Description de la fonction

Fonction : Assistant Administratif et Financier

Résumé de la fonction

Ipas recherche un(e) Assistant Administratif et Financier pour rejoindre l’équipe et apporter le soutien quotidien pour la réussite de ses activités pour une période de 12 mois.

L’Assistant Administratif et Financier travaillera sous la supervision directe du Finance& Operations Manager.
Il s’agit d’un contrat de consultance de 12 mois ; le détenteur sera basé à Goma.
Il devra au besoin effectuer des missions dans les provinces de la RDC dans lesquelles le projet est opérationnel.

Description de la fonction

Principales responsabilités

A) ADMINISTRATIONS ;

• Assurer la rédaction des contrats (fournisseurs) d’achats de biens et services et les soumettre pour la validation ;
• Réception et rédaction de correspondance (courriers et autres documents) destinée à un public externe et interne, en coordination avec le superviseur ;
• Coordination des réunions du personnel et des réunions extérieures, assister l’administration dans l’élaboration, rédaction des contrats de consultance et tenir à jour la base de données des consultants
• Assurer la gestion des consommables (eau, électricité, internet) et si nécessaire préparer les notes de paiement selon la procédure ;
• Assurer la gestion des contrats de loyers du bureau et servir de point de contact avec le bailleur ;
• Apporter un appui des formalités de voyages nationaux et internationaux des staffs au besoin (visa, achat et réservation billets et réservation hôtel) etOrganisation les modalités de déplacements des staffs (voyage) ;
• Collaborer avec des traiteurs et d’autres vendeurs extérieurs en vue de planifier et de réaliser les évènements en dehors de nos bureaux
• Traiter les dossiers relatifs aux ressources humaines avec l’appui de la hiérarchie.

B) PROCUREMENTS

• Maintenance du registre des actifs de l’inventaire des consommables/ commodités et équipements pour le programme ;
• Organiser et participer aux comités d’achat Ipas RDC et en assurer le secrétariat ;
• Apporter un appui pour la réalisation des activités   en réservant les modalités des chambres d’hôtel, les salles, préparation du matériel des activités ;
• Assurer les achats du bureau suivant le manuel de Ipas (plus de 300 usd) de biens et services en tenant compte du tracker des achats ;
• Gérer et s’assurer du contrôle de stock pour les autres matériels (commodités, consommables et équipements Heath system) ainsi que les assets du bureau ;
• Assurer le processus de transfert de matériels et biens au besoin (colisage et distribution des consommables / Commodités et équipement dans les centres de santé) ;
• S’assurer de la sécurité du staff de l’organisation et appliquer les normes sécuritaires mises à jour et maintenir le contact avec les clusters de sécurité ;
• S’assurer de la fonctionnalité et de la sécurité des équipements informatiques de l’organisation ;
• Toutes les autres tâches lui sont confiées par son superviseur

C) FINANCES

• Assurer les achats administratifs (cafétéria et bureau) suivant le manuel de Ipas (moins de 300 usd) de biens et services en tenant compte du tracker des achats dans l’esprit et selon le manuel des achats Ipas RDC et/ou autres exigences des bailleurs ;
• Gestion de la petite caisse du bureau ;
• Fourniture aux sous-bénéficiaires d’Ipas en RDC d’une assistance technique dans le domaine financier pour la préparation de leurs rapports financiers et pour veiller à ce que tous les justificatifs concernant les dépenses soient conformes aux normes d’Ipas.
• Contrôler que l’ensemble des justificatifs requis pour tout paiement soient en ordre et correctement organisés.
• Préparation des prévisions mensuelles de paiements avant soumission au département financier
• Contrôle du respect des calendriers fiscaux et classement des déclarations fiscales
• Vérification et contrôle des entrées ou comptabilisation dans tous les documents comptables
• Appui financier aux activités de terrain organisées par IPAS
• Rapprochement des comptes de caisse, rapprochement bancaire et analyse des coûts
• Toutes les autres tâches qui lui sont confiées par son superviseur

Client/Fournisseurs internes et extérieurs et tierces parties

• Collaboration quotidienne avec le chauffeur et autres staffs programme pour faire en sorte que toutes les demandes soient exécutées, complètes, exactes et conformes aux normes et procédures

Exigences minimales pour la fonction

• Une expérience professionnelle d’au moins deux ans à ce poste ;
• Connaissance des règles des ONG internationale est un atout supplémentaire.

Compétences souhaitées

• Être détenteur d’un diplôme minimum de graduat en sciences commerciales, économie ou dans les domaines similaires.
• Avoir la capacité de travailler de façon indépendante et en équipe ;
• Avoir la capacité de travailler dans un environnement multiethnique, multiracial et multiculturel ;
• Être capable de travailler sous stress dans des situations instables ;
• Connaissances linguistiques Bonne connaissance du français et anglais (oral et écrit) ; 
• Maîtrise parfaite des langues locales.

Comment postuler :

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir :

• Une lettre de motivation pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un Curriculum vitae à jour (maximum 3pages) ;
• Les attestations d’emploi/expériences professionnelles ;
•  Les copies des diplômes ; les coordonnées : adresse physique, téléphone, courriel, etc.
• Les coordonnées détaillées de trois personnes de référence ;
• Tout autre document administratif validant la carrière du candidat
• Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les candidats répondant au profil ci-dessus sont priés d’envoyer leurs dossiers de candidature par courriel électronique à procurementdrc@ipas.org

NB : Ne seront contactés que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération. Ipas ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit à aucun stade du processus d’un recrutement.

Date limite pour les candidatures : le 05 janvier 2024