisations nationales et internationales dont Catholic Relief Services (CRS) est le lead. NCBA CLUSA International, membre de ce consortium, recrute un candidat / une candidate pour le poste de Responsable de l'approvisionnement, en vue de sa participation à la gestion administrative et financière du projet.

OJBET ET PORTÉE :

Le Responsable de l'approvisionnement est responsable de la surveillance des contrats d'approvisionnement, afin de s'assurer que les activités budgétisées font l'objet d'un suivi et de rapports exacts et soutient l'équipe de projet en fournissant des commentaires sur les manuels de l'approvisionnement et d'opérations et en contribuant à la planification annuelle. Plus précisément, le titulaire du poste sera responsable du renforcement des politiques, des procédures, des systèmes, de la distribution et de la formation pour les activités d'approvisionnement nécessaires à la mise en œuvre du projet de partenariats du Projet Tudituale à Kananga, au Kasai Central, en République Démocratique du Congo (RDC).

DOMAINES ESSENTIELS DE RESPONSABILITÉ :

• Surveiller les contrats d'approvisionnement pour s’assurer qu'ils sont enregistrés avec précision, afin de soutenir le suivi budgétaire et les exigences de déclaration de l’USAID ;
• Surveiller les paiements et la distribution des contrats d'approvisionnement en fonction du calendrier convenu et s'assurer que les exigences en matière de produits livrables sont remplies et enregistrées, y compris que l'exigence de jumelage des bénéficiaires a été remplie ;
• Formuler des recommandations et fournir des commentaires sur la politique d'approvisionnement, maintenir, mettre à jour et diffuser la documentation et les outils de travail liés aux politiques et procédures d'approvisionnement ;
• Coordonner la distribution des subventions avec les partenaires du projet et les fournisseurs d'intrants ;
• Rédiger et réviser les ententes contractuelles avec les fournisseurs et les prestataires de services ;
• Participer à la planification des travaux et des activités, afin d'aligner le programme de subventions sur l'ensemble des activités du projet ;
• Examiner les rapports du bénéficiaire pour en vérifier l'exactitude et archiver les documents dans le système de projet ;
• Conserver les fichiers électroniques dans un Drive partagé.

AUTRES RESPONSABILITÉS :

• Participer à l’élaboration des politiques et procédures comptables et financières et assurer leur mise en place et suivi ;
• Aider à la préparation des contrats et commandes, suivi de leur exécution, en liaison avec les activités de terrain ;
• Effectuer des missions auprès des autres bureaux régionaux pour leur suivi financier ;
• Participer à l’élaboration du manuel de subventions ;
• Participer à la mise en place des procédures d’octroi des subventions ;
• Participer aux missions de suivi et d’audit auprès des organisations bénéficiaires de subventions ;
• Assurer la bonne gestion des subventions ; le suivi et l’évaluation de la performance technique et financière des organisations récipiendaires ;
• Préparer les demandes de paiement aux fournisseurs ou aux prestataires de services ;
• Examiner les demandes de subvention et aider l'équipe de projet à débourser les subventions ;
• Aider les bénéficiaires de subventions de projet à préparer des rapports de dépenses ;
• Soutenir l'équipe en fournissant des commentaires sur le manuel de l'approvisionnement et le manuel des opérations.

QUALIFICATIONS :

Pour s'acquitter de ce travail avec succès, la personne doit être en mesure de s'acquitter de chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des capacités requises.  Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir leurs tâches essentielles.

FORMATION, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE :

• Licence ou diplôme équivalent exigé avec au moins trois ans d'expérience dans le domaine de l'approvisionnement, des subventions et de la gestion des contrats ou expériences connexes ;
• Une expérience des processus d'approvisionnement et de gestion des subventions est exigée, de préférence pour les projets financés par le Gouvernement des États-Unis. Certification USG 2CFR200 Rules and Regulations de preference ;
• Capacité à faire preuve de bonnes relations interpersonnelles avec le personnel, les partenaires de projet, les clients et les autres parties prenantes du projet, orienté vers le travail d'équipe ;
• Solides compétences organisationnelles et capacité à aborder de multiples problèmes et à coordonner plusieurs initiatives avec une priorisation appropriée ;
• Maîtrise de niveau intermédiaire au niveau avancé de MS Windows et MS Office, y compris Excel, Word, PowerPoint et les applications de conférence Web ;
• La capacité à respecter des délais stricts, sous pression est requise ;
• Ce poste exige une attitude positive, une attention aux détails, une capacité à motiver les gens, une capacité à établir des priorités, à négocier, à résoudre des problèmes et de solides compétences en communication interpersonnelle.

COMPETENCE ET EXPERIENCE

• Diplôme de niveau universitaire ;
• Expérience significative dans la gestion financière et la comptabilité des projets de développement ;
• Solide compréhension des principes comptables et des normes financières ;
• Compétences avancées en analyse financière et capacité à interpréter les données complexes ;
• Excellentes compétences en communication et en gestion d'équipe ;
• Capacité démontrée à travailler en autonomie, sous pression et à respecter les délais ;
• Maitrise des procédures et règles de l’USAID.

LANGUES REQUISES : Excellente maitrise du Français (lu et écrit). Anglais est atout. Langues locales dominante sont également un atout.

VOYAGES : Les déplacements sont nécessaires pour se rendre sur les sites des projets, dans les zones de santé à Kananga, à peu près 15% du temps.

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT : Capacité à résoudre des problèmes pratiques et à traiter une diversité de variables dans des situations où des tâches complexes sont nécessaires.

RELATIONS :

La personne qui occupe ce poste travaille en étroite collaboration avec le Représentant Pays de NCBA CLUSA et sous sa direction. Elle doit travailler de manière positive et professionnelle en développant une forte communication interpersonnelle avec l'ensemble du personnel et le grand public. Elle doit également accorder une attention particulière aux détails, être capable de motiver les autres, de fixer des priorités, de négocier et de résoudre des problèmes.

NCBA CLUSA est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et de l'action positive et qui s'engage à respecter la diversité.  Tous les individus, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles, sont encouragés à postuler ; tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, d'affiliation politique, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'état civil, de handicap, de statut d'ancien combattant protégé, d'informations génétiques, d'âge et de caractéristiques protégées par la loi pour les facteurs non liés au mérite. 

Les candidatures des populations locales sont fortement sollicitées.

La présente description de poste ne doit pas être interprétée comme exhaustive.  Elle a pour but d'identifier les principales responsabilités de ce poste. Le titulaire peut être amené à assumer des responsabilités et des tâches professionnelles autres que celles énoncées dans la présente description, en fonction des besoins de l'organisation.  Au minimum, la description du poste sera réexaminée et révisée, le cas échéant, à l'occasion de l'évaluation annuelle des performances du titulaire.

SOUMISSION :

Pour que leurs candidatures soient prises en considération, les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV à l’adresse email « Tudituale-DRC@ncba.coop » en indiquant l'objet : "Projet Tudituale Responsable de l’Approvisionnement" au plus tard le 10 Février 2024 à 12h00 heures locales. Les entretiens seront programmés au fur et à mesure de l'identification de candidatures pertinentes.

Fait à Kinshasa, le 25 Janvier 2024

La Direction