Lieu : Epulu, Réserve de faune à okapis (OWR), RDC

Relève de : Directeur du site

Rapports directs : personnel financier de l'OWR

Date de début : dès que possible

Résumé du poste

Le responsable des finances dirige et gère les finances et l'administration et veille à ce qu'elles fonctionnent comme une unité fonctionnelle et cohérente qui fournit des services de haute qualité, réactifs, opportuns et rentables à la Réserve tout en restant conforme aux lois locales, aux politiques et procédures du WCS. et les exigences des donateurs pour la mise en œuvre des activités du projet. Elle/il effectue des tâches efficaces de budgétisation, de suivi des dépenses, d'analyse de la réserve et de reporting conformément aux principes comptables généralement reconnus et aux exigences de subvention pour la réserve et garde un contrôle strict sur les ressources allouées.

Il/elle maintiendra une communication appropriée et des relations étroites avec les chefs d'unité de l'OWR, le personnel de WCS RDC, les principaux donateurs et agences de financement, ainsi que les institutions gouvernementales locales. Il/elle sera responsable de toutes les questions financières et administratives (contrôle financier, reporting, etc.) de la Réserve.

Le responsable financier est basé sur le terrain et réside en permanence au siège de la Réserve à Epulu. Il/elle supervise l'équipe financière à Epulu et rapporte au directeur du site OWR, avec un rapport en pointillé au directeur financier pays basé à Goma.

Responsabilités:

Planification financière et budgétisation

• Soutenir la prise de décision stratégique sur les questions financières en maintenant un plan opérationnel budgétisé à jour de l'OWR détaillant le financement obtenu, les propositions planifiées et les déficits de financement.
• Diriger et superviser la préparation du budget institutionnel annuel pour l'OWR, y compris la supervision du chiffrage du plan de travail budgétisé annuel
• Assurer l'exactitude et la mise à jour des données à saisir dans le système budgétaire institutionnel tout au long de l'exercice financier afin de garantir que des ressources adéquates sont disponibles pour réaliser les activités et les livrables du programme, pour soutenir la demande de trésorerie mensuelle au siège et pour préparer l'allocation mensuelle des coûts groupés.
• Soutenir le personnel technique en expliquant et en surveillant l'utilisation du plan opérationnel budgétisé pour garantir que toutes les activités encourues sont conformes au plan convenu et approuvé.
• Élaborer les budgets des donateurs au stade de la proposition, conformément aux exigences du WCS et des donateurs, en veillant à ce que tout écart financier soit pris en compte et que le budget soit aligné sur le plan opérationnel budgétisé.

Direction financière

• Revue du suivi budgétaire mensuel de chaque activité de financement de subvention en OWR, aussi bien les subventions qui sont à 100% OWR que celles qui financent partiellement l'OWR
• Coordonner avec le responsable du programme OWR et le personnel logistique, financier et technique concerné pour examiner mensuellement le dossier de suivi budgétaire. Pour les projets en retard, recommander les mesures correctives à prendre et identifier le personnel responsable de chaque action.
• Examinez mensuellement tous les comptes de bilan OWR et assurez-vous que le directeur national des finances est au courant de tout problème.
• Veiller à ce que les rapports de fin de mois et les rapports de fin d'exercice soient exacts, complets et soumis en temps opportun.
• Préparer les rapports financiers des donateurs pour examen par le directeur national des finances et garantir que tout partage des coûts, contrepartie ou effet de levier requis est respecté à temps et conformément aux contrats signés et aux exigences du donateur.

Gestion de la trésorerie

• Préparer à temps les demandes de trésorerie mensuelles pour OWR, sur la base des projections du budget et des flux de trésorerie, afin de garantir que le projet dispose de tous les fonds nécessaires aux opérations.
• Veiller à ce que la ligne de base et la limite de trésorerie sur le site soient respectées et que les méthodes de paiement mises en œuvre soient utilisées de manière adéquate.
• Informer régulièrement le responsable du site OWR de la situation financière de l'ensemble des opérations et alerter le responsable du site et le directeur financier du pays en cas de problèmes anticipés et/ou identifiés.

Gestion des sous-subventions

• Veiller à ce que la gestion des sous-bénéficiaires respecte les politiques et procédures de WCS, y compris, mais sans s'y limiter : compléter l'évaluation des risques, analyser le budget de la proposition pour s'assurer qu'il est conforme à la description du programme, suivre les dépenses par rapport au budget, examiner les factures, les visites sur site, les rapports de suivi.

Contrôles et audits internes

• Assurer la bonne mise en œuvre et le respect des systèmes de contrôle interne, des politiques et des directives du WCS dans la réserve.
• Servir, en coordination avec le directeur financier du pays, en tant que point focal pour tous les audits et examens financiers d'OWR.
• Proposer au directeur financier pays des changements aux politiques, procédures et outils locaux pour une gestion financière optimisée en tenant compte des réalités et des contextes de l'environnement opérationnel.
• Coordonner l'exécution des examens ou des audits financiers internes/externes pour l'OWR, des examens ou des audits opérationnels, et assurer le suivi en temps opportun de toutes les conclusions et recommandations en remettant des rapports de situation réguliers au directeur financier du pays et au contrôleur régional.
• Diriger, coordonner et superviser les audits locaux relatifs aux questions comptables, fiscales et sociales

Gestion du personnel

• Veiller à ce que le personnel du projet connaisse et respecte les politiques et procédures du WCS et des donateurs en matière de comptabilité, de finances et de budget, ainsi que les risques financiers grâce à la formation et au mentorat.
• Fournir une formation et un renforcement des capacités au programme OWR et au personnel financier pour garantir qu'ils sont informés des politiques et procédures ainsi que des processus et principes comptables internes.
• Responsable du recrutement, de la formation et de la gestion du personnel financier pour OWR.

Effectuer d’autres tâches assignées et nécessaires pour représenter OWR sur les questions financières auprès des partenaires et des parties prenantes.

Diplômes et expérience requis :

• Baccalauréat en administration des affaires, de préférence avec une spécialisation en comptabilité. MBA ou CPA un plus. Capacité avérée à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et procédures financières.
• Expérience significative de la gestion financière des subventions et des contrats du gouvernement et des agences ; une expérience avec la KFW, l'UE et les gouvernements américains est un plus.
• Au moins trois ans d'expérience dans la gestion d'un secteur financier pour une entreprise ou une organisation à but non lucratif.
• Solides compétences analytiques, de résolution de problèmes et de comptabilité technique
• Capacité à vivre dans un environnement éloigné
• Intérêt pour la conservation de la faune et les questions environnementales
• Expérience avec les outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
• Capacité à gérer plusieurs tâches avec des délais et des parties prenantes différents (serrés)
• Bonnes compétences en communication, tant écrite qu'orale, solides compétences en facilitation et en résolution de conflits ainsi que solides compétences analytiques.
• Compétences avérées en gestion et capacité à travailler en équipe au sein d’une organisation.
• Anglais et français requis.
• Expérience SAP un plus