Termes de references Responsable Pharmacie
MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES
1- Suivi des activités
Analyse les données issues du stock, et anticipe les besoins en fonction de l’activité.
Vérifie la cohérence entre les consommations et les prescriptions pour une liste d’items clés à définir avec le médecin référent de projet et l’infirmier responsable d’activités externes.
Recueille les informations relatives aux effets indésirables des médicaments et du matériel médical et les transmet au médecin référent de projet
Collecte et analyse les données et indicateurs pharmaceutiques en vue des rapports (notamment donations, commandes, problèmes, ruptures, etc.).
Elabore un rapport sur son activité selon la fréquence établie dans la mission.
Collabore avec l’équipe médicale du projet et participe à la réunion médicale
Propose et met en place toute procédure utile à renforcer l’adhérence aux traitements et améliorer la qualité de la dispensation (formation des dispensateurs, outils…).
Assure la circulation de l’information concernant les activités pharmaceutiques.
2- Mise en œuvre des activités
2.1- Suivi des commandes et approvisionnement
Elabore avec le réfèrent médical une liste standard de produits par type d’unité de consommation (centre de santé, services hospitaliers etc.).
Veiller à l’assurance qualité des médicaments tout au long de la chaine d’approvisionnement
Prépare les données nécessaires à l’élaboration de la commande (inventaire, consommations, besoins de l’équipe médicale, etc.).
Elaborer la commande internationale pour le projet sur bases des données de consommation.
Faire le suivi des commandes médicales envoyées par différentes unités de consommation.
Supervise la réception des commandes internationales sur le projet et l’enregistrement de toutes les entrées et sorties dans Isystock ainsi que sur les fiches de stock.
Supervise le suivi des commandes médicales (reliquats).
S’assure que le circuit de validation des commandes des différentes unités de consommation (centre de santé, malle d’urgence : santé staff, etc.) est respecté.
S’assure de l’archivage des documents (commandes, packing lists, etc.).
2.2 - Gestion du stock médical
Responsable de la qualité de la gestion informatique du stock du projet sur Isystock et fiches de stock.
S’assure que les stupéfiants et les psychotropes sont gérés de manière adéquate dans le projet : dans une armoire à clé fermée ainsi que leur documentation lors de l’utilisation
S’assure de la réalisation d’inventaires physiques réguliers, et de façon impérative au minimum avant la préparation de chaque commande internationale.
Est responsable du suivi du stock médical et veille à anticiper les besoins (rupture, surstock, dates de péremption).
Veille à la gestion appropriée des produits périmés.
S’assure de la bonne sécurité et du contrôle de l’accès à la pharmacie.
S’assure de la bonne gestion de la chaîne de froid et de sa maintenance, en collaboration avec l’équipe logistique.
2.3- Suivi des pharmacies des unités périphériques
Organise et supervise la gestion des pharmacies des unités périphériques avec le support de personnes responsables (infirmiers superviseurs) dans chaque unité.
Veille au respect des règles de stockage dans ces différentes unités.
Harmonise dans ces unités les méthodes de gestion de stock et de commande et veille à l’utilisation des outils de gestion.
Réalise le planning d’approvisionnement des pharmacies avec les responsables de unités périphériques et la logistique.
S’assure que les psychotropes et les stupéfiants sont gérés correctement dans les unités de consommations : la documentation est de rigueur.
3– Appui à la qualité de prescription
Vérifie l’adéquation entre les médicaments servis et pris par le patient dans les structures (CDS et HGR)
Planifie et réalise des vérifications avec le superviseur infirmier que les médicaments consommés par le patient correspondent aux médicaments livrés,
4– Autres tâches supplémentaires
Contribuer à la sécurité de stock : Responsable de limiter l’accès du dépôt aux personnes étrangères au service ; s’assurer que toutes les portes sont fermées et autres issues à son absence dans les bâtiments de stock
Organise de l’espace nécessaire pour la réception du nouveau cargo. Vérifier la conformité des quantités reçues par rapport aux quantités indiquées sur le Waybill/packing list, signer pour réception, et compléter la partie « remarque » si nécessaire.
Informer le logisticien approvisionnement de l’état de réception : perte, endommagement, non-conformité des quantités reçues
Respecte le planning établit et les horaires de travail ;
Participe aux réunions (médicales) proposées ;
S’assure que les différents documents de la pharmacie sont classés correctement ;
Signale à ses superviseurs tous problèmes rencontrés ;
A la fin de son service, remet les clés du dépôt au médecin référent ou l’infirmier responsable.
