Rôle et responsabilités

Jouer un rôle clé pour garantir la gestion efficace et efficiente du programme de pays. Ce rôle varié et stimulant implique la coordination et la gestion des principales fonctions de support, y compris l'administration générale, la gestion de base, les finances, les ressources humaines, la logistique et la sécurité. Avec la responsabilité de la hiérarchie pour le personnel impliqué dans des rôles de soutien, vous pouvez également être appelé à représenter Medair lors des réunions pertinentes avec les entrepreneurs, les autorités locales, les ONG et d'autres parties prenantes.

Aperçu du projet

Projet sanitaire d'urgence ciblant les populations déplacées, touchées par la guerre et vulnérables dans le nord-est du Congo ainsi que WASH, infrastructure dans la province du Nord-Kivu. Projets de type développemental visant à un changement de comportement à long terme et durable de la population générale et des employés de la santé publique afin d'améliorer les résultats en matière de santé publique.

Lieu de travail

Poste basé sur le terrain à Goma, République démocratique du Congo. Jetez un œil aux travaux de Medair en D.R. Congo .

Date de début / Détails du contrat initial

Dès que possible. Temps plein, 12 mois.

Domaines d'activité clés

Gestion du support de projet

• Assurer le bon fonctionnement de la base assignée, y compris la supervision du personnel, la sécurité, l'entretien et la liaison avec les propriétaires, les entrepreneurs et les fournisseurs, en étroite coordination avec le personnel compétent au niveau des pays.
• S'assurer que les délais de reporting et les exigences d'audit interne et externe sont respectés.
• Gérez le budget de base, assurez-vous que les dépenses respectent les directives et les délais fixés.
• S'assurer que tous les besoins de trésorerie de base sont satisfaits en compilant mensuellement le CNF, en coordination avec les responsables départementaux concernés
• Assurez-vous que tous les contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont respectées.
• Accompagner les supérieurs hiérarchiques dans le recrutement, l'intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc.
• Superviser la préparation des rapports financiers hebdomadaires et mensuels, examiner et approuver les rapprochements.
• Assurez-vous que les informations fiscales pertinentes sont rassemblées, préparées et soumises dans les délais.
• S'assurer que toutes les exigences légales nationales et internationales relatives à l'emploi sont respectées, y compris les contrats, les retenues obligatoires, la tenue de registres, etc.
• Fournir, si nécessaire, un soutien logistique au personnel du programme et aux bases de terrain, aux véhicules, aux actifs, aux équipements informatiques et de communication et à la formation du personnel logistique
• S'assurer que les procédures sont maintenues dans la logistique, en particulier dans les achats, le stockage et le transport.
• Vérifiez que des sauvegardes informatiques régulières, des mises à jour de virus et une maintenance de routine sont effectuées.
• Travailler avec les responsables de terrain et le personnel du BSG à la préparation des budgets d'appui et de partage des coûts.

Gestion de la sécurité

• En l'absence du coordinateur du projet, assistez à toutes les réunions de coordination externe et de sécurité pertinentes et aux informations en retour, le cas échéant, aux responsables et au personnel concernés.
• Assurez-vous que les procédures de sécurité sont en place, que les directives sont tenues à jour et que le personnel reçoit les informations de sécurité pertinentes. Cela comprend la révision régulière des dispositions en matière de sécurité, le maintien de la communication, l'organisation de séances d'information et la garantie de la disponibilité du matériel d'urgence.
• Fournir un soutien dans la gestion des incidents de sécurité au besoin, y compris la rédaction de rapports d'incident.

Administration

• Élaborer, gérer et réviser périodiquement les contrats entre Medair et les fournisseurs externes, en s'assurant qu'ils restent valables et pertinents et que les termes et conditions sont respectés.
• Soumettre des rapports internes et contribuer sur demande à des rapports externes.
• Veiller à ce qu'une trace écrite claire et transparente soit en place pour toutes les transactions, à ce que les registres soient conservés de manière ordonnée et opportune et à ce que le système de classement (archives) soit conforme aux exigences.

Gestion du personnel

• Gérer et superviser le personnel de soutien du programme affecté, y compris la gestion quotidienne, le développement et la formation, la gestion du rendement, les procédures disciplinaires, le bien-être, etc.
• Superviser les aspects des relations avec les employés (représentation des employés).
• Veiller à ce que les assistants RH maintiennent des registres du personnel précis et à jour.

la communication

• Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et solidaire avec les collègues pour s'assurer qu'ils sont tenus informés des activités et des exigences liées au soutien.
• Développer et entretenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, les autres ONG et toutes autres parties prenantes, représentant Medair et assurant une bonne coopération et des partenariats.

Gestion de la qualité

• Assurez-vous que tous les formats normalisés sont utilisés et que les directives sont suivies.
• Examiner, développer et mettre en œuvre des systèmes pour améliorer la transparence et prévenir les pertes ou la fraude. Effectuer régulièrement des inspections et des contrôles ponctuels afin de garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.

Vie spirituelle en équipe

• Reflétez les valeurs de Medair avec les membres de l'équipe, le personnel local, les bénéficiaires et les contacts externes.
• Travaillez, vivez et priez ensemble dans notre équipe basée sur la foi chrétienne. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d'équipe, les prières et les mots d'encouragement.
• Nous sommes encouragés à rejoindre et à contribuer au réseau de prière international de Medair.

Cette description de poste couvre les principales tâches prévues. D'autres tâches peuvent être assignées au besoin.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans une matière pertinente ou qualification professionnelle / technique équivalente.
• Solide connaissance pratique de l'anglais et du français (parlé et écrit).

Expérience / compétences

• Expérience de gestion post-qualification. Expérience dans un cadre interculturel.
• Capacité de résolution de problèmes; bonnes compétences en écriture numérique et en rédaction de rapports.
• Capable de superviser plusieurs tâches, de hiérarchiser et de déléguer au besoin.
• Capable de renforcer la confiance et d'appliquer les procédures. Style de gestion consultative.
• Capable de développer et de maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
• Esprit d'équipe avec une bonne communication et des compétences interpersonnelles.