Objectif et responsabilités : Analyses et production des rapports afin de maximiser l'efficacité de la gestion et qualité des données dans le système de suivi des mouvements des vivres (LESS- Logistic Execution Support System) et leur fiabilité afin de garantir une meilleure prise de décisions managériales. Fournir un support spécialisé aux points focaux des sous-bureaux ou tout autre utilisateur du système en s’assurant que les procédures sont suivies par tous pour permettre une livraison efficace de l’aide alimentaire.

Fonctions et responsabilités principales (non exhaustives, dans le cadre de délégation de pouvoir) :

• Fournir un soutien spécialisé aux opérations et activités logistiques, en suivant les processus standards et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison effective de l'assistance alimentaire aux bénéficiaires.
• Maintenir une surveillance régulière de la qualité et de l'intégrité des données de la comptabilité des vivres, de la mise en œuvre des processus et des procédures par la communication et des missions directes/sur terrain. Prendre des mesures correctives sur les irrégularités systématiques ;

• Contribuer activement à la compilation, à la réconciliation et au rapportage de l'ACR (rapport annuel du bureau) à travers une réconciliation régulière dans les logiciels;

• Faire un suivi régulier avec les bureaux de terrain pour s'assurer que l'ensemble des documents standards de gestion est mis en place et utilisé, que la saisie des données est effectuée en temps réel et que les procédures standards de la gestion des vivres sont suivies dans tout le pays avec un retour d'information au superviseur ;

• S'assurer que les données saisies dans le système sont exactes, que les passifs et les actifs sont comptabilisés en temps réel ;

• Veiller à ce que les transactions soient effectuées conformément aux processus opérationnels standard et aux directives de l’organisation ;

• En coordination avec les autres unités, identifier les causes/défis/challenge/goulots d'étranglement dans le suivi de gestion des vivres et proposer des solutions ;

• Veiller à ce que les inventaires physiques soient effectués mensuellement dans tous les lieux de stockage des vivres, reconciliés et saisis dans le système avant la date limite de fermeture, garantir la pleine conformité des opérations logistiques aux normes International Public Sector Accounting Standards ;

• Assister les collègues aux requêtes liées au système LESS et à la gestion des vivres.

• Produire des rapports formalisés sur la gestion des vivres. Il s'agit notamment de rapports de performance hebdomadaires et mensuels qui mettent clairement en évidence les domaines qui nécessitent une attention particulière et des mesures correctives.

• Effectuer une revue régulière des processus en place et proposer des solutions innovantes qui assurent le bon fonctionnement opérationnel de LESS sans compromettre la qualité et l'efficacité de l'opération.
• Assurer la consolidation des réconciliations régulières effectuées par toutes les stations/sous-bureaux utilisant LESS.
• Préparer et soumettre des formulaires de demande de transfert de ressources au Siège à la clôture des projets.
• Identifier les besoins de formation et organiser des sessions de remise à niveau pour le personnel chargé de la saisie des données et les autres utilisateurs dans LESS.
• Effectuer d'autres tâches à la demande du superviseur.