AVIS DE RECRUTEMENT N°4/NCBA CLUSA/2024

DESCRIPTION DE POSTE ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

TITRE : Assistant Administratif et Logistique , NCBA CLUSA/ (RDC)
RAPPORTER À : Responsable AdministratIF et Financier (RAF) de NCBA CLUSA
LIEU D’AFFECTATION : Tshimbulu, RDC

CONTEXTE:

Le projet Tudituale, qui se traduit par « Soyons autonomes » en Tshiluba, a pour but l’amélioration de la sécurité alimentaire, nutritionnelle et économique des ménages vulnérables du Kasaï Central, en RDC. Le projet Tudituale est financé par USAID/BHA et est mis en œuvre par un consortium d’organisations nationales et internationales dont Catholic Relief Services (CRS) est le lead. NCBA CLUSA International, membre de ce consortium, recrute un candidat / une candidate pour le poste d'Assistant Administratif et Logistique, en vue de sa participation à la gestion administrative et logistique du projet.

OJBET ET PORTÉE :

L’Assistant Administratif et Logistique aura pour mission de s’occuper de toutes les tâches logistiques existant de NCBA CLUSA au niveau du projet. Il travaillera sous la supervision quotidienne du Responsable Administratif et Financier (RAF) de NCBA CLUSA. Il travaillera en étroitement collaboration avec le Gestionnaire de la conformité et des Ressources Humanes/Administration, le Gestionnaire des subventions et le Responsable principal de la Flotte et de la Logistique du projet. L’Assistant Administratif et Logistique informera immédiatement son responsable hiérarchique en cas de difficulté (dysfonctionnement du service, pièces non conformes, entre autres) et respectera, en permanence, les règles de confidentialité et de discrétion qu’implique sa fonction.

L’Assistant Administratif et Logistique jouera six rôles principaux : (1) Appui dans l’Administration du projet ; (2) Appui dans la gestion des ressources humaines ; (3) Approvisionnements et logistique ; (4) Appui dans la gestion financière. L’Assistant Administratif et Logistique servira, en outre, de Point Focal des activités de MEAL de NCBA CLUSA et de Chargé de couverture médiatique des évènements du projet au compte de NCBA CLUSA.

DOMAINES ESSENTIELS DE RESPONSABILITÉ :

Administration

• Assurer la gestion administrative générale (répondre à des requêtes, entre autres) ;
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (registres) ;
• Participer à la gestion des divers contrats administratifs relevant du service ;
• Recevoir et classer avec soin et méthode toutes les pièces du service de manière à les retrouver aisément ;
• Maintenir à jour la base de données du personnel ;
• Assurer un appui sur la procédure de rédaction des contrats d’emploi, des formalités administratives y afférant, le calcul des salaires ;
• Assurer le suivi des périodes d’essai, des fins de contrat, de toutes les formes de visas et des autres documents officiels du personnel expatrié et famille, de tous les documents officiels renouvelables périodiquement ou acquis définitivement dont doit se procurer NCBA CLUSA ;
• Assurer le suivi de l’état de tous les équipement et matériels mis à la disposition de NCBA CLUSA par CRS et prendre les dispositions pour corriger, à temps, les insuffisances constatées ;
• Assurer le renouvellement, à temps, de toutes les pièces et documents indispensables au bon fonctionnement et à la circulation normale du véhicule mis à la disposition de NCBA CLUSA par CRS et des vélos mis à la disposition des Assistants Communautaires (ASCO) par NCBA CLUSA ;
• Assurer un appui sur toute la procédure des absences : congés, maladies, autres ;
• Proposer en permanence des améliorations pour le travail administratif (procédures, outils, autres).

Ressources Humaines

• Assurer un appui sur la gestion des dossiers du personnel : récolter les informations relatives aux personnes et les mettre constamment à jour dans les fichiers, de manière ordonnée et structurée ;
• Assurer l’impression des fiches de paie ;
• Faire le suivi des dossiers d’immatriculations de la base ;
• Assurer un appui sur toute la procédure de recrutement ;
• Assurer un appui sur les évaluations du personnel ;
• Assurer un appui sur la formation du personnel ;
• Assurer un appui sur les promotions, la mobilité et les sanctions pour l’ensemble du personnel ;
• Accueillir et écouter toutes les questions en provenance du personnel et trouver la réponse la plus appropriée aux problèmes posés et/ou se référer à son supérieur hiérarchique.

Approvisionnement et logistique 

• Recevoir et compléter les commandes de matériels et de fournitures ;
• Planifier les déplacements du personnel et superviser la gestion des véhicules ;
• Exécuter des tâches de bureau et de clerc ne se limitant pas à la photocopie, scan, archivage, fax et au courrier électronique ;
• Gérer la réparation et l'entretien des ordinateurs et de l'équipement de bureau ;
• Gérer la réparation et l'entretien des véhicules et équipements ;
• Solliciter et recueillir les devis pour le RAF ;
• S'assurer de la qualité des feuilles de bords et le suivi de la consommation de carburant (véhicule, groupe électrogène, moto, autres) ;
• Assurer la collecte des demandes d’achat et de services des différents demandeurs ;
• Demander les cotations auprès des fournisseurs de biens et services ;
• Assurer les petites opérations d’approvisionnement du bureau en biens et services courants ;
• Veiller au respect des procédures de la relation qualité/prix dans chaque opération d’approvisionnement en biens et services ;
• Faire le suivi quotidien des demandes d’achat/services ;
• Assurer le suivi de petites réparations dans le bureau (bâtiment et équipements) ;
• Tenir le tableau de suivi mensuel des demandes d’achat et de service et le transmettre au RAF ;
• Elaborer un rapport mensuel du matériel roulant de la base et le transmettre au RAF ;
• Faire un suivi régulier des équipements des antennes/bureaux régionaux ;
• Mettre à jour le tableau de suivi et le transmettre au RAF ;
• Assurer le classement rigoureux et précis de l’ensemble des dossiers d’achat et des équipements ainsi que leur archivage, selon les normes en vigueur au projet ;
• Veiller à la bonne communication interne et à la circulation efficace des informations entre les équipes supports et les équipes opérationnelles.

Finance

• Conserver et actualiser les journaux de caisse ;
• Assurer le suivi continu de toutes les factures (d'électricité, d'eau) et assurer un paiement à jour ;
• Saisir les opérations en QuickBooks ;
• Scanner les pièces financières.

L’Assistant Administratif et Logistique exécutera toutes autres tâches qui lui seront assignées par le RAF ou le Représentant Pays de NCBA CLUSA.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

Qualifications

• Licence en Administration, Logistique ; Gestion ou domaine lié ;
• Minimum de trois (3) années d'expérience professionnelle dans le domaine de l'administration ou la gestion logistique, dans une organisation internationale ;
• Très bonnes connaissances informatiques ;
• Utilisateur expérimenté de Microsoft Office, expérience démontrée avec les logiciels de comptabilité et les tableurs Excel ;
• Expérience pratique, d’un an au minimum, dans une position de staff chargé de communication est un atout ;
• Expérience pratique, d’un an au minimum, au sein d’une équipe  MEAL est un atout ;
• Expérience pratique dans l’utilisation de plateforme d’enregistrement de données est un atout ;

Compétences

• Capacité avérée à travailler sous pression avec des délais très serrés ;
• Solides aptitudes en communication, méthode, autonomie et rigueur dans le travail ;
• Réflexion novatrice et créative dans la résolution de problème ;
• Compétence solide en rédaction de compte-rendu ;
• Compétence en couverture photo, vidéo et audio des évènements professionnels du projet ;
• Compétence en conception de script d’éléments vidéo et audios ;
• Compétence en conception et renseignement d’outils de collecte d’information ;
• Capacité à hiérarchiser, planifier les tâches et en faire le suivi rigoureux ;
• Disponibilité et aptitude à voyager sur les sites du projet à l'échelle nationale ;
• Capacité de travailler, aussi bien de façon indépendante, qu'en équipe et volonté de soutenir et de former les autres.

LANGUES REQUISES

Maîtrise du français. L'anglais est un atout. Les langues locales constituent aussi un atout.

VOYAGES :

Les déplacements sont nécessaires pour se rendre sur les sites de projet, particulièrement dans les zones de santé de la province du Kasaï Central (à peu près 15% du temps).

RELATIONS :

La personne qui occupe ce poste travaille en étroite collaboration avec le Représentant Pays de NCBA CLUSA et sous sa direction. Elle doit travailler de manière positive et professionnelle, en développant une forte communication interpersonnelle avec l'ensemble du personnel et le grand public. Elle doit également accorder une attention particulière aux détails, être capable de motiver les autres membres du personnel, de fixer des priorités, de négocier et de résoudre des problèmes.

NCBA CLUSA est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et de l'action positive et qui s'engage à respecter la diversité.  Tous les individus, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles, sont encouragés à postuler. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, d'affiliation politique, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'état civil, de handicap, de statut d'ancien combattant protégé, d'informations génétiques, d'âge et de caractéristiques protégées par la loi pour les facteurs non liés au mérite. 

Les candidatures des populations locales sont fortement sollicitées.

La présente description de poste ne doit pas être interprétée comme exhaustive.  Elle a pour but d'identifier les principales responsabilités de ce poste. Le titulaire peut être amené à assumer des responsabilités et des tâches professionnelles autres que celles énoncées dans la présente description, en fonction des besoins de l'organisation.  Au minimum, la description du poste sera réexaminée et révisée, le cas échéant, à l'occasion de l'évaluation annuelle des performances du titulaire.

SOUMISSION :

Pour que leurs candidatures soient prises en considération, les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV à l’adresse email « Tudituale-DRC@ncba.coop » en indiquant l'objet : "Projet Tudituale Assistant Administratif et Logistique " au plus tard le 10 Février 2024 à 12h00 heures locales. Les entretiens seront programmés au fur et à mesure de l'identification de candidatures pertinentes.

Fait à Kinshasa, le 25 Janvier 2024

La Direction