Le poste
Procurement /Subcontract-Grant Assistant /Assistant aux approvisionnements/sous contrat-Grant
Kalemie, Lodja, Kamina, Kabinda, Lubumbashi , Kananga, Bukavu, Mbuji-mayi et
Kolwezi
Durée du Contrat : la durée initiale jusqu’au 30 Mai 2022 avec possibilité de Renouvèlement
Aperçu de l’Organisation :
Abt Associates (Abt) est un leader mondial animée par le sens de sa mission dans la recherche, l’évaluation et la mise en œuvre du programme dans les domaines du développement international, de la santé, de la politique sociale et environnementale. Connue pour son approche rigoureuse dans la résolution des défis complexes, Abt est constamment classée parmi le top de 20 firmes mondiales de recherche et parmi le top de 40 innovatrices de développement international. La société possède de multiples bureaux aux Etats-Unis d’Amérique et des bureaux chargés de programme dans plus de 40 pays. Servant à la fois les secteurs publiques et privés, Abt soutient les processus participatifs de gouvernance qui renforcent le pouvoir des citoyens et promeuvent la responsabilité et la transparence dans tous les secteurs. Notre impact se fait sentir dans les institutions réceptives et inclusives, communautés autonomes, l’accès équitable aux services publics, la mobilisation et la gestion accrues des ressources financières, et les environnements favorables accrus pour la croissance et les débouchés économiques.
Opportunité :
Le programme de santé intégré financé par l’USAID pour la DRC (PROSANI) soutient la stratégie de l’USAID sur le renforcement des systèmes de santé en RDC. PROSANI cherche à renforcer les capacités des institutions et communautés congolaises à fournir les services intégrés de santé de qualité pour améliorer durablement l’état de santé de la population congolaise.
L’Assistant de subvention/sous-contrat et des approvisionnements sera sous la supervision du Operations Manager de la province et le gérant de subvention/sous-contrat de Kinshasa.
Principaux rôles et responsabilités
Procurement
- Maintenir et suivre les dossiers relatifs aux demandes d’achats et aux bons de commandes inclus tous les documents de support ;
- Maintenir un fichier électronique des bons de commandes, de demandes de cotations, d’appel d’offres et leur attribuer un numéro séquentiel ;
- Se rassurer que le numéro du bon de commande et numéro de demande d’achat sont ajouté manuellement à la demande d’achat ;
- Maintenir les fiches de stock de tous les articles consumables :
- Organiser mensuellement et trimestriellement un achat compilé des fournitures de bureau, de formation, de réunion, etc., et donner à la comptabilité des détails pour la comptabilisation ;
- Préparer les bons de commande sous les bons de commande a longue terme (BPA) et soumettre à la revue du Operations Manager si <$5,000 ou Senior Procurement Manager si>$5,000 ;
- Maintenir le système de classement incluant les offres, les paiements, les évaluations, les rapports, etc. ;
- S’assurer que toutes les approbations sont obtenues pour toutes les demandes d’achats, demandes avant de procéder aux achats ;
- Effectuer d'autres tâches liées au domaine des approvisionnements.
Grant et sous-contrat
- Prendre connaissance du manuel des procédures qui définit le processus d'octroi des subventions et Sous-contrats par le programme PROSANI USAID au niveau provincial,
- Découvrir le processus de détermination des capacités et compétences managerielles des soumissionnaires sélectionnées telle que définit dans la documentation d’évaluation des soumissionnaires aux subventions et sous-contrats,
- Prendre part aux analyses des rapports financiers mensuels sur les subventions tel que fourni par les organisations de mise en œuvre,
- Effectuer les missions de suivi auprès des partenaires ou sur le terrain sur ordre du Grants Manager en vue de recueillir les données et l'évolution des activités des subventions et sous-contrats octroyées par le programme,
- Vérifier et préparer les documents et autres outils d’octroi des subventions et sous-contrats avant classement,
- Enregistrer les informations dans la base de données (dossiers physiques et électroniques) afin de maintenir les informations fournies sur l’évolution de l’exécution des subventions, le processus de sélection, des contrats, des modifications des contrats et rapports pour toutes les subventions et les sous-contrats,
- Assurer le classement des dossiers sur les subventions et sous-contrats au niveau provincial, en fonction de chaque bénéficiaire des subventions,
- Préparer et prendre part aux séances/Atelier de renforcement des capacités des bénéficiaires dans sur la gestion des subventions octroyées,
- Répondre à toute autre tâche demandée par le superviseur.
Qualifications & compétences :
- Diplôme universitaire du niveau licence en économie, comptabilité ou commerce ;
- Au moins 3 d’expérience dans les approvisionnements pour des initiatives financées par USAID ;
- Expérience de 3 ans au poste d’assistant aux subventions ou assistant aux services d’achats,
- Compétences sur QuickBooks, Microsoft Word et Excel, aussi bien que les programmes de communications électroniques, nécessaires.
- Maîtrise du français avec d'excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle, la connaissance de l’anglais est un atout.
- Être méticuleux, proactif, discret, honnête et intègre ;
- Capacité de travailler en équipe ;
- Maîtrise de l’outil informatique notamment Word, Excel, internet, etc.
Instructions générales pour postuler :
Tous les candidats doivent envoyer leur candidature à travers le site Abt Associates en cliquant sur les liens suivants :
- Toutes les demandes doivent être reçues avant minuit le 31 Aout 2021.
- Les demandes qui ne respectent pas ces instructions ou qui ne satisfont pas aux exigences de qualification minimales précisées ne seront pas prises en compte.
- Pour cette position, le projet recrute localement et n’engagera pas de frais de délocalisation.
