Rôle et responsabilités

Le gestionnaire d'appui au programme (PRSM) est essentiel au fonctionnement efficace et efficient du programme de pays. Ce rôle itinérant, varié et stimulant consiste à combler les lacunes en matière de soutien (administratif, de base, financier, humain, logistique) et de programmes (dans la mesure où ils n'ont pas d'autres exigences techniques) le cas échéant.

Aperçu du projet

Programme multisectoriel de secours et de réhabilitation comprenant : la fourniture de soins de santé primaires et d'urgence, de services de nutrition, d'eau et d'assainissement, ainsi que d'articles non alimentaires et d'abris d'urgence pour aider à réduire la morbidité et la mortalité dans les populations vulnérables de la RD Congo.

Lieu de travail et conditions de travail

Basé sur le terrain en RD Congo, il s'agit d'un rôle itinérant, couvrant les lacunes et fournissant un soutien supplémentaire si nécessaire. Les interventions peuvent se faire dans des zones éloignées et difficiles d'accès pour lesquelles l'environnement est physiquement difficile (accessible à pied). Le contexte de sécurité est complexe et nécessite également une surveillance constante.

Date de début / Détails du contrat initial

Dès que possible. Temps plein, 24 mois.

Domaines d'activité clés

Couvrir les lacunes du programme telles que les tâches générales de coordination et de gestion du projet

• Fournir une direction stratégique, un leadership et un soutien technique à l'équipe.
• Développer, diriger, surveiller et évaluer le(s) projet(s) assigné(s), y compris la gestion efficace et la production de rapports sur les projets conformément aux objectifs, au calendrier et au budget en mettant l'accent sur le renforcement du système et la formation.
• Gérer et former le personnel pour répondre aux normes de qualité dans la prestation du programme. Encourager la participation des bénéficiaires.
• Assurer la liaison avec les autres intervenants. Anticiper et contribuer à l'élaboration de nouvelles propositions de projets et de rapports.

Gestion de la sécurité

• Assurez-vous que les procédures de sécurité sont en place, que les directives sont tenues à jour et que le personnel reçoit les informations de sécurité pertinentes. Cela comprend l'examen régulier des dispositions de sécurité, le maintien de la communication, la fourniture de briefings et la garantie de la disponibilité de l'équipement d'urgence.
• Assister le directeur de pays dans la gestion des incidents de sécurité, au besoin. Assister aux réunions de coordination externe et de sécurité pertinentes et aux informations de retour d'information, le cas échéant, aux gestionnaires et au personnel appropriés.

Financement du programme - la rédaction de la proposition prend en charge la capacité supplémentaire

• Fournir au gestionnaire de financement du programme (GFP) un soutien dans la recherche de nouvelles sources de financement, la préparation d'offres, de propositions et de rapports spécifiques à soumettre aux donateurs institutionnels, ainsi que la gestion des relations avec les donateurs et la maintenance des systèmes d'information appropriés. Fournir un soutien stratégique, un suivi, un examen et une évaluation des programmes Medair, en soutenant la coordination des subventions.

Gestion du support de projet itinérant

• Faciliter les communications transversales avec les équipes de programme soutenant la stratégie du programme à travers les fonctions de support. Superviser les activités financières pour s'assurer que tous les besoins de gestion de trésorerie, les délais de déclaration et les exigences d'audit interne et externe sont satisfaits.
• S'assurer que des contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont respectées.
• Superviser les activités des ressources humaines, en soutenant les supérieurs hiérarchiques selon les besoins dans des domaines tels que le recrutement, l'intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc. S'assurer que toutes les exigences légales nationales et internationales relatives à l'emploi sont respectées, y compris les contrats, les déductions légales, la tenue de dossiers, etc.
• Fournir un soutien logistique au personnel du programme et aux bases de terrain, y compris la gestion de la chaîne d'approvisionnement, des véhicules, des actifs, des équipements informatiques et de communication et la formation du personnel logistique. Veiller à ce que des procédures précises et efficaces soient maintenues en logistique, en particulier dans les domaines de l'approvisionnement, du stockage et du transport.
• Préparer et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des directives, le cas échéant et avec les responsables de terrain et le personnel du BSG concernés, afin d'améliorer le bon déroulement des programmes grâce à des procédures standardisées et à un meilleur soutien. Cela peut inclure les procédures financières et de gouvernance, la gestion du personnel, la gestion de la flotte et la sécurité et l'infrastructure informatiques.
• Représenter Medair lors de réunions nationales et locales pertinentes avec des représentants du gouvernement, des sous-traitants, d'autres ONG, etc., en faisant rapport, le cas échéant, au personnel, aux responsables de terrain et au BSG.

Gestion du personnel

• Refléter la vision et vivre les valeurs de Medair à tout moment et en particulier lors de l'interaction avec les membres de l'équipe et leur fournir leadership, conseils et soutien.
• Développer le personnel pour améliorer leurs connaissances, leurs compétences et leurs performances.
• Lorsque vous remplacez le coordinateur de projet, le gestionnaire de soutien au projet ou le chef de projet, gérer et superviser le personnel, y compris le recrutement, la gestion quotidienne, le développement et la formation, l'évaluation, etc.
• Tenir des réunions d'équipe régulières avec le personnel affecté, en examinant les objectifs de l'équipe et des individus et en veillant à ce que les membres de l'équipe soient tenus informés des problèmes liés à leur travail.

la communication

• Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et favorable avec les collègues pour s'assurer qu'ils sont tenus informés des activités et des exigences liées au soutien.
• Développer et maintenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, d'autres ONG et toute autre partie prenante, représentant Medair et assurant une bonne coopération et des partenariats.

Gestion de la qualité

• Promouvoir et utiliser la bibliothèque électronique Medair, Internet, le portfolio et d'autres procédures opérationnelles, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les directives soient suivies.
• En collaboration avec les responsables concernés, examiner, développer et mettre en œuvre (le cas échéant) des systèmes pour améliorer la transparence et pour détecter et finalement prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuez des inspections régulières et des contrôles ponctuels, à la fois sur les systèmes et les travaux en cours, pour garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.

Équipe Vie Spirituelle

• Refléter les valeurs de Medair avec les membres de l'équipe, le personnel local, les bénéficiaires et les contacts externes.
• Travaillez, vivez et priez ensemble au sein de nos équipes chrétiennes basées sur la foi. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d'équipe, les prières et les mots d'encouragement.
• Encouragé à rejoindre et à contribuer au réseau international de prière de Medair.

Cette description de poste couvre les principales tâches qui sont prévues. D'autres tâches peuvent être assignées au besoin.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans une matière pertinente telle que la gestion/les études de développement/l'administration des affaires ou dans une matière technique pertinente.
• Solide connaissance pratique de l'anglais et du français (parlé et écrit).

Vivre

• 5 ans d'expérience en gestion post-qualification dans une profession pertinente
• Expérience de travail dans un environnement interculturel, de préférence dans un rôle de soutien.
• Personnalité dynamique et mature, capable de superviser plusieurs tâches, de prioriser et de déléguer au besoin.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les niveaux de stress personnels.
• Créatif, ouvert d'esprit, flexible, autodidacte. Bonne compréhension des problèmes interculturels.
• Esprit d'équipe mais aussi capable de travailler de manière autonome. Bonnes compétences interpersonnelles et de résolution de conflits.
• Capable de développer et de maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
• Capable de faire face aux conditions de vie de base sur le terrain et lors des sorties sur le terrain.

Tout nouveau personnel international déployé dans les programmes de pays de Medair (et d'autres rôles qui nécessitent des déplacements sur le terrain) doit être entièrement vacciné avec un vaccin COVID approuvé par l'OMS, accompagné d'un certificat de vaccination COVID comme preuve.