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[Version francaise ci-dessous]

About the role: This is a 12 month, replacement role with unaccompanied terms based in Nyunzu, Tanganyika province, DRC with a salary of Grade 3 (€39,911 - €44,346).

You will report to the Area Coordinator in Tanganyika and will line manage the Administration and Human Resources Assistant, Logistics Assistant and Finance Officer in Nyunzu. You will also work closely with Projects Coordinators and Project Managers (PMs), the Logistics Coordinator, HR Manager, and Systems Director (SD).

We would like you to start at the beginning of December 2023.

Your purpose: is to provide day-to-day support to the implementation of Concern’s programmes in Nyunzu by ensuring that the systems (logistics, administration, HR and finance) are functioning according to the needs of the programmes and in line with Concern’s policies, procedures and standards. The Base Manager is responsible for overall security management for Concern’s field operations as well as acting as an official representative of Concern DRC in the Nyunzu territory.

You will be responsible for:

Logistics, Finance and Administration for the Nyunzu base:

• Ensuring adherence to Concern’s systems and procedures for logistics, administration, HR and finance functions, with support from the SD.
• Managing logistics functions (procurement, transport, storage, asset management) in Nyunzu, ensuring all tasks are carried out in a timely manner and in line with Concern’s and donor procedures.
• Fleet management (including overseeing and maintaining the programme transport management system, including vehicle movement planning and scheduling maintenance/repairs).
• Managing Concern’s assets in Nyunzu, ensuring all assets are recorded, tracked, marked and monitored using a full inventory and asset register, which is updated on a regular basis.
• Overseeing the efficient management of Concern warehouses and stores in Nyunzu through regular spot checking and ensuring all are operating in accordance with Concern procedures.
• Overseeing the maintenance and running of Concern premises in Nyunzu (office, residence and stores) ensuring that adequate supplies, staffing and support systems are in place. Special attention is to be paid to generator management, maintenance, and fuel consumption.
• Supporting the Finance and Admin Officer in his finance/administration duties, ensuring regular cash counts and financial checks are conducted.

Human Resources management

• Providing management oversight to the programme’s Logistics and Finance/Administration staff.
• Recruiting (as necessary) and providing training to relevant staff on Concern’s systems and policies and ensuring standards of transparency and accountability are in line with Concern policy and donor requirements.
• Ensuring that the Performance Development Reviews for base staff are conducted in a timely and proper manner.
• Maintaining up to date staff lists and providing regular staffing reports to the Area Coordinator, SD and HR Department, advising on staffing needs.

Communications and IT systems support:

• Liaising with the Regional IT Manager to ensure that computer and communication needs of the staff are regularly reviewed, budgeted for, and met, while ensuring that relevant operating protocols are adhered to.
• Ensuring that all HF, VHF and other communications equipment are operational, used in line with communication policies and that requisite training is provided to staff on usage protocols.
• In conjunction with the National IT Officer and programme management staff, ensuring the training of all relevant programme staff in the use and maintenance of communications and IT equipment.

Security and Representation.

• As the Security Focal Point in Nyunzu, in closer liaison with line management and with the PCs / PMs, ensuring the day-to-day application of the Concern DRC Security Management Plan (SMP) and Standard Operating Procedures (SOPs) through collaboration with the Security Focal Group.
• Ensuring all staff and visitors are briefed on the SMP and SOPs and are fully aware of their duties and responsibilities related to security.
• Representing Concern with local authorities and/or the UN OCHA Security meetings and other members of the humanitarian community in Nyunzu.
• Undertaking analysis of security incidents and trends in the zone of intervention and surrounding areas, ensuring that line management is regularly briefed on the security situation and advice as necessary in relation to adaptation of work plans and movement plans.
• Ensuring regular checks of security conditions and maintaining contact with teams during the implementation of day-to-day activities as well as during movements to and from the field.
• Ensuring security information is up to date, relevant and communicated in a timely manner.
• Liaising and developing relationships with (and maintaining a contact list of) other INGOs and external stakeholders with a view to following the evolution of security situation and regularly reporting feedback to management.

Specific Complaints Response Mechanism (CRM) responsibilities:

• Supporting the CRM team in Nyunzu to ensure appropriate sensitization of all CRM process for staff and communities members. In addition, the BM Nyunzu will assist in regular staff training (especially for those newly recruited) on Concern’s P4 and Code of Conduct and accountability commitments and initiatives.
• Assisting PCs / PMs in the provision of information to the Programmes Director for Annual Accountability Progress Report and ensuring that the accountability implementation plan is followed.

Other Duties:

• Providing input to country team budget development process, particularly in relation to logistics, transport, stores, administration, communications, security and human resources.
• Directly managing the Nyunzu transport and admin budget.
• Ensuring that logs, transport and admin reports are compiled and produced to a good standard on a regular basis and as required.
• Implementing the recommendations of the audit report.
• Training staff on HR, Logs and admin procedures.

Accountability

In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS):

• Actively promoting meaningful community participation and consultation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E);
• Working with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
• Working with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.

Your skills and experience will include:

Essential:

• Primary degree in logistics, supply chain management or associated discipline
• At least 2 years’ Systems/Logistics experience, with management experience, of which at least one year working overseas with an NGO; Logistics/Procurement/Transport/fleet management experience; stores management experience
• Proven ability in report writing
• Excellent communication skills in French, both written and verbal
• Strong communication, problem solving and analytical skills. Able to prioritize and handle a diverse and heavy workload.
• Proven analytical, planning and time management skills
• Good team player, flexible and capable of working with a multinational country team
• Politically and culturally sensitive
• Ability and willingness to live in basic conditions for long periods of time
• Excellent computer skills, including Microsoft Word, PowerPoint and Excel.

Desirable:

• MSc or A degree in development studies, or relevant field
• 3 years’ experience in management role,
• Outgoing personality with excellent training skills
• Ability to work under pressure to meet tight deadlines
• Experience of working/living in an insecure environment
• Experience or knowledge of international standards such as SPHERE and Core Humanitarian Standards
• Kiswahili or English would be an advantage

[French version]

A propos du poste : Il s'agit d'un poste de remplacement de 12 mois à durée déterminée basé à Nyunzu , province du Tanganyika, RDC, avec un salaire de Grade 3 (€39,911 - €44,346).

Vous serez sous la responsabilité du Coordonnateur de Zone du Tanganyika et vous aurez à superviser la/le Chargé/e des Ressources Humaines et Administration, le Chargé Logistique, l’officier Finance a Nyunzu. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les Responsables des Projets (PCs) MAC et FH, le Coordonnateur logistique, le Responsable RH et le Directeur des Systèmes (SD).

Nous souhaiterions que vous puissiez commencer au début Décembre.

Votre objectif : est de fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre du programme en s'assurant que les systèmes (logistique, administration, RH et finances) fonctionnent selon les besoins du programme et en accord avec les politiques, procédures et normes de Concern. Le Base Manager sera responsable de la gestion globale de la sécurité des opérations de Concern sur le terrain dans le territoire de Nyunzu et sera aussi le point focal pour tout ce qui est en rapport avec la représentation auprès des autres acteurs a Nyunzu.

Vous serez responsable de :

De la logistique, des finances et de l'administration de la base de Nyunzu :

• Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern pour les fonctions logistiques, administratives, RH et financières, avec le soutien du SD.
• Gérer les fonctions logistiques (approvisionnement, transport, stockage, gestion des actifs) à Beni, en veillant à ce que toutes les tâches soient exécutées en temps voulu et conformément aux procédures de Concern et des donateurs.
• Gestion de la flotte ; supervision et entretien du système de gestion des transports du programme, y compris la planification des mouvements de véhicules et la programmation de l'entretien/des réparations, etc.
• Gérer les actifs de Concern à Nyunzu en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis, marqués et contrôlés à l'aide d'un inventaire complet et d'un registre des actifs, qui est mis à jour régulièrement.
• Superviser la gestion efficace des entrepôts et des magasins de Concern à Nyunzu en effectuant des contrôles réguliers et en s'assurant qu'ils fonctionnent conformément aux procédures de Concern.
• Superviser l'entretien et le fonctionnement des locaux de Concern à Nyunzu (bureau, résidence et magasins) en s'assurant que les fournitures, le personnel et les systèmes de soutien adéquats sont en place. Une attention particulière est accordée à la gestion, à l'entretien et à la consommation de carburant du générateur.
• Soutenir le responsable financier et administratif dans ses tâches financières/administratives, en veillant à ce que des comptages de caisse et des contrôles financiers soient effectués régulièrement.

Gestion des ressources humaines

• Assurer la supervision de la gestion du personnel logistique et financier/administratif du programme.
• Recruter (si nécessaire) et former le personnel concerné aux systèmes et politiques de Concern et s'assurer que les normes de transparence et de responsabilité sont conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs.
• Veiller à ce que les évaluations de développement des performances du personnel de base soient effectuées en temps voulu et de manière appropriée.
• Tenir à jour les listes du personnel et fournir des rapports réguliers sur les effectifs au département des RH, en les conseillant sur les besoins en personnel.

Soutien aux communications et aux systèmes informatiques :

• En liaison avec le responsable national de l'informatique et avec son soutien, veiller à ce que les besoins du personnel en matière d'informatique et de communication soient régulièrement examinés, budgétisés et satisfaits, tout en veillant à ce que les protocoles d'exploitation pertinents soient respectés.
• S'assurer que tous les équipements de communication HF, VHF et autres sont opérationnels, utilisés conformément aux politiques de communication et que la formation requise est dispensée au personnel sur les protocoles d'utilisation.
• En collaboration avec le responsable national des technologies de l'information et le personnel de gestion du programme, assurer la formation de tout le personnel concerné par le programme à l'utilisation et à la maintenance des équipements de communication et des technologies de l'information.

Sécurité et représentation

• En tant que Point Focal Sécurité à Nyunzu, en étroite liaison avec la hiérarchie et les PM, assurer l'application quotidienne du plan de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles standard (SOP) de Concern DRC en collaboration avec le Groupe Focal Sécurité.
• S'assurer que tout le personnel et les visiteurs sont informés sur le SMP et les SOPs et sont pleinement conscients de leurs devoirs et responsabilités en matière de sécurité.
• Représenter Concern auprès des autorités locales et/ou des réunions de sécurité de l'UN OCHA et des autres membres de la communauté humanitaire à Nyunzu.
• Entreprendre une analyse des incidents et des tendances en matière de sécurité dans la zone d'intervention et les zones environnantes, en veillant à ce que les responsables hiérarchiques soient régulièrement informés de la situation en matière de sécurité et donner des conseils, le cas échéant, concernant l'adaptation des plans de travail et des plans de déplacement.
• S'assurer que les informations sur la sécurité sont à jour, pertinentes et communiquées en temps utile. Rédiger les rapports d’incidents sécuritaires.
• Assurer la liaison avec les autres ONGI et les parties prenantes externes et développer des relations et une liste de contacts avec elles afin de suivre l'évolution de la situation en matière de sécurité et de faire régulièrement rapport à la direction.

Responsabilités spécifiques du CRM (mécanisme de réponse aux plaintes) :

• Soutenir l'équipe CRM à Nyunzu pour assurer une bonne sensibilisation de tous les processus CRM pour le personnel et les membres des communautés. En outre, le BM Nyunzu contribuera à la formation régulière du personnel (en particulier pour les personnes nouvellement recrutées) sur le P4 et le code de conduite de Concern, ainsi que sur les engagements et initiatives en matière de responsabilité.
• Aider les PM à fournir des informations au Directeur(ice) des Programme pour le rapport annuel sur la responsabilité et s'assurer que le plan de mise en œuvre de la responsabilité est exécuté.

Autres tâches :

• Contribuer au processus d'élaboration du budget de l'équipe de pays, notamment en ce qui concerne la logistique, le transport, les magasins, l'administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, et gérer directement le budget de transport et d'administration de Nyunzu.
• S'assurer que les journaux, les rapports de transport et d'administration sont compilés et produits à un bon niveau sur une base régulière comme requis.
• Mettre en œuvre les recommandations du rapport d'audit
• Former le personnel aux procédures RH, logs et administratives.

La redevabilité

Conformément à l’engagement de Concern sous la norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité (CHS) :

• Promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• Travailler avec les collègues pour s'assurer que notre mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d'information et les plaintes sont bien accueillis et traités ;
• Travailler avec les collègues pour s'assurer que les informations sur le CRM, le safeguarding et le comportement attendu du personnel de Concern sont diffusées auprès des participants aux programmes et des communautés

Vos compétences et votre expérience seront les suivantes

Essentiel :

• Diplôme de base en logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans une discipline connexe.
• Au moins 2 ans d'expérience en systèmes/logistique, avec une expérience de gestion, dont au moins une année de travail à l'étranger avec une ONGI ; expérience en logistique/achats/transports/gestion de flotte ; expérience en gestion de magasins.
• Capacité avérée à rédiger des rapports
• Excellentes compétences en communication en français, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse. Capable d'établir des priorités et de gérer un- un volume de travail varié et consistant
• Compétences avérées en matière d'analyse, de planification et de gestion du temps
• Bon esprit d'équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe multinationale de pays.
• Sensibilité politique et culturelle
• Capacité et volonté de vivre dans des conditions sommaires pendant de longues périodes.
• Excellentes compétences informatiques, notamment Microsoft Word, PowerPoint et Excel.

Souhaitable :

• MSc ou diplôme en études de développement ou dans un domaine pertinent
• 3 ans d'expérience dans un rôle de gestion
• Personnalité extravertie avec d'excellentes compétences en matière de formation
• Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
• Expérience de travail ou de vie dans un environnement peu sûr.
• Expérience ou connaissance des normes internationales telles que SPHERE et les normes humanitaires fondamentales.
• La connaissance du kiswahili ou de l'anglais serait un atout.