Volontariat | 6 mois | Août

AGIR

Créée en 1993, ACTED est une organisation non gouvernementale internationale. Elle poursuit un double mandat de réponses d'urgence et de développement et intervient dans 40 pays profondément touchés par des conflits, des catastrophes naturelles et/ou des vulnérabilités socio-économiques. 7000 employés nationaux et 400 employés internationaux collaborent et permettent à ACTED de mettre en œuvre 500 projets par an avec des activités ayant atteint plus de 20 millions de bénéficiaires dans des zones difficiles d'accès.

ACTED intervient sur le dernier kilomètre de l'humanitaire en adoptant une approche allant au-delà de la réponse immédiate, afin de développer des opportunités de développement durable. Guidée par sa conception « Penser local, Agir global » ainsi que sa stratégie 3 Zéros (Zéro Exclusion, Zéro Carbone et Zéro Pauvreté), ACTED met les territoires au centre de son action et développe des activités adaptées aux besoins des bénéficiaires.

ACTED République Démocratique du Congo

La République Démocratique du Congo (RDC) demeure ébranlée par les conséquences des décennies de guerres civiles. En situation précaire, les déplacés souffrant d'insécurité alimentaire chronique ou de maladies liées au manque d'accès à l'eau, à l'hygiène et à l'assainissement. Présente depuis 2003, ACTED œuvre principalement pour répondre aux urgences, renforcer la résilience des populations, co-construire une gouvernance et promouvoir une croissance inclusive et efficace. Intervenant aujourd'hui principalement dans les zones de Sud Kivu, Tanganyika et Nord avec des projets financés par BHA (Bureau for Humanitarian Assistance), FH (Fond Humanitaire), ECHO (European Civil Protection and Humanitarian Aid Operations ) et FCDO (Foreign , Commonwealth & Development Office), ACTED apporte une réponse d'urgence flexible et adaptée aux crises humanitaires aigües et complexes en intervenant auprès des populations les plus vulnérables. Avec sept projets en cours dans nos différentes zones, ACTED cherche à répondre à leurs besoins immédiats en termes d'accès au logement (abris), sécurité alimentaire, articles ménagers essentiels ou encore l'accès à l'eau, tout en assurant la promotion d'un environnement protecteur.

ACTED a actuellement trois différents projets dans la Zone Sud Kivu. Un projet d'urgence multisectorielle en aide alimentaire et non alimentaire, en CCCM et également en relance agricole. Un projet de réponse rapide géré par le consortium SAFER intervenant dans toute la zone du Sud-Est. Et un projet portant sur l'Assistance d'urgence en Abris et articles ménagers essentiels auprès des populations déplacées et hôtes. En ce qui concerne la Zone du Tanganyika, ACTED mène actuellement deux projets dont un sur la thématique de l'Action coordonnée pour une programmation multisectorielle dans les camps et en dehors des camps et un autre mené en consortium avec consistant à appuyer des activités de relance agricole et apporter une assistance alimentaire pour les personnes vulnérables. Enfin, pour la Zone Nord,

ACTED s'engage à agir aujourd'hui et à investir dans l'avenir avec la contribution d'un large réseau de partenaires, d'organisations locales, de réseaux mondiaux et différents clusters qui apportent leur expertise, leur expérience et leur voix pour le bon déroulement de la mission et l'atteinte de ses objectifs d'impact. En RDC, ACTED est donc active au sein de la coordination humanitaire auprès des clusters et groupes de travail existants, ainsi que d'entités comme OCHA.

Rôle et responsabilités principales

Contribuer à l'amélioration des processus logistiques dans le pays

Achats

• Contribuer à maintenir la mise à jour de la base de données nationale des fournisseurs et l'alimenter par les contrats existants ainsi que par les enquêtes de marché.
• Contribuer à l'amélioration de la fiabilité des suivis de commandes et à leur diffusion auprès des équipes opérationnelles.
• Apporter son soutien durant les grandes campagnes de subvention en proposant des pré-analyses d'offres, en réalisant des projets de documents comme des mémos d'achats et de contrats si besoin, et en déployant des plans opérationnels sous la supervision du/de la Responsable Logistique.
• Contribuer à la circulation et exhaustive, au classement et à l'archivage de la documentation des achats comme détaillé dans le manuel logistique ACTED (documents d'appels d'offre, contrats, cotations, etc.) ;
• Revoir et renforcer le suivi mensuel des achats, sous la supervision du/de la Responsable Logistique, avec les équipes logistiques et programme.

Stocks et livraisons

• Contribuer à la révision des moyens de transport, et effectuer des enquêtes de marché si besoin sous la supervision du/de la Responsable Logistique.
• Contribuer au renforcement des capacités de l'équipe logistique à l'égard des documents de stocks et de livraisons, des outils et processus.
• Participer à l'inventaire périodique, et expliciter les prix dans les stocks de manière documentée.
• Contribuer à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l'archivage de la documentation des stocks et livraisons de manière détaillée dans le manuel logistique d'ACTED (justificatifs de réception des stocks, cartes des stocks, formulaire de sortie des stocks, etc…)
• Revoir et augmenter le rapport mensuel de l'inventaire des stocks, sous la supervision du/de la Responsable Logistique, avec les équipes logistiques et programmes.

Flotte, gestion des transports et carburants

• Participer à la vérification de la flotte et aux prospectives sous la supervision du/de la Responsable Logistique (enquêtes de marché, analyse de flotte, etc…)
• Contribuer à la mise en place d'outils d'utilisation faciles pour les mouvements et la planification de la maintenance ;
• Revoir et renforcer le rapport mensuel des motorisés sous la supervision du/de la Responsable Logistique, avec les équipes logistiques.
• Aider à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l'archivage de la documentation flotte et transport comme détaillé dans le manuel Logistique ACTED (logbooks, feuilles de maintenance, autorisations administratives, cartes d'assurance, etc…).

Gestion des biens

• Contribuer à la révision des biens et aux inventaires physiques.
• Revoir et renforcer le suivi mensuel des biens par code projet, ligne budgétaire avec une vision claire des utilisations et localisations de chaque bien ; enquêter et documenter toute perte ou dégradation.
• Contribuer à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l'archivage de la documentation sur les biens comme détaillés dans le manuel logistique ACTED (cartes d'enregistrement, etc…)

Communications et Gestion TI

• Contribuer à la communication & aux vérifications IT sous la supervision du/de la Responsable Logistique
• Revoir et renforcer le suivi des coûts mensuels de communication, rechercher les raisons et aider à résoudre les sur-coûts les plus importants.
• Contribuer à la mise en œuvre du plan IT : effectuer des enquêtes de marché sur les services de maintenance, les opportunités de connexions internet etc… sous la supervision du/de la Responsable Logistique.
• Contribuer à la sauvegarde mensuelle des données (serveur, emails, etc.) selon les normes de duplication.
• Contribuer à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l'archivage de la communication et de la documentation informatique (contrats de localisation, évaluation de sécurité, etc…)

TITANIC Logistique

• vérifier la cohérence globale de tous les rapports TITANIC Logistique.
• Récupérez les données réelles avec les rapports TITANIC de manière aléatoire en particulier lors des visites terrain.
• Intégrer les recommandations des audits internes et externes dans le rapport TITANIC mensuel ainsi que dans des révisions régulières.

Anciennement les équipes Logistique et autres aux procédures et outils logistiques.

• Sous la supervision du/de la Responsable Logistique, prévoir un planning de formation sur 6 mois pour les équipes logistiques et les autres sur les processus, procédures et outils logistiques, selon les priorités convenues avec le CD et les départements Audit et Logistique du HQ.
• S'assurer que toutes les formations sont en ligne avec les procédures et outils logistiques d'ACTED.
• Assurer la formation quotidienne des staffs à l'occasion de la réalisation de chaque tâche, avec pour objectif le renforcement des compétences de l'équipe logistique et des autres staffs
• Contribuer à la formalisation des règles et outils logistiques sous la supervision du/de la Responsable Logistique (projets de mémo, organigrammes, etc…).

Soutien à la documentation Logistique

• S'assurer que le classement, comme défini dans les manuels ACTED, fait partie des formations régulières des staffs Logistique.
• Vérifier la documentation archivée dans les bureaux capitale et terrain si besoin.
• S'assurer de l'envoi régulier de la documentation des bureaux terrain vers le bureau de la capitale.

Sur demande, aide aux opérations logistiques

Le/la Volontaire Logistique peut être requis pour remplacer un/e Chargé/e de Logistique Pays/Zone en cas d'absence, sous la supervision étroite du/de la Responsable Logistique, ou en cas d'urgence, de période de travail intense ou toute autre situation spécifique qui nécessiterait une charge de travail invalide en Logistique. En cas d'absence du/de la Responsable Logistique, le/la Volontaire Logistique contribue à la gestion des équipes logistiques et à la continuité de tous les processus logistiques, sous la supervision étroite du/de la Directeur/trice Pays.

Qualifications et compétences requises

• Diplôme supérieur en logistique, supply chain management ou équivalent, niveau Master de préférence
• Expérience en logistique dans le milieu professionnel (stage)
• Connaissance du Pack Office
• La connaissance du domaine de l'humanitaire est un plus

Conditions

Statut : volontaire (convention de stage non obligatoire)

• Allocation de subsistance de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en Guesthouse
• Billets d'avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
• Mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED