Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe,

de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DU POSTE : Assistant Administratif/Assistante Administrative – G5

TYPE OF CONTRAT : Fixed Term

UNIT/DIVISION : Administration

Duty Station (City, Country) : Kinshasa, Democratic Republic of Congo

DURATION : 1 an avec possibilités d’extension

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire du monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la Faim Zéro de notre vivant ;

Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. En raison de son

engagement mondial envers ses politiques de protection et de responsabilité envers les populations affectées (AAP), le PAM intègre la protection et l'AAP dans sa réponse d'aide alimentaire en RDC.

Le PAM RDC dispose d'un mécanisme de gestion des plaintes composé de plusieurs canaux qui comprennent des boîtes à suggestions, des tables de plaintes gérés par les partenaires, des comités de plaintes communautaires, des consultations en face à face et une ligne

téléphonique/Ligne Verte gratuite. Le PAM RDC s'efforce de faire en sorte que les informations reçues par ces différents canaux soient regroupées dans un endroit centralisé afin d'améliorer la réponse aux bénéficiaires et l'analyse des données pour informer la programmation.

CONTEXTE :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire mondiale qui lutte contre la faim dans le monde entier. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans le monde.

Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s'assurer qu'aucun enfant ne se couche affamer et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, peuvent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :

En République Démocratique du Congo, dans son plan stratégique pays 2021-2025, le Programme Alimentaire Mondial (PAM) envisage de de sauver des vies et changer les vies des populations à travers la mise en œuvre des interventions de

réponse aux crises et de résilience.

Pour appuyer son Bureau de Kinshasa, le PAM recherche un(e) assistant/assistante Administratif (ive) capable d’aider à l'adoption et au maintien de pratiques administratives efficaces axées sur les besoins des bénéficiaires des services et

l'utilisation optimale des ressources. Le titulaire doit effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Sous la Supervision générale du Responsable de l'unité ou du Chargé (e) de l'administration, ou de son ou sa suppléant(e), l’assistant Administratif (ve) doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités

nécessitant qu’il interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à sa disposition. Il doit pouvoir recommander des lignes d’action à ses collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

L’assistant(e) Administratif (ive) sera responsable de :

1. Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d'autres membres du personnel à travailler avec efficacité.

2. Répondre aux questions courantes et donner des orientations précises en temps voulu.

3. Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.

4. Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement.

5. Entretenir des relations avec diverses personnes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l'intention du personnel.

6. Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.

7. Contribuer à l'amélioration des procédures des opérations.

8. Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion.

9. Donner des orientations aux collègues moins expérimentés pour les aider à s'acquitter de leurs tâches

10. Accomplir toutes autres tâches recommandées par le superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES :

Formation : Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience souhaitée : Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, aux niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, assortis d’une expérience dans la gestion du protocole et des services douaniers.

Connaissances et compétences :

1. Connaissance des pratiques et des méthodes courantes de gestion, acquise dans le cadre d'une formation technique et de l'expérience professionnelle.

2. Aptitude à nouer et à entretenir des relations avec diverses personnes pour assurer un service d'appui efficace.

3. Aptitude à mener des analyses simples de données et à corriger en toute autonomie des problèmes appelant une attention particulière.

4. Aptitude à assurer le suivi et l'enregistrement d'opérations financières.

5. Bonnes compétences en matière de communication nécessaires pour échanger des informations et travailler avec des personnes d'horizons divers.

6. Aptitude à préserver la confidentialité des informations

Connaissances linguistiques : Maitrise du Français à l’oral comme à l’écrit. La connaissance de l’anglais sera un atout.