Rôle et responsabilités

Superviser la fourniture du soutien logistique pour le programme. Le responsable logistique est chargé de s'assurer qu'une chaîne d'approvisionnement efficace est en place à tout moment, et que la logistique standard et les systèmes administratifs associés sont établis et mis en œuvre dans les programmes nationaux de Medair. Le rôle fournit une orientation stratégique, une gestion et une évaluation de tous les aspects de la logistique, en veillant à ce que les informations pertinentes, les rapports et les exigences de responsabilité soient respectées. Le responsable logistique joue également un rôle important dans la représentation externe, la conformité légale, la direction d'équipe et le renforcement des capacités du personnel logistique.

Aperçu du projet

Projets de santé d'urgence ciblant les populations déplacées, touchées par les conflits et vulnérables dans le nord-est du Congo. Projets de développement visant à un changement de comportement à long terme et durable chez la population générale et les agents de santé de l'État afin d'améliorer les résultats en matière de santé publique.

Lieu de travail et conditions de travail

Poste basé sur le terrain à Goma, en République démocratique du Congo avec des visites fréquentes sur le terrain.

Date de début / Détails du contrat initial

Dès que possible. Temps plein, 24 mois.

Domaines d'activité clés

Gestion de la logistique – Chaîne d'approvisionnement

• Assurer une supervision technique et s'assurer que des pratiques et procédures de gestion de la chaîne d'approvisionnement appropriées sont en place conformément aux normes Medair pour fournir un soutien optimal.
• S'engager de manière proactive avec le personnel clé pour s'assurer que la planification et la budgétisation du projet intègrent un financement adéquat pour la capacité et les ressources logistiques. Fournir un soutien et effectuer des évaluations logistiques.
• Soutenir la gestion du processus d'approvisionnement de manière efficace et rentable.
• Recherchez et négociez des contrats de stockage/d'entreposage sécurisés, bien entretenus et conformes aux exigences en matière de santé et de pratiques de travail sûres. Veiller à ce que le transport international et national de fret par voie terrestre, maritime et aérienne soit conforme aux budgets et aux besoins du programme ; s'assurer que le moyen de transport le plus rentable et le plus fiable est utilisé pour la livraison en temps voulu des fournitures aux projets.
• Soutenir la maintenance de systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et pris en charge des transactions logistiques à des fins d'audit, et soumettre des rapports logistiques à l'équipe de gestion dans le pays et à la logistique du BSG conformément aux politiques et procédures de Medair.

Gestion de la logistique – Ressources

• Assurer la gestion des flottes de véhicules; assurer une affectation appropriée et une utilisation sûre des véhicules tout au long du programme et s'assurer que les calendriers d'entretien et de maintenance sont respectés. Assurez-vous que l'utilisation du carburant est correctement supervisée, enregistrée et enregistrée.
• Servir de point focal de gestion des actifs pour le programme de pays en supervisant et en coordonnant toutes les questions concernant tous les types d'équipements et d'actifs, y compris la communication, l'informatique et l'alimentation, afin de garantir que les équipements sont gérés avec diligence.
• Assurer la liaison avec le(s) propriétaire(s) pour assurer un entretien adéquat et une disponibilité optimale des installations et des services publics (par exemple, électricité, eau, lignes téléphoniques, sécurité physique et réparations du bâtiment). Assurez-vous que des sauvegardes régulières sont effectuées pour tous les ordinateurs tout au long du programme et que les mises à jour antivirus et la maintenance informatique de routine sont effectuées.

Représentation

• Représenter Medair de manière professionnelle en contribuant à la création d'une image positive et d'une crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du mandat, de l'éthique et des valeurs de Medair.
• S'engager de manière proactive avec les fournisseurs, les partenaires, les autorités locales, d'autres ONG et clusters pour planifier, organiser et programmer la distribution des biens et du matériel afin d'assurer une bonne coordination et un partage d'informations adéquat, répondre aux préoccupations/problèmes communs et rechercher des solutions.

Direction financière

• Compiler et valider la composante logistique de tous les budgets de base et de projet. Surveiller les dépenses des budgets attribués et s'assurer qu'ils fonctionnent conformément aux directives relatives aux pratiques de comptabilité et de rapport financier.

Gestion du personnel

• Gérer et motiver le personnel avec intégrité et prévoyance, pour s'assurer qu'il maintient les normes les plus élevées de responsabilité et de professionnalisme. Cela comprend le recrutement, l'évaluation, la fixation d'objectifs, l'évaluation des performances, la production de plans de développement, la détermination des besoins de formation, etc.
• Veiller à ce que tout le personnel logistique et le personnel du programme concerné soient correctement formés et, si nécessaire, créent des possibilités de renforcement des capacités, de mentorat et de coaching. Offrir une formation croisée aux chefs de projet et aux autres membres du personnel sur les procédures d'entrepôt et de chaîne d'approvisionnement (médicament) pour permettre la surveillance et la vérification ponctuelle des entrepôts distants et des points de stockage. Coordonner la formation du personnel national afin d'accroître ses responsabilités afin de renforcer ses capacités et d'assurer la durabilité des programmes.

Gestion de la sécurité

• Assister à toutes les réunions de coordination et de sécurité externes pertinentes et transmettre les informations, le cas échéant, aux gestionnaires et au personnel appropriés. Assurez-vous que les procédures de sécurité pour la base de Goma sont en place, que les directives sont tenues à jour et que le personnel reçoit les informations de sécurité pertinentes. Cela comprend l'examen régulier des dispositions de sécurité, le maintien de la communication, la fourniture de briefings et la garantie de la disponibilité de l'équipement d'urgence.
• En particulier, assurez-vous que les procédures de déplacement sont respectées par les chauffeurs Medair basés à Goma.
• Fournir un soutien dans la gestion des incidents de sécurité au besoin, y compris la rédaction de rapports d'incident.

Déploiement et adoption du système ERP Microsoft Dynamics 365

• S'assurer que Medair COD participe activement au projet de mise en œuvre de MS D365 en fournissant les données requises à temps et en partageant les expériences/perspectives sur le terrain qui pourraient être utiles dans la configuration du système MS D365. Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire D365 basé sur GSO pour atteindre cet objectif.
• Évaluer l'état de préparation du programme pays à mettre en œuvre l'ERP. Faire des plans pour atténuer les faiblesses identifiées. Les plans pourraient inclure le renforcement des capacités et l'expansion des capacités et des équipements d'infrastructure.

Gestion de la qualité

• Promouvoir et utiliser l'intranet de Medair, en veillant à ce que tous les formats et directives standardisés soient utilisés.
• Examiner, développer et mettre en œuvre des systèmes pour améliorer la transparence. S'assurer que des procédures anti-fraude adéquates sont en place pour détecter et finalement prévenir les pertes ou les fraudes.

Équipe Vie Spirituelle

• Refléter les valeurs de Medair avec les membres de l'équipe, le personnel local, les bénéficiaires et les contacts externes.
• Travaillez, vivez et priez ensemble au sein de nos équipes chrétiennes basées sur la foi. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d'équipe, les prières et les mots d'encouragement.
• Encouragé à rejoindre et à contribuer au réseau international de prière de Medair.

Cette description de poste couvre les principales tâches qui sont prévues. D'autres tâches peuvent être assignées au besoin.

Qualifications

• Diplôme professionnel en logistique ou formation en Supply Chain Management, Business Management.
• Solide connaissance pratique de l'anglais et du français (parlé et écrit).

Vivre

• Au moins 2 ans d'expérience pertinente en logistique et en gestion dans un contexte d'urgence.
• Expérience de la gestion de budgets et capacité à préparer des rapports opportuns, complets et précis.
• Expérience de travail dans un environnement interculturel, préférable dans le secteur de la logistique.

Tout nouveau personnel international déployé dans les programmes de pays de Medair (et d'autres rôles qui nécessitent des déplacements sur le terrain) doit être entièrement vacciné avec un vaccin COVID approuvé par l'OMS, accompagné d'un certificat de vaccination COVID comme preuve.