Le projet Leveraging Investments for Transformational Water and Sanitation Systems (LIFT) financé par l'USAID en République démocratique du Congo, mis en œuvre par Mercy Corps en coordination avec Tetra Tech International Development, accepte actuellement les manifestations d'intérêt pour un directeur administratif et financier. Ce poste sera basé au bureau de Mercy Corps à Goma ou à Bukavu. Ce poste est ouvert aux candidats intéressés par un travail à temps partiel ou à temps plein.

Le responsable de l'administration et des finances aura la responsabilité principale d'assurer la fourniture et la livraison en temps opportun de tout le soutien financier, administratif, de conformité et d'approvisionnement du projet requis à Tetra Tech dans l'exécution du projet LIFT.

Responsabilités:

Administration

* Administrer et gérer le personnel conformément au manuel des politiques et procédures du personnel et à la législation du travail locale.

* Servir de point de contact pour les voyages et la sécurité avec le siège social.

* Aider au recrutement, à l'embauche et à la passation de marchés du personnel local et des consultants.

* Gérer la propriété du projet conformément aux directives et réglementations de l'USAID et de Tetra Tech Home Office, y compris la soumission de rapports mensuels et autres rapports périodiques.

* Maintenez un contact régulier avec le personnel de soutien de Tetra Tech Home Office.

* Assurer la conformité des opérations du projet avec les politiques et directives administratives de l'USAID, du gouvernement de la République démocratique du Congo (GODRC) et de Tetra Tech Home Office.

Enregistrement dans le pays

* Assurer la pleine conformité en maintenant le statut juridique de l'enregistrement dans le pays à tout moment pendant la vie du projet.

* Assurez-vous que le certificat d'enregistrement Tetra Tech et le certificat d'identification fiscale sont affichés dans les locaux du bureau.

* Assurez-vous que toutes les autres déclarations fiscales sont remplies comme l'exige l'enregistrement du projet.

* Veiller à ce que les cotisations de sécurité sociale, le cas échéant, soient périodiquement déduites et déposées au nom de chaque employé à temps plein si nécessaire.

*La finance

* Gérer tous les aspects du système de comptabilité financière du projet, y compris l'exécution d'un contrôle comptable et financier solide, la gestion des flux de trésorerie, le suivi des dépenses liées au budget de fonctionnement et la préparation et le rapprochement des rapports financiers mensuels.

* S'assurer que les transactions sont correctement enregistrées dans QuickBooks et s'assurer que les normes, procédures et politiques de comptabilité et d'approvisionnement de Tetra Tech sont suivies et mises en œuvre conformément au manuel de comptabilité du projet Tetra Tech.

* Veiller à ce que les retenues sur la paie, les retenues sur les factures des consultants locaux et toute autre retenue d'impôt exigée par la loi GODRC soient correctement suivies et mises en œuvre, ainsi que le versement en temps opportun de l'impôt retenu aux institutions gouvernementales appropriées.

* Assurez-vous que les rapports de frais de voyage sont correctement remplis et que toutes les avances de voyage impayées sont rapprochées dans les délais prescrits

* Rapprocher et examiner tous les comptes débiteurs et créditeurs sur une base trimestrielle (par exemple, les comptes d'argent mobile, les avances et les comptes de retenue).

* Réconcilier les relevés bancaires et préparer des rapports mensuels sur les comptes bancaires.

* Gérer la préparation et la soumission des rapports de dépenses mensuels, en veillant à ce qu'ils soient exacts et complets et soumis au ministère de l'Intérieur conformément au calendrier des rapports.

* Gardez une trace de la taxe sur la valeur ajoutée payée à GODRC par le biais d'achats locaux et préparez les rapports requis pour l'USAID et leurs dates d'échéance.

* Préparer les rapports financiers des dépenses locales par catégorie (main-d'œuvre, transport, équipement, fournitures, etc.) comme demandé.

* Projeter, surveiller et assurer le réapprovisionnement des liquidités sur les comptes bancaires.

* Superviser la gestion des comptes en devises locales et étrangères.

* Approuver les demandes financières et / ou signer les rapports de liquidation.

* Effectuer d'autres tâches de comptabilité, de gestion financière et d'administration compatibles avec la portée globale de ce poste assigné de temps à autre par le siège social de Tetra Tech.

Contrats / subventions / approvisionnement

* Assurer la conformité avec les réglementations et les processus d'approvisionnement de l'USAID et de Tetra Tech, en consultant le Home Office pour maintenir la conformité avec les procédures du manuel d'approvisionnement de Tetra Tech.

* Préparer des procédures d'achat de biens et de services conformes à toutes les politiques et procédures pertinentes du gouvernement américain et de Tetra Tech.

* Rédiger le bon de commande et coordonner les approbations avec Tetra Tech Home Office.

* Rédiger les documents de demande de devis (RFQ) et publier les RFQ.

* Finaliser les négociations avec les fournisseurs sur les coûts et les conditions du contrat.

* Coordonner avec l'USAID et le GODRC sur l'exonération fiscale et le statut en franchise de droits pour les biens et services achetés.

* Coordonner avec l'équipe technique dans l'élaboration des champs d'application des travaux et des documents d'appel d'offres pour l'achat de biens et services.

* Effectuer une évaluation préliminaire des propositions pour assurer la conformité avec les termes et conditions de la RFQ.

* Faciliter tous les comités d'évaluation des propositions techniques et financières.

Qualifications

* Posséder un baccalauréat en administration des affaires, en finances, en comptabilité ou dans un autre domaine pertinent; Maîtrise, de préférence.

* Doit avoir au moins 10 ans d'expérience professionnelle pertinente et une expérience démontrée de travail sur l'USAID ou des projets financés par des donateurs avec une responsabilité croissante.

* Expérience réussie dans un rôle de supervision et en fournissant des commentaires et des conseils au personnel des finances et de l'administration.

* Expérience de la conformité et de l'administration associées à la mise en œuvre de l'USAID, y compris la supervision des contrats de sous-traitance et des subventions.

* Maîtrise avancée des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks.

* Doit avoir des connaissances en informatique (dans les applications Microsoft Office telles qu'Excel, Word, PowerPoint, etc.).

* La maîtrise du français écrit et parlé et / ou du swahili est requise; la maîtrise de l'anglais est requise.

* Expérience de travail en République démocratique du Congo idéalement.