Rôle et responsabilités

Le Project Support Manager est la clé du bon déroulement des opérations dans le domaine auquel il est affecté. Ce rôle varié et stimulant implique la coordination et la gestion des principales fonctions de support, notamment l'administration générale, la gestion de base, les finances, les ressources humaines, la logistique et la sécurité. Avec la responsabilité de la gestion hiérarchique du personnel impliqué dans des rôles de soutien. En l'absence du coordinateur de projet, le responsable du soutien au projet représente également Medair lors des réunions pertinentes avec les sous-traitants, les autorités locales, les ONG et les autres parties prenantes.

Aperçu du projet

Programme multisectoriel de secours d'urgence et de réhabilitation ciblant les populations déplacées, touchées par la guerre et vulnérables dans l'est du Congo. Projets visant à fournir des soins de santé primaires et d'urgence, de l'eau, de l'assainissement et de la nutrition pour aider à réduire la morbidité et la mortalité dans la région.

Lieu de travail et conditions de travail

Poste basé sur le terrain à Goma ou tout autre endroit dans la région du Petit Nord Kivu, RD Congo.

Date de début / Détails du contrat initial

Dès que possible. Temps plein, 24 mois.

Principaux domaines d'activité

Gestion du soutien au projet

• Assurer le bon fonctionnement de la base assignée, y compris la supervision du personnel, l'entretien et la liaison avec les propriétaires, les entrepreneurs et les fournisseurs. Superviser toutes les activités financières pour s'assurer que tous les besoins de gestion de trésorerie, les délais de déclaration et les exigences d'audit interne et externe sont respectés.
• S'assurer que tous les contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont suivies, superviser la préparation des rapports financiers de clôture hebdomadaires et mensuels, examiner les rapprochements effectués par les assistants financiers.
• Gérer le(s) budget(s) de base, s'assurer que les dépenses respectent les directives établies, en s'assurant que tous les fonds sont dépensés correctement et en temps opportun conformément aux exigences et aux délais des donateurs. Superviser toutes les activités de ressources humaines, en soutenant les supérieurs hiérarchiques au besoin dans des domaines tels que le recrutement, l'intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc.
• Veiller à ce que toutes les exigences légales nationales et internationales relatives à l'emploi soient respectées, y compris les contrats, les retenues légales, la tenue de registres, etc. la formation du personnel logistique.
• Veiller à ce que des procédures précises et efficaces soient maintenues en logistique, en particulier dans les domaines de l'approvisionnement, de l'entreposage et du transport. Surveiller que les sauvegardes informatiques régulières, les mises à jour antivirus et la maintenance de routine sont effectuées et fournir un dépannage informatique si nécessaire. Travailler à la préparation et à l'élaboration de budgets pour le soutien et les coûts partagés, en veillant à ce qu'ils répondent à toutes les exigences pertinentes de Medair et des donateurs.
• Gérer et suivre les dépenses du budget attribué, en veillant à ce que les dépenses soient conformes aux exigences et aux délais des donateurs et en informant les responsables de terrain concernés de tout ajustement nécessaire.

Gestion de la sécurité

• En l'absence du PC, assister à toutes les réunions de coordination externe et de sécurité pertinentes et faire remonter les informations, le cas échéant, aux responsables et au personnel appropriés.
• Suivez les instructions du PC, afin d'assurer la disponibilité de l'équipement d'urgence.
• Fournir un soutien dans la gestion des incidents de sécurité, au besoin, y compris la rédaction et la soumission de rapports d'incident.

Administration

• Rédiger, gérer et réviser périodiquement les contrats entre Medair et les fournisseurs externes, en s'assurant qu'ils restent valides et pertinents et que les termes et conditions sont respectés.
• Soumettre des rapports internes précis et opportuns à la direction sur le terrain et au GSO et contribuer aux rapports externes.
• Assurez-vous qu'une trace écrite claire et transparente est en place pour toutes les transactions, que les enregistrements sont conservés de manière ordonnée et en temps opportun et que le système de classement (archives) est conforme aux exigences de Medair et des donateurs.

Gestion du personnel

• Gérer et superviser le personnel de soutien du programme affecté, y compris le recrutement, la gestion quotidienne, le suivi des performances, la discipline, le développement et la formation, l'évaluation, etc.
• Tenir des réunions d'équipe régulières avec le personnel de soutien du programme affecté, examiner les objectifs de l'équipe et individuels et s'assurer que les membres de l'équipe sont tenus informés des problèmes liés à leur travail.

la communication

• Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et solidaire avec les collègues pour s'assurer qu'ils sont tenus informés des activités et des exigences liées au soutien.
• Développer et entretenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, les autres ONG et toute autre partie prenante, représentant Medair et assurant une bonne coopération et des partenariats.
• Travaillez pour renforcer la communication interne, le soutien et la compréhension mutuelle entre les fonctions de soutien et les programmes, en fonction de votre niveau de travail et de votre zone d'influence.

Gestion de la qualité

• Promouvoir et utiliser la bibliothèque électronique Medair et d'autres procédures opérationnelles, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les versions les plus récentes et les directives soient suivies.
• En collaboration avec les responsables concernés, examiner, développer et mettre en œuvre (le cas échéant) des systèmes pour améliorer la transparence et détecter et finalement prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuer des inspections régulières et des vérifications ponctuelles, à la fois sur les systèmes et sur les travaux en cours, pour garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.

Vie spirituelle d'équipe

• Refléter les valeurs de Medair auprès des membres de l'équipe, du personnel local, des bénéficiaires et des contacts externes.
• Travaillez, vivez et priez ensemble dans nos cadres d'équipe basés sur la foi chrétienne. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d'équipe, les prières et les mots d'encouragement.
• Encouragés à rejoindre et à contribuer au réseau international de prière de Medair.

Cette description de poste couvre les principales tâches prévues. D'autres tâches peuvent être assignées au besoin.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent ou qualification professionnelle / technique équivalente.
• Solide connaissance pratique de l'anglais et du français (parlé et écrit).

De l'expérience

• Expérience de gestion post-qualification dans une profession pertinente.
• Expérience de travail dans un environnement interculturel, préférable dans un rôle de soutien.
• Connaissances informatiques et bonne connaissance pratique de Microsoft Excel, Word et Outlook.
• Esprit d'équipe mais aussi capable de travailler de manière autonome. Bonnes compétences interpersonnelles et de résolution de conflits.
• Capable de développer et de maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.

Tous les nouveaux membres du personnel international déployés dans les programmes nationaux de Medair (et d'autres rôles nécessitant des déplacements sur le terrain) doivent être entièrement vaccinés avec un vaccin COVID approuvé par l'OMS, accompagné d'un certificat de vaccination COVID comme preuve.