Gestionnaire d'administration du journal du projet Des paysRD CongoSourcesMAGNÉDate de clôture31 mars 2022 informations générales MAGNA est une organisation humanitaire médicale indépendante à but non lucratif. Nous fournissons une assistance médicale aux personnes touchées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l'exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de professionnels de santé, de personnel logistique et administratif. Nous recrutons du personnel médical et non médical, collectons des fonds privés et institutionnels et sensibilisons le public aux populations en danger. En utilisant un petit groupe d'employés et de bénévoles très engagés, nous avons obtenu des résultats respectables. Nous traitons des patients souffrant d'un large éventail de maladies et de besoins de santé (santé infantile, malnutrition, violence sexuelle, santé des femmes, santé mentale, VIH/SIDA, paludisme, choléra et autres maladies). Actuellement, nous avons des missions ouvertes au Soudan du Sud, en RD Congo, en Syrie, au Liban, en Irak, en Ukraine et au Cambodge. Depuis nos débuts, nous avons travaillé dans plus de 15 pays en Asie, Europe, Afrique et Amérique. En RD Congo, MAGNA a ouvert une mission en 2009 et travaille actuellement dans les provinces de Yumbi, du Kasaï, de l'Équateur et de Kinshasa pour fournir un accès aux soins médicaux aux populations en crise, par le biais de centres de santé statiques, de santé mobile et d'interventions de proximité. Description de l'emploi Objectif global Planifier, coordonner et surveiller toutes les activités liées à la logistique technique, à la chaîne d'approvisionnement, aux ressources humaines et aux finances du projet conformément aux protocoles, normes et politiques de MAGNA, afin d'optimiser la réponse de la mission aux besoins de la population cible et d'assurer un fonctionnement optimal de le projet. Tâches et responsabilités Établir, planifier et superviser en étroite collaboration avec le coordinateur de projet et les activités LogCo/HRCo/FinCo, RH et Fin dans le projet. Identifier et répondre aux besoins du projet. Surveiller la mise en œuvre des activités suivantes conformément aux procédures et directives de MAGNA. Logistique: Superviser une structure de soutien et l'exécution en temps opportun de tous les entretiens et réparations curatifs et préventifs pour la gestion efficace de tous les équipements et installations MAGNA afin d'assurer leur bon état et leur facilité d'utilisation. Encadrer et former les équipes de chauffeurs, mécaniciens et tout autre personnel impliqué dans la gestion des véhicules afin d'assurer leurs capacités d'exploitation. Superviser, planifier et garantir la qualité des projets de construction et de réhabilitation. Gestion de l'équipe de gardiens. Assurer les travaux de construction/réhabilitation et d'installation/maintenance d'énergie/électricité. Fourniture : Coordonner, en étroite collaboration avec le coordinateur médical et le LogCo, les processus et systèmes de la chaîne d'approvisionnement, tenir à jour les informations sur les stocks (dates de péremption, niveau de sécurité, pipeline et délais) afin d'assurer la disponibilité de tous les services médicaux et non médicaux matériels et services associés dans des conditions optimales. Superviser les activités liées à l'administration, en étroite relation avec le FinCo et conformément aux procédures d'achat et de paiement MAGNA pour la mission. Finances/Administration : En étroite coordination avec le coordinateur de projet (PC) et le coordinateur RH et le coordinateur financier, calculer, analyser et suivre les besoins opérationnels RH et financiers du projet et le budget associé afin d'assurer efficacement le dimensionnement et les capacités requises du projet et une allocation appropriée des fonds selon les contrats de financement. Mener des activités liées aux finances, en étroite relation avec le FinCo, assurer la conformité des impôts et des assurances sociales nationales, la transparence sur la comptabilité ainsi que des informations cohérentes sur les processus de la chaîne d'approvisionnement des services. Mettre en œuvre et superviser les procédures et systèmes transactionnels afin d'assurer des pratiques comptables transparentes et une traçabilité documentaire complète (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), en suivant les directives et les règles de MAGNA, et en utilisant les logiciels respectifs en place. Assurer et contrôler la clôture comptable mensuelle et annuelle et l'ensemble du reporting RH, Administratif et Financier du Projet (clôture mensuelle du logiciel RH et comptable, rapports, etc.). En étroite collaboration avec le PC et HRCo, mettre en œuvre les procédures administratives de tout protocole d'accord (MoU) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, le ministère de la Santé, etc.) et MAGNA. Suivi administratif des contrats de travail du personnel national, mise à jour de la base de données existante pour se conformer à la réglementation locale du travail, coordination et supervision des procédures de paie, contrôle du paiement des heures supplémentaires et de la clôture de la paie mensuelle. Préparation du formulaire de déclaration des impôts mensuels et des cotisations de sécurité sociale des employés/employeurs, création d'un fichier contenant toutes les données pour se conformer aux réglementations légales Superviser/réaliser les procédures de paie, en s'assurant que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet sont correctement saisies dans le système (jours de congé, congés sans solde, congés de maladie, heures supplémentaires, avance sur salaire, etc.), afin d'assurer sur temps et des paiements de salaire précis. Sous la supervision du HRCo, s'assurer que le processus d'indexation des grilles salariales du personnel national est conforme à l'équité interne, aux ajustements au coût de la vie et à la bonne application des conditions d'emploi dans les sites du projet. HEURE: Planifier et superviser, en étroite coordination avec le département RH, les processus associés (recrutement, formation/initiation/briefing, évaluation, détection potentielle, etc.) du personnel national sous sa responsabilité tel que spécifié par le supérieur hiérarchique et le responsable administratif et logistique processus (fin de contrat, logement, prolongation de mission, retour anticipé, etc.) du personnel international du projet afin d'assurer un dimensionnement efficace du personnel, facilitant son accueil, ses déplacements et sa conformité légale. En étroite collaboration avec le Coordonnateur du projet, définir/mettre à jour la politique de sécurité du projet, mettre en œuvre les aspects techniques de la politique de réduction des risques afin d'assurer la sécurité des personnes. Participer aux rapports mensuels selon les directives (SitReps, statistiques logistiques, etc.). Connaissances et compétences requises Éducation Souhaitable - diplôme en finance, gestion (affaires, RH), administration et/ou gestion des approvisionnements. Expérience professionnelle Expérience professionnelle essentielle d'au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires. Expérience de travail souhaitable avec MAGNA ou d'autres ONG, dans des pays en développement Connaissances et compétences Langue de travail essentielle de la mission et anglais Connaissances informatiques essentielles (word, excel et internet) Logiciel souhaitable RH (Homere) et financier (SAGA) Caractéristiques personnelles requises * Bonne gestion du stress Résistance à la pression Capacité analytique Organisé et méthodique Fiable Fort sens des responsabilités Solides capacités d'écoute et d'empathie Capacité d'adaptation, de gestion des priorités et de pragmatisme Diplomate et avec le sens de la négociation Bonnes compétences en communication Honnêteté et rigueur Modalités proposées Statut : SALARIÉ avec un CDD Date de début : à discuter Rémunération Votre salaire mensuel non imposé reflétera l'ancienneté de votre poste et votre expérience de travail pondérée cumulée. De 1.470 à 1929 EUR Les salaires de terrain MAGNA sont calculés en EUR et ne sont pas négociables car ils font partie d'un accord harmonisé à travers le réseau MAGNA. Prestations PER DIEM : payé en monnaie locale sur le terrain (900 USD/mois) TRANSPORT : Transport A/R domicile/mission, visas... ASSURANCE : incluant couverture médicale, assistance 24/7 et rapatriement HÉBERGEMENT : Guest House ou hébergement similaire couvert par l'organisation POLITIQUE DE RUPTURE : 5 jours ouvrables à 3, 6 et 9 mois (indemnités de vol de 200 USD/400 USD) POLITIQUE DE CONGÉ RÉMUNÉRÉ : 20 jours de congé payé par an Comment s'inscrire Les candidats intéressés peuvent envoyer uniquement leur CV comprenant l'éducation, les qualifications, le numéro de contact et les documents pertinents: par e-mail, à l'adresse recrutement@oc.magna.org La ligne d'objet de l'e-mail DOIT inclure dans le titre de l'e-mail ce qui suit pour être pris en compte : "PROJECT LOG ADMIN MANAGER - DR CONGO". Les e-mails sans intitulé de poste ne seront pas examinés. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Assurez-vous de fournir des informations de contact appropriées (e-mail, mobile, etc.) et 3 références professionnelles.