Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents

Office/Unit/Project Description

Le bureau de pays du PNUD en RDC a récemment reçu une demande du Gouvernement pour la mise en œuvre du programme PDL – 145T, dans le cadre de la modalité d’exécution directe, qui couvrira l’ensemble des territoires du pays. Dans son Plan National Stratégique de Développement (PNSD) 2019-2023, au Programme d’Actions du Gouvernement (PAG) 2021-2023 et au Programme Présidentiel Accéléré de lutte contre la Pauvreté et les Inégalités (PPA-LCPI), ce programme constitue la charpente centrale de l’action gouvernementale sur la période 2021-2023. L’objectif global visé par le PDL-145T est de corriger les disparités de développement humain durable entre les milieux urbain et rural et de transformer les conditions de vie des populations en améliorant significativement l’offre de services socio-économiques de base dans l’ensemble des territoires ruraux de la RDC.

Au vu du nombre et du volume des actifs et des espaces à gérer aussi bien à Kinshasa qu’à l’intérieur du pays, à travers la mise en place des bureaux de terrain, au cours de ces deux prochaines années, le PNUD cherche à recruter un Spécialiste en Administration pour gérer tous les aspects administratifs du PDL/PNUD afin d’assurer une bonne mise en œuvre du programme.

Le Spécialiste en Administration travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des missions du bureau pays et d’autres organismes des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Scope of Work

Sous la supervision directe du spécialiste des opérations, le Spécialiste en Administration assure l’administration globale et l’exécution d’activités opérationnelles et logistiques variées et interdépendantes, assurant ainsi une qualité et une exactitude élevées du travail.  Le Spécialiste en Administration favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats...

Objectifs spécifiques

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et politiques de l’ONU/PNUD et Stratégies.
• Appui à la cartographie des processus opérationnels administratifs du PDL et à l’élaboration du les procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes.
• Préparation de plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.
• Élaboration de propositions et mise en œuvre de stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.

1. Assurer la prestation efficace et efficiente de services de soutien administratif, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

• Coordination et supervision du personnel de soutien engagé dans les domaines de la logistique, services généraux, archivage, chauffeurs, etc.
• Coordination et supervision des expéditions et du dédouanement, des voyages, des événements, gestion, enquêtes administratives, services de transport et assurances, espaces de travail
• Gestion, approvisionnement des fournitures.
• Présentation d’informations soigneusement recherchées pour la planification des ressources financières pour services administratifs
• Soutien aux questions protocolaires, enregistrement du personnel, coordination avec le service administratif du bureau, les autorités locales, l’espace et d’autres questions administratives.
• Soumission d’informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts

1. Fournit un soutien à la bonne gestion de l’approvisionnement et des actifs, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

• Coordination de la gestion des actifs dans le projet, préparation et soumission en temps opportun de rapports d’inventaire périodiques, coordination de la vérification physique des articles d’inventaire.
• Coordination dans l’approvisionnement des fournitures de bureau fiables et de qualité

1. Assure un contrôle administratif et financier efficace du matériel roulant et du carburant, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

• Veiller à ce que l’utilisation du matériel roulant et du carburant soit en conformité avec les règles et règlements du PNUD.
• Mise en œuvre du mécanisme de contrôle des services administratifs, maintien des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Examen, recherche, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs ;
• Création de fournisseur informations de configuration dans Atlas ;
• Examen de l’intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle ; analyse des résultats et l’initiation de mesures correctives au besoin.
• Contrôle approprié des stocks ; la supervision de l’émission appropriée des articles et des fournitures d’inventaire.
• Examen des autorisations de voyage, de la documentation, des paiements
• Assistance à la préparation du budget, de l’audit et d’autres rapports.
• Fourniture d’informations recherchées, rapports pour les exercices d’audit.

1. Assurer des services communs adéquats à Kinshasa et aux bureaux de terrain, axés sur l’atteinte des résultats suivants :

• Prends toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les espaces dédiées aux bureaux sont gérés selon les règles et règlements du PNUD en matière des services communs.
• Maintien de services communs pour assurer des activités intégrées sur les services communs et la mise en œuvre de la réforme de l’ONU.

1. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances dans le bureau pays, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation de la formation du personnel des opérations/projets sur l’administration.
• Séance d’information aux membres du personnel sur les questions administratives générales ; la fourniture de conseils et soutien administratif.
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impact des résultats:

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité de l’unité, l’analyse et présentation précises de l’information renforce les capacités du bureau et promeut l’image du PNUD en tant que contribution efficace au développement du pays, facilite l’action ultérieure d’un superviseur. L’initiative du titulaire est déterminante dans les résultats des travaux et la finalisation en temps opportun.

Institutional Arrangement

Le spécialiste en administration est place sous la supervision du Conseiller aux Opérations et supervise l’équipe de gestion administrative

Compétences

Remplissez la section Compétences pour chaque ensemble de compétences comme suit :

1. Noyau – applicable à tout le personnel. Sélectionnez le niveau approprié pour chaque compétence en fonction des comportements requis.
2. Gestion des personnes – si le personnel a des responsabilités en matière de gestion des personnes, insérez le texte standard avec le lien vers la liste des compétences en gestion des personnes.
3. Interfonctionnel et technique : Insérez jusqu’à 7 compétences de la liste approuvée des compétences interfonctionnelles et techniques du PNUD téléchargée sur le site du cadre de compétences.

Core

Achieve Results:

LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work

Think Innovatively:

LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking

Learn Continuously:

LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning

Adapt with Agility:

LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process

Act with Determination:

LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously

Engage and Partner:

LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships

Enable Diversity and Inclusion:

LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making

People Management

Les compétences du PNUD en matière de gestion des personnes sont disponibles sur le site dédié.

Compétences transversales et techniques

Thematic Area

Name

Definition

Gestion des partenariats

Gestion des relations

Capacité de s’engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, d’établir, de maintenir et / ou de renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle

Gestion d’entreprise

Gestion du risque

Capacité d’identifier et d’organiser des actions autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques

Gestion d’entreprise

Gestion des ressources

Capacité d’allouer et d’utiliser les ressources d’une manière stratégique ou tactique conformément aux principes de responsabilité et d’intégrité

Administration et opérations

Gestionnaires de véhicules

Connaissance des politiques et procédures en matière de gestion de flotte

Administration et opérations

Gestionnaires de contrats de voyage

Connaissance des politiques et des procédures liées à la gestion des contrats, y compris la supervision de l’accord à long terme (LTA) avec le fournisseur de services de gestion des voyages (TMS); gestion des accords avec les compagnies aériennes des Nations Unies couvrant tous les principaux fournisseurs et fournisseurs ferroviaires; capacité de négocier des rabais pour les compagnies aériennes

Administration & Operations

Gestion des expéditions

Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment and repatriation

Veuillez consulter le site du cadre de compétences pour obtenir la liste complète des compétences et de plus amples explications.

Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Min. Education requirements

• Master ’ou équivalent en administration des affaires, administration publique, finance, économie ou domaine connexe.

Min. years of relevant work experience

• Minimum 5 ans d’expérience pertinente dans l’administration ou le service de soutien au programme.
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.

Required skills

• Solides capacités d'analyse et de synthèse des situations et habileté à trouver des solutions ;
• Aptitude à travailler sous pression et sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d'initiative, de dynamisme et de proactivité ;
• Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;
• Solides capacités d'expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées ;
• Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués ;
• Ouverture d'esprit et volonté de faire preuve d'adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collègues ;
• Pédagogie et désir de s'inscrire dans un cadre de transfert de compétences.

Required Language(s)

•           Parfaite maîtrise du Français écrit et parlé est exigée

•           Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitée.

Professional Certificates

If required for specific services. For example: ACCA, CIPS, CISCO, etc.

Les documents suivants sont exigés des demandeurs :

1. CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés dans le passé et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (courriel et numéro de téléphone) du Candidat, et au moins trois (3) les références professionnelles les plus récentes des superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des pairs.
2. Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat se considère comme apte au poste.
3. Les gestionnaires peuvent demander (ad hoc) tout autre matériel pertinent pour pré-évaluer la pertinence de leur expérience, tels que des rapports, des présentations, des publications, des campagnes ou d’autres documents.

Annnexes au TOR

1. Liens vers tout document pertinent (non confidentiel) qui peut aider les candidats à mieux comprendre le contexte du bureau, de l’unité ou du projet.
2. Organigramme du bureau/de l’unité/du projet indiquant la position de la fonction (à usage interne uniquement).

Dislaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.