Description du Poste
Responsable Administratif et Financier
Grade du poste : G
Abt Associates Inc, estune importante entreprise Americaine contribuant à la resolution des problèmes les plus urgents du monde et à l’amélioration de la qualité de vie des personnes dans le monde entier. Créer un monde plus équitable n'est pas une tâche aisée, mais nous sommes animés par le relèvement de grands défis.
Nous sommes une équipe de plus de 4 000 personnes travaillant ensemble dans plus de 50 pays. Ce n'est qu'en partageant notre engagement, notre énergie et notre innovation que nous pouvons opérer des changements tout en impactant au dela des limites possibles. Nous accueillons des idées, des parcours et des points de vue divers - rejoindre Abt signifie avoir accès à des penseurs exceptionnels au sommet de leurs expertises.
S'épanouir chez Abt, c'est adopter la flexibilité et la collaboration. Notre diversité culturelle vous permet d'équilibrer votre travail et votre vie personnelle selon vos attentes afin d’optimiser votre bien-être personnel. La création d'un monde plus équitable commence de l'intérieur - nous prenons soin des gens dans le monde entier et nous ferons de même pour vous.
Prêt à embrasser un travail enrichissant et significatif? Voici votre chance.
L'opportunité
En tant que responsable administratif et financier, il/elle est en charge au niveau du pays, la supervision et les rapportages financiers, la gestion des ressources humaines et des opérations administratives tout au long de la durée du programme. En particulier, il/elle supervisera les opérations financières du programme ; effectuera des rapports continus pour assurer la santé financière du programme et l'utilisation correcte des fonds.
Responsabilités clées
Comptabilité et gestion de trésorerie
- Maîtrise de QuickBooks et/ou Quicken
1. Créer de nouveaux dossiers de fournisseurs ou mettre à jour les fournisseurs existants.
2. Faire correspondre la facture du fournisseur aux biens reçus.
3. Préparer le formulaire d'autorisation de paiement.
4. Compiler et télécharger les pièces justificatives dans le système comptable.
5. Préparer le rapprochement bancaire.
6. Enregistrer les dépenses, les recettes et toute autre transaction dans le système comptable.
- Préparer la demande de fonds
- Tenir à jour les comptes bancaires du projet y compris la demande d'ouverture de nouveaux comptes, la modification des signataires ou la fermeture de comptes au besoin.
- Veiller à la gestion contrôlée de la trésorerie des comptes bancaires et mobiles ainsi que de la petite caisse.
- S'assurer que toutes les dépenses et pièces justificatives sont conformes aux politiques et procédures de Abt et de USAID.
- Examiner les rapports de depenses et s'assurer que toutes les avances sont apurées dans les 30 jours suivant la fin de mission, conformément aux politiques de Abt ;
- S'assurer que toutes les taxes gouvernementales sont payées à bonne date conformément à la législation locale.
- Préparer et lancer la paie en appliquant les déductions appropriées.
Gestion du cycle financier du projet, contrôle budgétaire et engagement des dépenses
- Développer, gérer et surveiller les budgets des projets et les plans de travail annuels en collaboration avec l'équipe globale d'assistance afin de fournir des informations de mesure sur les performances financières et recommander des stratégies de réduction des coûts permettant de mettre en œuvre efficacement et à moindre coût, les activités du projet.
- Préparer les projections budgétaires tout en mettant à jour les documents de suivi budgétaire mensuel.
- Collaborer avec l'équipe d'approvisionnement et s'assurer que les achats internationaux et locaux respectent le budget approuvé.
- Développer et mettre en œuvre des systèmes pour rationaliser les pratiques et procédures financières.
- Assurer l'administration financière continue du projet, y compris le traitement des approbations pour les acquisitions, les accords de consultance et les factures des fournisseurs.
Achats locaux et internationaux
- Soutenir le démarrage, les opérations générales et la fermeture du projet PMI Evovle.
- Fournir les coûts necessaire pour le nouveau service commercial.
- Diriger le recrutement, l'orientation et la formation du nouveau personnel administratif ou comptable.
- Informer et s'assurer que l'équipe d'assistance globale soit informer de tous les problèmes contractuels, financiers et juridiques affectant le projet.
- Mettre à jour le registre des biens immobiliers du gouvernement avec des articles nouveaux, cassés ou perdus ; signaler tout incident d'équipement volé ou perdu ; effectuer des audits aléatoires des stocks pour s'assurer qu'ils sont toujours exacts et à jour.
- Aider au dédouanement des approvisionnements internationaux, y compris en travaillant avec un agent de dédouanement, au besoin.
- En collaboration avec les équipes techniques, obtenir et examiner les spécifications des produits ou la portée des travaux pour les services ; s'assurer que les spécifications et les portées sont claires, objectives et complètes.
- Rédiger ou passer en revue les bons de commande et les contrats de consultants locaux aux fins d’exécution.
- Faciliter l'examen et l'évaluation des offres, en veillant à la participation du personnel technique concerné et à la cohérence avec les critères d'évaluation.
- S'assurer que les dossiers d'approvisionnement sont complets et prêts pour l'audit dès que le processus d'approvisionnement est terminé ; Développer un système pour vérifier l'exhaustivité des dossiers d'approvisionnement à l'aide de la liste de contrôle d'approvisionnement fournie par le siège.
- Suivre les normes de classement et de traitement des documents d'approvisionnement. Collaborer avec le service d'approvisionnement du siège et l'équipe d'appui pour obtenir les approbations requises.
- Saisir les transactions d'approvisionnement dans QuickBook et iProcure
- Effectuer et documenter les pré-qualifications des fournisseurs pour les achats répétitifs tels que l'hébergement, les services traiteurs, les fournitures de bureau, l'eau, location de véhicule ; lorsque cela est possible, préparer des accords-cadres de service en consultation avec le siège de Abt.
- Préparer la matrice de soumission et le mémorandum sur la sélection des fournisseurs (le cas échéant) qui comprend le processus de concours, les noms des évaluateurs et une justification adéquate de la recommandation d'attribution.
- Collaborer si nécessaire avec l'équipe d'assistance globale pour planifier et exécuter plusieurs types d'approvisionnement dans des délais courts tout en respectant la politique.
- Documenter toute correspondance avec les fournisseurs et tenir à jour les dossiers complets d'approvisionnement.
- En collaboration avec les responsables techniques, s'assurer que le contrôle de la qualité est effectué lors de la réception des matériaux et relever toute incohérence avec la commande originale avant paiement.
- Surveiller tous les contrats et accords de service en cours. Assister l’équipe d’assistance globale dans la préparation des livrables financiers de l’entreprise et de la mise en œuvre tels que l’étude de coûts, la TVA, NXP et les rapports de régularisation.
- Préparer les budgets et des dispositions administratives et logistiques pour soutenir les activités du projet, y compris les preparatifs de voyage et les exigences en matière de visa.
- Veiller à ce que les exigences en matière d'approbation contractuelles et internes (par exemple, les dérogations, les notes d'approbation) soient respectées et préparer les justifications soutenant les actions en coordination avec la direction du projet et l’équipe globale de soutien.
- Superviser les audits financiers.
- Effectuer toute autre activité connexe assignée par le superviseur immédiat.
Qualifications minimales
- Licence (Bac +3) en comptabilité, finance, commerce, gestion ou autre domaine pertinent.
- Au moins 4 ans d'expérience professionnelle dans la comptabilité et la gestion financière des programmes.
Qualifications préférées
- Licence (Bac +3) en comptabilité, finance, gestion, commerce ou autre domaine pertinent.
- Au moins 6 ans d'expérience professionnelle en comptabilité et en gestion financière des programmes.
- Expérience de travail dans les programmes de développement à l’international, avec une expérience dans des programmes financés par l'USAID est hautement souhaitable.
- Excellentes compétences analytiques et en informatique, avec une bonne maîtrise de Excel et QuickBooks ou Quicken.
- Compétences organisationnelles bien développées et efficaces, y compris la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler dans un environnement sous haute pression.
- Maîtrise du français exigée.
- Compétence linguistique en anglais (lecture, écriture, expression orale) au niveau PS3, comme un atout.
Ce que nous offrons
Nous favorisons un environnement où vous pouvez prospérer. Nos programmes novateurs de rémunération globale sont conçus pour vous aider à équilibrer votre travail et votre vie personnelle. L'approche de votre bien-être est axée sur des avantages sociaux complets et un développement professionnel.
Abt Associates est un employeur d'Action Positive / d'Egalité des Chances, engagé à favoriser la diversité de son effectif. Abt Associates offre des salaires concurrentiels et des avantages sociaux complets. Les candidatures locaux sont fortement encouragés.
Avertissement : Abt Associates ne demandera jamais d'argent aux candidats en échange d'une offre d'emploi.
Instructions générales pour postuler :
Veuillez suivre le lien suivant pour postuler en ligne : https://tinyurl.com/2yxr22uz
Date limite de candidature : avant jeudi 1 juin 2023.
