OFFRE D’EMPLOI ADK/PU/2024/003- CNT/RESPONSABLE LOGISTIQUE DU CENTRE D’EXCELLENCE DAMIEN

A. TITRE DU POSTE :

Responsable logistique du Centre d’Excellence Damien de l’a.s.b.l. Action Damien RD Congo.

B. CADRE GENERAL DE TRAVAIL :

Le « Centre d’Excellence Damien (CEDA) » est une structure hospitalière de prise en charge de la tuberculose pharmaco résistante (TB-PR) dans la ville province de Kinshasa. C’est une expérience unique et réussie dans ce domaine en RD Congo. En effet, il a pour mission d’apporter un plus dans la lutte contre la TB-PR par une offre des services et de soins de qualité aux malades nécessitant une attention plus soutenue et un suivi rapproché de par les problèmes complexes qu’ils présentent. Ce centre est appuyé par Action Damien et un responsable logistique assure la coordination de toutes les activités liées à la logistique sous la supervision du médecin chef de projet.

C. RESPONSABILITES PRINCIPALES :

Sous la supervision du médecin chef de projet CEDA en collaboration avec le responsable

Logistique de la CONAT AD, le responsable de la logistique du CEDA assure la gestion des activités logistiques du projet dans le respect des procédures Action Damien.

A ce niveau de responsabilité, il organise :

L’administration logistique,

L’encadrement du staff logistique,

Les achats et approvisionnements,

La gestion des bâtiments,

La gestion technique générale (suivi, entretien et maintenance du Charroi auto, des parcs des matériels, des immobilisations (générateurs, mobiliers, parc informatique,)

La gestion des flux et stocks (fournitures, carburant, produits d’entretien, …).

D. SPECIFICATION DES TÂCHES :

L’administration logistique :

Participer au processus de planification pluriannuel et opérationnel selon les exigences des différents bailleurs sous la coordination du Médecin Chef de Projet et en collaboration avec le Responsable de la Logistique CONAT AD ;

Vérifier que tous les documents officiels de bord soient disponibles et établir dans les délais les documents nécessaires au bon fonctionnement du parc automobile (assurances, vignettes, cartes roses, etc.…) ;

Mettre en place les outils de gestion spécifique par activité logistique au CEDA ;

Assurer le suivi des activités et la mise à jour des outils de gestion ;

Superviser le classement et archivage de tous les outils de gestion ;

Elaborer les rapports de consommation des fournitures, produits d’entretien, vivres et autres consommables.

L’encadrement du staff logistique :

Organiser et superviser le travail des membres de l’équipe de la Logistique ;

Animer les réunions hebdomadaires pour la planification et le suivi de réalisation des activités logistiques ;

Partager les informations de service au sein de l’équipe logistique ;

Respecter et faire appliquer les procédures Action Damien dans la gestion logistique ;

Assurer un accompagnement technique du personnel logistique sous sa responsabilité ;

Superviser et évaluer les prestations du personnel logistique du CEDA et identifier les lacunes nécessitant un renforcement des capacités.

Les achats et approvisionnements :

Planifier les approvisionnements périodiques internes sur base des consommations moyens et états de besoin des différents services du CEDA ;

Réaliser les achats dans le respect des procédures Action Damien ;

Déclarer au CODI les différentes donations/legs des matériels et équipements reçus d’autres organisations et archiver les certificats de dons ;

Veiller à une bonne gestion des stocks via les outils de gestion appropriés (bons de livraison/réception, fiches de stock, fiches d’inventaire, fiches des produits avariés, fiches des médicaments périmés, …) ;

Evaluer les consommations moyennes mensuelles pour définir la fréquence des commandes (vivres alimentaires, produits d’entretien, médicaments, carburant et autres consommables, …) ;

Programmer et exécuter les inventaires (stock théorique et physique) périodiques (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) selon le type des produits.

La gestion des bâtiments :

Faire Suivre les activités d’assainissement de l’environnement et entretien des bâtiments du CEDA sur base d’un calendrier pré établi (nettoyage, sarclage, …) ;

Planifier et suivre les travaux de réhabilitation/rénovation des bâtiments du CEDA ;

Participer au processus de sélection des prestataires de service sur base des appels d’offre dans le respect procédures Action Damien ;

Assurer la référence technique de tous les problèmes logistiques/techniques du CEDA à la Logistique de la CONAT AD.

La gestion technique générale (suivi, entretien et maintenance des matériels et équipements (système solaire, mobiliers, parc informatique, extracteur d’air, climatiseur, …)

Former les utilisateurs des différents matériels et équipements ;

Fournir suivre l’utilisation des fiches de suivi de fonctionnement de chaque matériel et équipement ;

Elaborer un planning de suivi des entretiens pour chaque matériel et équipement en collaboration avec les prestataires sélectionnés ;

Superviser la maintenance et l'entretien des équipements et matériels ;

Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels au sein du CEDA (lessiveuse, cuisinière, congélateur, extracteur d’air, …) ;

Signaler immédiatement au Chef de Projet et au Responsable Logistique de la CONAT AD des éventuels problèmes techniques et mécaniques constatés au sein du CEDA.

La gestion du parc automobile (véhicule, moto, générateur, …)

S’assurer que les suivis journaliers et hebdomadaires sont exécutés ;

S'assurer que les entretiens sont planifiés et exécutés ;

Superviser la bonne tenue des carnets de bord et de renouvellement d’autres documents de bord (carte rose, assurances, certificat de contrôle technique, …) ;

Vérifier les consommations de carburant de tous les véhicules et générateur par rapport au kilométrage et au nombre d’heures de fonctionnement ;

Coordonner en collaboration avec le service médical les mouvements des véhicules et moto affectés au CEDA sur base des plannings concertés ;

Suivre régulièrement les consommations des véhicules, moto, générateur ;

Ces différentes tâches reprises ci haut ne sont pas exhaustives, la flexibilité étant une qualité exigée chez Action Damien, il peut donc être demandé au chargé ( e) logistique d’exécuter d’autres tâches en relation avec le poste.

E. RELATIONS HIERARCHIQUES AU TRAVAIL :

Le Responsable Logistique travaille sous la supervision directe Chef du Projet à qui il/elle rend compte de son travail et collabore avec le Responsable Logistique de la Conat.

F. PROFIL RECHERCHE

Etre de nationalité Congolaise

Être détenteur (rice) d’au moins un diplôme de graduat en logistique, comptabilité, en informatique ou en d’autres disciplines de gestion apparentées

Justifier d’une expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire ou un poste dans l’administration des entreprises ou ONG

Maîtrise des outils de gestion et de planification

Maîtrise du fonctionnement des différents transports

Maitriser le cycle d’approvisionnement en médicaments essentiels est un atout

G. QUALITES ET COMPETENCES PARTICULIERES REQUISES

L(e) Candidat(e) doit :

Être accueillant(e)e et courtois(e), tout en restant ferme

Avoir des qualités managériales et bonnes aptitudes de communication

Savoir travailler en équipe

Faire preuve d’initiative

Être discrète et honnête

Être disponible et flexible avec une grande capacité à travailler sous pression

Être doté de fortes aptitudes en informatique (pack Windows, etc…) et utilisation de nouvelles technologies de communication

Avoir de bonnes connaissances en numérisation et digitalisation

La Maitrise du français (parlé et écrit) est primordiale et l’anglais professionnel sont des atouts de taille

Organisation

Rigueur

Savoir conduire un véhicule

H. DOCUMENTS A FOURNIR

1. Une lettre de motivation manuscrite d’une page maximum, expliquant votre motivation à travailler avec Action Damien pour la fonction visée ;

2. Un Curriculum vitae à jour (2 pages maximum) contenant au moins :

L’identification personnelle complète avec adresse de contact actuelle, n° de téléphone et adresse e-mail ;

L’état civil et composition familiale ;

Etudes supérieures réalisées : année, lieu, dates et diplômes ;

Stages et Séminaires, Congrès et autres formations nationales et/ou internationales suivis : dates, lieux, objets, etc. ;

Expériences professionnelles : dates, domaines, fonctions exercées, employeurs, avec les attestations des services rendus 

Pour les dernières fonctions exercées, décrire succinctement le travail fait et les résultats obtenus :

Langues : écrites et parlées ;

Connaissances en informatique : logiciels utilisés et maîtrisés ;

Trois personnes de référence pour répondre de son assiduité au travail, de son intégrité morale et de sa crédibilité générale, avec leurs noms, adresses mails et numéro téléphone

3. En annexe les copies des diplômes et attestations de travail.

I. DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES :

Le dossier de candidature sera envoyé UNIQUEMENT en version électronique au plus tard le 27 avril 2024, aux adresses électroniques suivantes et en indiquant dans l’objet la référence de l’offre d’emploi ADK/PU/2024/003- CNT/CHARGE DE LA LOGISTIQUE :

Recrutement.actiondamien@gmail.com 

Avec copie à l’adresse suivante :

Adk.actiondamien@gmail.com

Les candidatures féminines sont vivement encouragées à postuler.

Fait à Kinshasa, le 8/04/2024

Pour la Coordination Nationale D’Action Damien en RD Congo

Dr Pierre UMBA / Représentant National