DIRECTEUR DES OPERATIONS

Lieu : Goma, RDC (avec déplacements réguliers vers les bases de terrain)

Statut du poste : Temps plein, Exempt, Régulier

À propos de Mercy Corps

Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour y parvenir, nous savons que nos équipes font de leur mieux lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre de l’équipe a le sentiment d’appartenir à l’entreprise. Nous accueillons des origines, des perspectives et des compétences diverses afin de pouvoir être plus forts et avoir un impact à long terme.

L'équipe

Mercy Corps opère en République démocratique du Congo (RDC) depuis 2007, avec un personnel d'environ 400 personnes travaillant dans l'est de la RDC et au Kasaï. Le bureau national de Mercy Corps est à Goma avec des bureaux secondaires dans les provinces du Nord-Kivu, du Sud-Kivu, de l'Ituri et du Kasaï, et une base de coordination à Kinshasa. Les principaux domaines de programmation de Mercy Corps comprennent une combinaison de programmes de développement à long terme et de réponse humanitaire immédiate afin de : 1) Améliorer la fourniture de services d'eau et assurer un accès équitable aux services d'eau, d'assainissement et d'hygiène, dans les zones urbaines et rurales ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la reprise économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l'est du Congo avec une assistance en espèces polyvalente et un soutien d'urgence en matière d'EAH aux populations déplacées et hôtes.

La position

Le directeur des opérations est une personne clé au sein de l'équipe de direction du pays, qui veille à ce que les ressources soient planifiées et utilisées pour un soutien efficace au programme. Le directeur des opérations joue un rôle clé dans la direction générale du programme du pays sous la direction du directeur du pays. En tant que membre de l'équipe de direction au niveau du pays, le directeur des opérations partage la responsabilité globale de la direction et de la coordination des activités opérationnelles de Mercy Corps dans le pays, sous la supervision directe du directeur du pays.

Responsabilités essentielles

Gérer des opérations fiables et rentables et la mise en œuvre efficace des stratégies de Mercy Corps dans la bonne direction, y compris la supervision de la gestion des sous-bureaux, des technologies de l'information, des achats, de la gestion des actifs, de la gestion de la flotte et de la gestion de l'entrepôt.

• Aide l'équipe du programme à fournir en temps opportun un soutien opérationnel à un niveau de normes plus élevé.
• Assure la conformité aux exigences de Mercy Corps et aux règles et réglementations spécifiées par les donateurs et parfois les gouvernements hôtes.
• Fournit des informations de gestion pour la prise de décision, selon les besoins.
• Soutenir l’élaboration des budgets pour les activités opérationnelles des programmes nationaux dans le cadre de l’élaboration des propositions de programmes et de la budgétisation au niveau national.
• Représente Mercy Corps selon les besoins en coordination avec la direction du pays. En tant que membre de l'équipe de direction, le directeur des opérations bénéficiera de certaines représentations à la discrétion du directeur du pays (par exemple, le groupe logistique local, les groupes de travail des ONG, etc.)

Responsabilités du directeur des opérations :

En tant que membre de la haute direction, le directeur des opérations est responsable, sans s'y limiter, des responsabilités clés de supervision stratégique, d'élaboration et de mise en œuvre de politiques et de procédures et de gestion des ressources ;

SUPERVISION STRATÉGIQUE

Supervision stratégique, orientation et conseil sur tous les aspects de la gestion des opérations de Mercy Corps, visant à atteindre les résultats suivants :

• Contribution réussie à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du pays et à l’établissement de lignes directrices de gestion.
• Conseils sur les stratégies, les politiques et les plans opérationnels affectant les opérations, les livrables des programmes et la dotation en personnel.
• Analyser l'environnement opérationnel de Mercy Corps dans le pays, ajuster les opérations et fournir des conseils sur les changements contextuels.
• Guider les stratégies opérationnelles et les activités de Mercy Corps.
• Mise en œuvre réussie des stratégies opérationnelles et établissement direct des acquis de la direction avec les opérations.
• Maintenir un contrôle régulier sur le budget d'exploitation et identifier en temps opportun toute exception ou implication possible de sous-dépenses ou de dépenses excessives.
• Promouvoir la collaboration et la communication interdépartementales entre les opérations, les programmes, les RH/l'administration et les autres équipes.
• Promouvoir une culture d'apprentissage organisationnel continu en responsabilisant les individus et les équipes dans l'identification des besoins d'apprentissage. Créer des opportunités d'apprentissage et assurer l'accès aux ressources d'apprentissage disponibles.

MISE EN ŒUVRE DES POLITIQUES ET DES PROCÉDURES

Mise en œuvre de politiques et de procédures opérationnelles appropriées, conformes aux politiques et procédures de Mercy Corps et aux règles et réglementations des donateurs, en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants :

1. Conformité totale des opérations avec les politiques, procédures et processus d’approvisionnement et de logistique mondiaux de Mercy Corps.
2. Assurer un leadership stratégique, technique et managérial dans la mise en œuvre de l’approvisionnement mondial et de la logistique dans le programme du pays.
3. Assurer la conformité continue et totale des politiques et procédures financières de Mercy Corps et autres (c.-à-d. Manuel de gestion des programmes, Manuel du personnel national, etc.)
4. Agir en tant que point focal des opérations pour toutes les questions d’audit interne et externe, en coordination avec la direction du pays.
5. Fournir des conseils d'experts sur les politiques de Mercy Corps concernant la gestion des ressources, les outils, etc.
6. Elaboration de politiques et procédures locales avec l’appui de la direction du pays et mise en œuvre de celles-ci.
7. Superviser l'orientation et la formation de recyclage de tout le nouveau personnel sur les procédures, les politiques et les systèmes opérationnels (y compris le système d'approvisionnement en ligne ProSource).
8. Superviser le suivi de la conformité des partenaires en aval avec les réglementations MC et des donateurs en matière de gestion et d'élimination des actifs.
9. Assurer le déploiement de politiques nouvelles et/ou révisées relatives aux opérations de la chaîne d'approvisionnement mondiale, aux politiques opérationnelles standard et aux directives.

GESTION DES RESSOURCES

Gestion efficace et efficiente des ressources dans la gestion des sous-bureaux, les achats, la logistique et l'informatique pour atteindre les résultats suivants :

1. Assurer une gestion efficace des ressources logistiques et rendre compte de manière systématique, transparente et efficace à la direction du pays.
2. Responsable de la fourniture d'achats de haute qualité et en temps opportun et d'autres formes de soutien aux programmes.
3. Exercer une surveillance sur les processus d’approvisionnement et la logistique en garantissant le respect des politiques et procédures d’approvisionnement de Mercy Corps ainsi que des règles et réglementations des donateurs.
4. Superviser la fourniture des transports et des importations/exportations.
5. Supervision du maintien de la garde appropriée des actifs de Mercy Corps, de l'inventaire de l'entrepôt et de l'inventaire général.
6. Veiller à ce que l’utilisation des ressources du programme pays soit optimisée.

GESTION D'ÉQUIPE

• Développer les capacités de l’équipe, approfondir la compréhension de leurs rôles et contribuer au développement de carrière.
• Aider les membres de l’équipe avec des informations, des outils et des ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
• Promouvoir la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir des commentaires constructifs de manière informelle et formelle via des entretiens individuels réguliers et des évaluations de performance.
• Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
• Créer et maintenir une culture d’équipe axée sur le service, collaborative et proactive.
• Examiner les structures de l’équipe et les adapter de manière appropriée en fonction des besoins de la programmation/du pays, des budgets, etc. Cela comprend des examens semi-fréquents des rôles/responsabilités des membres de l’équipe des opérations.
• Embaucher, orienter et diriger les membres de l’équipe des opérations selon les besoins.
• Travailler avec tout le personnel de Mercy Corps pour assurer une introduction et une adoption en douceur des systèmes opérationnels.

SOUTIEN AU PROGRAMME

1. Travailler en étroite collaboration avec le directeur du pays et les autres chefs de département pour assurer une mise en œuvre fluide, efficace et efficiente des programmes.
2. Créer et maintenir des systèmes garantissant une utilisation efficace et transparente des ressources financières
3. Diriger ou codiriger les réunions de coordination entre les programmes et les opérations et s'assurer que tous les points d'action convenus sont bien suivis
4. Veiller à ce que tous les bureaux extérieurs disposent des capacités (humaines et techniques) nécessaires au bon fonctionnement du programme.
5. Veiller à ce que les procédures, politiques et directives internes et celles des donateurs soient respectées
6. Établir et maintenir un pipeline d’approvisionnement, superviser les aspects logistiques de l’opération ; superviser le stockage et les mouvements des marchandises selon les besoins.
7. Assurez une gestion de flotte unifiée et rentable, y compris le suivi de la maintenance, de la consommation de carburant et de la planification des véhicules.
8. Soutenir la mise en place et la fermeture des bureaux extérieurs
9. Fournir un soutien aux programmes dans l’élaboration et la révision périodique des plans d’approvisionnement
10. Superviser SharePoint et la gestion des fichiers pour les documents d'approvisionnement, de TIC et de logistique.

OPÉRATIONS DES BUREAUX EXTÉRIEURS

1. Fournir un soutien aux bureaux extérieurs pour garantir que les systèmes et structures de soutien sont en place et conformes aux politiques et procédures internes et externes pertinentes.
2. Veiller à ce que les opérations des bureaux extérieurs créent un environnement propice à une mise en œuvre harmonieuse du programme.
3. Effectuer des visites fréquentes sur le terrain dans les sites des projets/programmes à des fins de supervision et de soutien et maintenir une étroite collaboration avec les chefs de bureau de chaque site de terrain pour assurer la coopération opérationnelle et programmatique.
4. Aider les bureaux extérieurs à évaluer les risques opérationnels et à élaborer un plan d’atténuation des risques opérationnels.

SÉCURITÉ

• Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité telles que déterminées par les dirigeants du pays.
• Assurez-vous de manière proactive que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.

Responsabilité de surveillance

Opérations dans tous les pays : achats, logistique, gestion des bureaux auxiliaires

Responsables directs : Responsable des achats, Responsable logistique, 2 responsables de secteur, Responsable informatique

Responsabilité

Responsable direct : Directeur du pays

Travaille directement avec : l'équipe de direction, les chefs de bureau, les équipes de programme

Responsabilité envers les participants et les parties prenantes

Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier à l’égard des participants à nos programmes, des partenaires communautaires, des autres parties prenantes et des normes internationales régissant le travail international de secours et de développement. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

Qualification minimale et compétences transférables

• Diplôme BA/BS dans un domaine pertinent.
• Au moins 5 ans d’expérience en gestion de haute direction dans le secteur des entreprises ou des ONG internationales, y compris une expérience en soutien opérationnel, notamment en élaboration de stratégies.
• Une bonne connaissance des procédures administratives et logistiques est fortement souhaitée.
• Capacité avérée de supervision et/ou compétences techniques combinées à du leadership.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec des collègues dans un environnement de travail multiculturel et multiethnique diversifié.
• Compétences en gestion, organisation, planification et mise en œuvre des tâches assignées sous la pression d'horaires fréquents et serrés.
• Forte capacité à faire preuve de discernement et de prise de décision dans des environnements de travail difficiles et complexes.
• A démontré des compétences analytiques et de résolution de problèmes dans le traitement des questions de gestion et de coordination au niveau du programme national.
• La capacité à gérer simultanément les tâches quotidiennes tout en maintenant une vision et une orientation stratégiques est essentielle.
• Communication verbale et écrite efficace, organisation, priorisation et applications Microsoft Office.
• Maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit requise.
• Une attitude positive et une approche énergique pour travailler en équipe sont requises.

Facteurs de réussite

Le directeur des opérations retenu sera doué pour résoudre les problèmes et sera capable d'élaborer des méthodes pour mettre en œuvre des programmes réussis tout en faisant preuve d'une excellente gestion des fonds des donateurs et en se conformant aux réglementations de Mercy Corps et des donateurs. Il entretiendra de solides relations de coopération avec d'autres départements et interagira efficacement avec le personnel international et national, tant dans le cadre de la gestion que de la formation, tout en démontrant sa capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à respecter les délais et à traiter les informations à l'appui des activités changeantes du programme. Il sera capable de vivre et de travailler en étroite collaboration avec une équipe diversifiée d'individus dans un environnement de travail et de sécurité très intense et fluide et sera disposé à se rendre régulièrement dans les bureaux extérieurs et les sites de projet de Mercy Corps. Les membres du personnel de Mercy Corps les plus performants sont fortement engagés dans le travail d'équipe et la responsabilité, s'épanouissent dans des environnements en évolution et changeants et font de la communication écrite et verbale efficace une priorité dans toutes les situations.

Conditions de vie / Conditions environnementales

Le poste est basé à Goma, en RDC, et n'est pas accompagné. Il nécessite jusqu'à 40 % de déplacements pour soutenir les programmes du pays, ce qui peut inclure des déplacements dans des endroits peu sûrs où la liberté de mouvement est limitée et dans des zones où les commodités sont limitées. Le logement pour ce poste est dans des logements individuels.

Le poste est basé à Goma, en RDC, et nécessite des déplacements dans divers endroits du Nord-Kivu, du Sud-Kivu et de l'Ituri. Les bureaux de Mercy Corps connaissent des niveaux d'insécurité variables, la situation étant étroitement surveillée par les forces de maintien de la paix de l'ONU. Des années de conflit et de corruption ont gravement endommagé l'infrastructure du pays. Les déplacements aériens sont nécessaires pour se rendre d'un bout à l'autre du pays. Les téléphones portables et les services cellulaires sont largement disponibles. Internet est limité, mais disponible dans tous les bureaux de Mercy Corps. Des déplacements vers les sites de terrain seront nécessaires où les conditions de vie sont propres et sûres, mais basiques. Il existe un certain nombre de services de santé disponibles avec plusieurs options d'évacuation pour les maladies graves. L'accès à la plupart des biens de consommation est raisonnable.

Apprentissage continu

Pour soutenir notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l’équipe de consacrer 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnel et/ou professionnel.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la manière dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons de créer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte ses points de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu'individu et en tant qu'équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un voyage et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.

Égalité des chances en matière d'emploi

Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances et ne tolérant aucune discrimination, quelle qu'en soit la raison. Nous recherchons activement des profils, des perspectives et des compétences diversifiés afin de pouvoir être collectivement plus forts et d'avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail respectueux et sécuritaire où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité sexuelle, l'expression sexuelle, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Protection et éthique

Mercy Corps s'engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse de membres de l'équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou d'autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux concernant la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l'IASC et avons signé le programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles . Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l'exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou contre les membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe sont tenus de se conduire de manière professionnelle, de respecter les lois et coutumes locales et d'adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe sont tenus de suivre des cours d'apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.

En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d'une quelconque forme d'inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la hotline d'intégrité de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).