CDD | 12 Mois | Août 2021

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED République Démocratique du Congo

ACTED intervient en République Démocratique du Congo depuis 2003 afin de répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Les équipes d’ACTED se mobilisent dans des situations d’urgence auprès des populations les plus vulnérables et des populations déplacées, ainsi que sur des activités sur le long terme telles que des travaux de réhabilitation, des projets de relance agricole ou encore la mise en place de systèmes d’information géographique. ACTED vise à renforcer la résilience des populations et à soutenir la structuration de la société civile.

Rôle et responsabilités principales

Système d’enquêtes, de suivi, de Contrôle et d’Evaluation

1. Développement de systèmes techniques

a) Développer et mettre à jour régulièrement la stratégie AME pays ;

b) Développer et mettre régulièrement à jour un plan de travail AME regroupant tous les projets en cours et les évaluations prévues pour la mission ;

c) Elaborer un cadre de travail AME clair, bien défini et développé pour chaque projet en cours basé sur les propositions de projets, les plans de mise en oeuvre et les exigences des bailleurs en termes de reporting.

d) Superviser le développement, l’évaluation et le reporting de données qualitatives et quantitatives, des processus, de la production, des résultats, de l’impact, des objectifs et indicateurs de réussite/performance/ pour tous les projets

e) S’assurer que les propositions de budget développées ont pris en compte des coûts et des informations financières appropriées afin de permettre la mise en oeuvre des composantes AME internes et externes ;

f) Garantir que les observations/conclusions AME ont été considérées et que leurs recommandations seront intégrées dans les futures notes conceptuelles, propositions, et plans de mise en oeuvre ;

g) Identifier et concevoir des pratiques innovantes pour accroitre l’efficacité et l’efficience des procédures AME et de la conduite des projets, et les intégrer dans les stratégies AME pays

h) Installer les politiques et procédures AME comme décrites dans le guide AME d’ACTED et s’assurer que les outils sont applicables et utilisés.

i) Garantir un déploiement efficace de collecte de M&E et de reporting à tout le staff et les partenaires à travers les formations, visite des sites, manuels, et autres supports techniques si nécessaire. Garantir que les systèmes sont bien compris et mis en oeuvre par le staff et les partenaires

2. Mise en oeuvre et gestion AME

a) Superviser le développement des plans de mission de chaque enquête, contrôle, et évaluation (bases de référence, rapports de mi-parcours, rapports de fin de parcours) pour chaque projet ;

b) Développer et superviser la mise en oeuvre d’une collecte de données appropriée et d’outils d’analyse, de méthodologies (questionnaires d’étude, groupes de discussion, entretiens avec informants clés) et des plans de diffusions/utilisations des données/informations ;

c) Fournir les conseils techniques et contrôler les activités de collecte de données et s’assurer que les équipes chargées de la collecte de données sont organisées et autant documentées que nécessaire, et qu’elles les communiquent aux missions sur le terrain en accord avec les standards de qualité des données.

d) Analyser en temps opportun les données et les comptes rendus AME, les fiches de synthèse avec des analyses et présentations de statistiques utiles (graphiques, tableaux, histogrammes, diagrammes en boîte) ;

e) Superviser l’apport de données aux équipes Développement de Projets pour qu’elles les utilisent dans la préparation de rapports aux bailleurs et autres acteurs clefs, si besoin ;

f) Avec la collaboration de la Coordination, déclencher les enquêtes nécessaires sur les besoins afin de s’assurer de la pertinence des propositions de projets ;

g) Contribuer aux propositions de projets des bailleurs et aux efforts de fundraising (particulièrement à la conception du cadre-logique et à la formulation des indicateurs SMART) et aux rapports, par l’analyse et l’interprétation des conclusions ;

h) Prodiguer, si cela est pertinent, aux partenaires impliqués et aux autres institutions soutenues par ACTED une sensibilisation et une compétence en matière d’AME

i) Mettre en oeuvre toute recommandation traitée et approuvée avec l’équipe management pays et le directeur des programmes d’ACTED

j) Représenter ACTED dans différents forums sur les enjeux AME si nécessaire

3. Base de données et GIS

a) Superviser le développement, les modifications en cours, le renforcement et le fonctionnement de la gestion des données au niveau du pays ;

b) Contrôler le déploiement et la fonctionnalité du Système de Gestion des Données (DBMS) et GIS entre les utilisateurs, partenaires opérationnels inclus, si nécessaire ;

c) Développer les stratégies afin d’augmenter l’utilisation de données et la demande parmi le staff concerné et autres utilisateurs des données/informations ;

d) Elaborer et maintenir des systèmes pour les documents électroniques et papier MIS/GIS pour la traçabilité et le reporting de toutes les données et informations quantitatives (spatiales et non-spatiales) ;

e) Superviser le développement, les modifications en cours, le renforcement et le fonctionnement de la gestion des données et des systèmes GIS au niveau du pays ;

f) Faciliter les formations pour le staff non AME (eg. PMs, PDs, TCs) sur l’utilisation de bases de données projets et la base de données liée au suivi ; par exemple, suivi des 16 indicateurs globaux programme stratégiques ACTED ;

g) Fournir un renforcement des capacités sur l’utilisation efficace des produits et systèmes GIS/DB – ou garantir que le staff GIS/DB le fait de manière efficace et effective.

4. Formation

a) Contribuer à la diffusion proactive et à l’utilisation d’un savoir acquis à travers les activités d’enquêtes, de Suivi, Contrôle et d’évaluation (AME) parmi les Responsables Projets, les Coordinateurs techniques et les Responsables et Chargés de Développement de Projets ;

b) Organiser et faciliter les sessions de formation afin de s’approprier les meilleures pratiques et enseignements lors de la clôture d’un projet ou quand nécessaire ;

c) Documenter et partager dans les délais les enseignements retirés et les meilleures pratiques et s’assurer que le savoir acquis contribue à l’amélioration des projets et influence le développement stratégique des futurs projets et activités ;

d) Soutenir la mise en oeuvre des projets et leur amélioration en apportant en temps utile des informations sur les projets réussis présentés comme des défis et permettant des corrections de cap tout au long de la durée du programme.

5. Mettre en oeuvre le mécanisme de réponse aux plaintes des bénéficiaires

a) Etablir, évaluer et assurer le suivi du mécanisme de réponse aux plaintes des bénéficiaires (CRM) pour la mission pays en ligne avec les procédures standards CRM d’ACTED.

b) S’assurer du fonctionnement efficace du mécanisme de réponse aux plaintes des bénéficiaires et s’assurer que les plaintes/retours des bénéficiaires sont saisies correctement, analysées, adressées et traitées dans les temps opportuns et utilisées par les équipes Programme et de coordination ;

c) Superviser une gestion appropriée de la base de données centrale du CRM ;

d) Travailler à la compréhension et à l’aptitude du staff ACTED, des partenaires et contractants à s’appuyer sur la responsabilisation des bénéficiaires et les procédures CRM.

6. Gestion d’équipe AME

6.1. Management de l’équipe

a) Garantir que le staff du département comprend et est capable d’assumer son rôle et ses responsabilités ;

b) Gérer le staff AME, base de données, GIS, reddition des comptes en définissant leurs Responsabilités et en suivant les plans d’action et les activités au jour le jour ;

c) Garantir un environnement de travail positif et de bonnes dynamiques d’équipe ;

d) Gérer les conflits interpersonnels entre les membres du staff du département ;

e) Mettre en place des évaluations régulières du staff et suivre les évolutions de carrière ;

f) Garantir que l’équipe retient tout ce qui est caractéristique à propos d’ACTED incluant les valeurs et les convictions de l’organisation, son identité globale, sa nature et sa cohérence, son indépendance et son impartialité.

6.2 Renforcement des compétences et formation

g) Identifier les besoins en formation AME pour l’équipe AME, discuter des plans avec la coordination et les RH pour les formations internes et externes, et les mettre en oeuvre en accord avec la stratégie AME et les priorités opérationnelles ;

h) Coacher, former et guider les chargés d’AME en ayant pour objectif le renforcement de leurs capacités techniques, l’échange de leur savoir au sein de l’équipe AME et leur fournir des conseils de progression professionnelle.

8. Autres

a) Fournir aux superviseurs et aux autres membres de l’équipe des mises à jours régulières en temps opportuns sur les progrès et enjeux ;

b) Représenter ACTED lors de forums de haut niveau à l’échelle nationale, comme dans les groupes de travail techniques AME ;

c) Participer quand cela est possible aux conférences et workshops concernant l’AME et être à jour des meilleures pratiques et des nouvelles connaissances dans le secteur

Qualifications et compétences requises

• Niveau Master en lien avec la mission
• 4 ans d’expérience en AME, de préférence sur un contexte humanitaire
• Excellentes compétences analytiques
• Excellentes compétences rédactionnelles et de communication pour tout la partie reporting, rédaction de rapports
• Capacité à manager des équipes
• Capacité à évaluer les compétences et à former.
• Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité
• La connaissance de la zone d’affectation est un plus
• Maîtrise totale du Pack Office

Conditions

• Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
• Living allowance de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
• Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED