PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Rapports et gestion des donateurs ;

• Produire des donateurs BvA / rapport financier avant le 10 de chaque mois, s'asseoir avec le responsable de la collecte de fonds et des rapports sur chaque rapport de donateur pour examiner l'exactitude des transactions attribuées au donateur et discuter de la réaffectation ou des mesures à prendre par récompense.
• Surveiller le déficit de financement du parc en produisant des BvA mensuels non financés et des prévisions au responsable de la collecte de fonds et des rapports
• Contrôle du déficit de financement du parc en assurant une répartition correcte des dépenses et en proposant une réaffectation du budget/des dépenses conforme aux donateurs
• Travailler en étroite collaboration avec le responsable de la collecte de fonds et des rapports pour identifier les risques des donateurs et / ou les opportunités de financement
• Coordonner l'exercice de budgétisation et de prévision par subvention pour assurer une bonne gestion budgétaire pour toutes les subventions (d'ici la fin de l'année et/ou la fin de la subvention lorsqu'elle s'étend sur plusieurs années)
• Participer à la rédaction de la proposition de budget pour les nouvelles opportunités de financement des donateurs. Maximiser l'allocation des dépenses non financées pour l'année en cours pour chaque opportunité.
• Fournir à la direction toute analyse financière ad hoc liée aux donateurs
• Assurer le bon suivi et l'exactitude de la gestion des fonds des donateurs (UDF et REC).
• Maintenir à jour la documentation relative aux finances pour toutes les attributions (contrat et amendement, rapport financier, demande de paiement, audit des donateurs, etc.)
• Gérer la relation financière de « sous-subvention » avec APN, le cas échéant

Trésorerie et gestion de trésorerie ;

• Coordonner et préparer la demande de remboursement ou de prépaiement au donateur.
• Situation de trésorerie prévisionnelle pour chaque attribution

Rapports, planification, budgétisation et prévisions au niveau du parc ;

• Coordonner le processus de planification, de budgétisation et de prévision du parc, en consolidant les données par département et par attribution.
• Produire des BvA mensuels par département opérationnel avant le 15 de chaque mois et s'asseoir avec chaque détenteur de budget pour examiner et surveiller les performances budgétaires et faire des recommandations pour améliorer les performances financières
• Fournir un soutien aux détenteurs de budget pour préparer et mettre à jour leur budget/prévisions

Gestion des immobilisations

• Assurer la conformité des donateurs sur les actifs (étiquetage, visibilité, etc.)

RH & Paie

• Examiner l'allocation des donateurs/budget de la masse salariale avant de l'afficher dans le système comptable
• Assurer la conformité des donateurs pour la gestion des coûts des employés (Gestion des feuilles de temps)

Audit

• Avec le directeur financier, coordonner les audits des donateurs et assurer un audit géré efficace et en temps opportun
• S'assurer de la conformité et de l'exhaustivité du donateur de l'ensemble de la documentation demandée par l'auditeur avant transmission
• Fournir des projets de réponses à la lettre de gestion de l'audit
• Sécuriser la clôture et la résolution des constatations d'audit avec le reste de l'équipe (Finance & Ops)

Général

• S'assurer que les dépenses sont conformes au budget, aux règles des donateurs et aux SOP en contrôlant et en approuvant le bon de commande et/ou tout autre document comptable avant l'engagement/le paiement.
• Veiller à la bonne conservation des informations financières (Archivage)
• Animer un atelier et une formation sur les règles et réglementations des donateurs pour le comptable et l'unité de gestion du parc

Effectuer toute autre tâche pertinente pouvant lui être assignée de temps à autre.

• Peut faire l'intérim du responsable comptable ou du responsable financier si nécessaire
• Contribuer à la mise en place de nouveaux systèmes (inventaire, paie, comptabilité, etc.) et à l'amélioration des SOP/Practices.
• Toute autre tâche demandée par la direction

Le succès ressemble à;

• Les Donor BvA sont produits tous les mois avant le 10 et revus avec le Fundraising & Reporting Manager.
• Les rapports financiers des donateurs sont produits à temps avec la norme de qualité la plus élevée.
• Le Funding Gap est suivi mensuellement par la production de BvA non financés.
• Le déficit de financement est réduit par l'optimisation des financements existants. Toute possibilité de réaffectation conforme et approuvée du budget/dépenses est mise en œuvre.
• Les documents de dépenses sont contrôlés en temps opportun, avec une allocation correcte des donateurs/budget, et entièrement conformes aux exigences de chaque donateur.
• Les fonds des donateurs dans nos livres (UDF et REC) sont corrects, correspondant au rapport BvA/financier du donateur, et le remboursement ou l'appel de fonds sont gérés en temps opportun.
• Les nouvelles propositions de donateurs sont préparées à temps et donnent la priorité au financement du déficit de financement de l'année en cours
• Le budget principal du parc et chaque récompense sont gérés efficacement en mettant fréquemment à jour le budget/les prévisions
• Toutes les questions liées aux donateurs et au budget sont gérées quotidiennement par le responsable financier des subventions, mais toujours en coordination avec le responsable financier
• La relation entre le Fundraising & Reporting Manager et le Grants Finance Manager est bonne, efficace et génère des résultats positifs pour l'organisation
• Les SOP de l'APN et des donateurs sont mises en œuvre et respectées
• Les audits des bailleurs de fonds sont effectués à temps et ne signalent pas les dépenses inéligibles, ni les principales conclusions. Toutes les découvertes du passé sont correctement contrôlées

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Un Master en Finance et Comptabilité ou équivalent ;
• Au moins cinq ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Doit avoir au moins cinq ans d'expérience dans une grande organisation à but non lucratif financée par plusieurs prix.
• Doit avoir de l'expérience avec la gestion des bailleurs de fonds institutionnels (UE / USAID).
• Exposition au budget d'env. 10 millions de dollars par an financés par plusieurs donateurs
• A déjà géré une équipe finance/comptabilité d'au moins 5 personnes
• Bilingue : anglais et français
• Bonnes compétences en communication verbale
• Un niveau élevé de connaissances en informatique est essentiel
• Disposé et capable de déménager et capable de vivre dans des régions éloignées
• Capacité à travailler sous pression à certains moments, tout en maintenant des résultats de haute qualité est une exigence essentielle.
• Être honnête, très organisé, responsable, motivé et capable de prendre des initiatives sous un minimum de supervision.

SPÉCIFICATIONS DU CANDIDAT

• Excellentes compétences en planification stratégique et capacité d'interagir avec tous les niveaux ;
• Capable de travailler de manière autonome et très méticuleux;
• Pensée critique et solides compétences analytiques;
• Jugement solide et aptitude à prendre des décisions ;
• Solides capacités de leadership ;
• Approche pratique et capacité éprouvée à travailler sous pression en respectant des délais serrés ;
• Bonnes compétences MS Office, particulièrement fortes capacités dans MS Excel ;
• Haut niveau de confidentialité et d'intégrité ;
• Bonnes compétences en résolution de problèmes et en prise de décision qui nécessitent une réflexion indépendante et originale ;