Logistics and procurement associate

Job Title: Logistics and procurement associate

Location / Preferred location(s): Kinshasa                

Position Type: Full-time

Grade: Operations Support

Step: O2

Reports To: Finance Manager

Last Updated: May 2022

Ipas est une organisation à but non lucratif qui travaille avec des partenaires locaux, nationaux et mondiaux pour améliorer la santé et les droits sexuels et reproductifs, en veillant à ce que des informations et des services de qualité en matière d'avortement et de contraception soient disponibles, accessibles et acceptables pour les femmes et les filles.

Objectif du poste :  

L’Assistant (e) à la logistique et achats est chargé/ée d’apporter une assistance opérationnelle au personnel d’Ipas et aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux impliqués dans la réalisation de la mission de Ipas en RDC. Cet appui consiste à organiser la logistique nécessaire pour chacune des activités de Ipas et partenaires, à Kinshasa et en province. Il/ elle veille au strict respect des procédures en matière d’achat. Il/elle coordonne les processus de sélection des fournisseurs, l’élaboration des cahiers de charge, la contractualisation, la documentation, l’évaluation et validation des services. Il/Elle s’assure qu’un système de documentation et archivage central des documents relatifs aux procédures logistiques et d’achats, est effectivement opérationnel au sein du bureau Ipas. Il/elle gère les dépôts des commodités et consommables et assure les commandes, réception et l’approvisionnement des formations sanitaires et pharmacies en collaboration avec le conseiller santé et le chargé de suivi et évaluation et s’assure de la sécurité et du fonctionnement des équipements informatiques de l’organisation et sert de point focal sécurité de l’équipe.

Résumé des responsabilités

Leadership organisationnel et stratégie

• Collabore avec les autres équipes d’Ipas RDC à qui il/elle apporte des conseils techniques en ce qui concerne les SOPs et les politiques d’achat, d'approvisionnement et de gestion logistique.

Gestion financière et gestion des risques

• Travaille sous le leadership du Finance Manager et collabore avec toutes les unités du bureau-Pays y compris le programme et l’administration pour assurer une gestion appropriée des achats et approvisionnements

Volet technique ou fonctionnel du poste

• Organiser et participer aux comités d’achat de Ipas RDC et en assurer le secrétariat ;
• Collaboration avec des fournisseurs et d’autres vendeurs extérieurs en vue de planifier et de réaliser des événements en dehors de nos centres ;
• Veiller à ce que la base de données des fournisseurs approuvés par IPAS RDC soit régulièrement mise à jour sur la base des informations fournies en retour sur les performances des fournisseurs ;
• Assurer la rédaction des contrats d’achat de bien et service et les soumettre pour validation ;
• Surveiller les contrats des fournisseurs et initier le renouvellement ou le changement avant les dates d'expiration ;
• Organisation des modalités de déplacements pour le personnel d’Ipas, traitement des notes de frais, soumission de documentation pour examen ;
• Assurer les achats administratifs de biens et services en tenant à jour le tracker des achats dans l’esprit et selon le manuel des achats de Ipas RDC et/ou autres exigences des bailleurs ;
• Appuyer l’organisation des activités externes et internes (séminaires, ateliers, conférence) notamment les achats liés aux services de restauration, location salle de conférence et d’hébergements en conformité avec les procédures logistiques ;
• Assurer la gestion des stocks de commodités et consommables, la commande, réception, distribution et suivi de conditionnement au dernier kilomètre,
• Assurer l’approvisionnement, la supervision et la gestion des stocks en équipements médicaux ; non médicaux, commodités et consommables, ainsi que les inventaires en conformité avec les procédures prescrites ;
• Maintenir le registre des biens de valeur et s’assurer que l’inventaire des immobilisations est mis à jour en conformité avec les procédures de Ipas et/ou des exigences des bailleurs au besoin ;
• Participer à la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats cadres de biens et services dans le cadre des activités de Ipas ;
• Conduire les processus de transfert de matériels et biens en provinces ou à l’étranger selon le cas.
• Organise le partage d’expérience et leçons apprises avec le personnel Ipas et partenaires sur le secteur de logistique particulièrement le maintien de la chaine d’approvisionnement des sites appuyés par Ipas,
• Renforce les capacités opérationnelles des partenaires d’implémentation de l’organisation
• S’assurer de la sécurité du staff de l’organisation et appliquer les normes sécuritaires les plus à jour et maintenir le contact avec les clusters de sécurité.
• S’assurer de la fonctionnalité et de la sécurité des équipements informatiques de l’organisation.

Mobilisation des ressources

• Fournir les informations relatives aux besoins en commodités et consommables à l’équipe de planification et mobilisation de ressources

Exigences du poste

• Diplôme universitaire ou équivalent en Assistanat ou tout autre domaine connexe ;
• 3 à 5 ans d’expérience en assistance logistiquede préférence au sein d’une ONG internationale
• Excellentes capacités de communication interpersonnelles et attention aux détails
• Excellentes compétences organisationnelles
• Dynamique, plein de ressources et proactifs
• Bonne collaboration avec les autres et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel
• Capacité à coordonner plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Maîtrise du français écrit et parlé et parlant anglais
• Excellentes compétences en informatique et spécialiste de Microsoft Office Suite et de Skype
• Doit être compétent dans la compréhension des procédures logistiques, d’achat et d’approvisionnement au sein du système de santé,
• Connaissances de la logistique médicale, plus spécifiquement
• Expérience dans la planification et la gestion logistique des organisations,

Education

• Graduat, Licence ou Master dans les sciences sociales et de gestion,
• Formation en gestion logistique est un atout,

Environnement de travail

• Capacité de voyager jusqu'à 20 % au niveau national (avec des voyages régionaux ou mondiaux occasionnels, le cas échéant)

Ipas s'engage fermement à fournir un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination et d'inégalité. Nous recrutons, employons, formons, promouvons et rémunérons notre personnel sans tenir compte de la race, de l'âge, du sexe, de la religion, de l'origine nationale, de la couleur, de la croyance, de l'ascendance, de la citoyenneté, de l'état civil, du statut de vétéran, du service militaire, du handicap, des informations génétiques, de l'identité sexuelle, de l'expression sexuelle, du statut de transsexuel, de l'orientation sexuelle ou de toute autre caractéristique personnelle protégée par la loi ou définie par la politique d'Ipas.

Lien pour postuler : https://ipas.wd5.myworkdayjobs.com/fr-FR/Ipas/job/DRC-Kinshasa/Logistics-and-procurement-associate_R593