Contexte

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris, EHA (Shelter/Wash), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement.

1. Rôle et responsabilités

 Le/la Grants Officer contribuera à la mise en place et renforcement des systèmes de gestion des subventions efficaces et de qualité en aidant le gestionnaire des subventions à maintenir et à améliorer constamment les systèmes et outils internes de gestion des subventions du NRC en RD Congo. Il/elle s'assure que les équipes de programme/support du NRC, ainsi que les parties prenantes externes (par exemple, les auditeurs), ont accès à des fichiers et des informations à jour sur les subventions, en dur et électronique. Il/elle est le point focal pour la maintenance des outils de gestion des subventions du NRC et pour la gestion des informations sur Share Point Office 365: Filing Tree, Grants Tracker, Cycles du NRC en RD Congo. Le/La Grants Officer appuiera également les Grants Coordinators dans la tenue à jour des dossiers des partenaires de mise en œuvre en ce qui concerne les évaluations et les accords et pour le suivi des nouveaux partenariats et existants. Enfin, le/la Grants Officer soutiendra les tâches liées à la gestion des subventions, notamment contribuer à la collecte des données pendant la rédaction des rapports et des propositions, la préparation et le secrétariat pour les réunions PCM, l'élaboration des documents et/ou des outils nécessaires, le cas échéant.

Responsabilités générales

• S'assure de l'adhérence aux politiques, outils, manuels et lignes directives du NRC.
• Met en œuvre les fonctions support y compris du portefeuille et des partenaires qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d'action
• Contribuer à la tenue à jour des plates formes de gestion de projets et d’archivage des documents et partager les idées pour leur amélioration technique.
• S'assure de l'archivage correct des documents en dur
• Contribue à la rédaction des rapports sur l'avancée des activités support sur demande du superviseur ou de la direction.
• Contribue à la consolidation des données pour les propositions budgétaires et des activités
• Appui à la documentation de qualité pour les réunions et les courriers entrant et sortant
• Contribuer à la collecte des données pendant la rédaction de projets et des rapports
• Assure la collecte et consolidation de tous les documents du département programme pour classification et archivage en collaboration avec la conformité et les areas (SSDI)
• Supporte régulièrement les bureaux du terrain dans le domaine des activités liés à la gestion des subventions

Responsabilités Spécifiques

• S'assurer que tous les documents clés relatifs aux subventions sont disponibles en version électronique et physique en maintenant un système de gestion/d'archivage des informations de haute qualité et en mettant à jour quotidiennement les systèmes de gestion des subventions du NRC (Archivage en ligne sur Filing Tree, Grants Tracker et CYCLES et en dur dans les classeurs)
• Appuyer la préparation/invitation et l’organisation des réunions Grants (réunions hebdomadaire et du Project Cycle Management ; GO NO GO ; et réunions d’ouverture, de revue et de clôture des projets) et du programme
• Participer, assurer le secrétariat, rédiger les comptes rendus des réunions (Grants Weekly Meetings, GO NO GO ; etréunions d’ouverture, de revue et de clôture des projets /du programmes) et partager les points d’action pertinents
• Assurer le suivi des signatures des documents liés aux subventions à l’intérieur et à l’extérieur
• Effectuer les courses à l’extérieur pour le dépôt et retrait des courriers
• Assurer le suivi des contributions des collègues et des partenaires lors de rédaction des projets et préparation des rapports y compris ceux du siège (Balance Score Cadre/BSC et Rapport Annuel des activités) suivant la demande de la hiérarchie
• Aide à la compilation du rapport annuel des activités des programmes/projets du NRC/DRCongo
• Soutenir les Coordinateurs et le/la Grants Manager dans la coordination et la rédaction des propositions, des annexes, des demandes de modification, des demandes des fonds et d’autres documents qui leur sont délégués ;
• Tenir des registres précis de tous les dossiers des partenaires de mise en œuvre (évaluations et accords) et des systèmes de suivi, en coordination avec le personnel compétent.
• Mettre et tenir à jour la liste des contacts des partenaires de mise en œuvre y compris des membres du consortium ainsi que du calendrier des réunions et de rapportage
• Soutenir le responsable des subventions et les coordinateurs dans l'organisation des visites des bailleurs et d'autres événements externes, le cas échéant.
• Organiser des visites de soutien aux partenaires de mise en œuvre et bureaux terrain du NRC

Interfaces Critiques

Pour ce poste, les interfaces sont : Sécurité, Ressources Humaines, Finances et Support, Logistiques ; Conformité et Gestion des Risques, M&E ; Redevabilité ; Programmes et CDM.

Ampleur du poste :

Personnel : NA

Parties prenantes:  Programme Area Managers, Area Managers, Head of Support et Support Managers, Coordinateur Finance

Budgets :

Informations :

Légalité/et /ou conformité institutionnelle : Conformité avec les SOP et procédures NRC.

1. Compétences

1. Compétences Professionnelles

Compétences professionnelles génériques pour ce poste :

• Expérience de travail dans un domaine d'expertise technique/Grants dans un contexte humanitaire (au moins deux à trois ans d’expérience dans le domaine)
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral et une connaissance de l’Anglais/niveau basic de travail est un atout.

Compétences spécifiques, connaissances et expériences en relation avec le contexte :

• Maîtrise des logiciels, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
• Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur
• Capacité à utiliser l'approche du cadre logique comme outil de conception et de suivi des projets/programmes (Connaissance de la gestion du cycle de projet).
• Bonne compréhension des budgets et certaines compétences en matière de suivi financier. 
• La connaissance des règles et régulations des principaux bailleurs de fonds comme le NMFA, SIDA, l'UE/ECHO, BHA, FCDO, Fonds Humanitaires,… est un atout.
• Attention aux détails, bonne compréhension des processus et capacité à suivre des instructions.
• Diplôme universitaire ou enseignement supérieur pertinent (au moins de Graduat), de préférence en économie, relations internationales ; du développement, des sciences sociales ou de gestion.

2. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante
• Travailler avec des personnes

1. Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.

Les documents suivants seront utilisés :

• Description de poste
• Plan de travail et de développement de l’employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat
• Référentiel des compétence

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité. « La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »

Appliquez ici: