APPEL D’OFFRES OUVERT N°057/SFCG/RDC/2021
POUR LA SÉLECTION DES FOURNISSEURS DES BIENS ET PRESTATAIRES DE SERVICES

Introduction et contexte général

Search for Common Ground (Search) est une organisation non gouvernementale ayant son siège à Washington DC et Bruxelles qui oeuvre pour la transformation des conflits à l’échelle mondiale. 

Au cours de ses 40 années d’expérience, l’organisation a développé et consolidé une vision spécifique appelé Approche Common Ground qui s’appuie sur les deux principes suivants : (1) le conflit est inévitable, mais pas la violence ; (2) le changement est toujours possible, et il est durable lorsque tout le monde est gagnant.
L’action de Search en République Démocratique du Congo (RDC) s’inscrit dans cette vision globale.

Présente depuis 2001 en RDC, Search met en oeuvre des programmes qui s’articulent autour des questions liées au dialogue démocratique, à la sensibilité au conflit, au renforcement de la gouvernance, à la protection des civils et à la réforme du secteur de la sécurité et à la lutte contre les violences basées sur le genre, avec toujours une focalisation sur l’engagement des jeunes. 

S’appuyant sur une large palette d’outils méthodologiques (formation, médiation, mobilisation communautaire, communication à travers les médias et le théâtre participatif) et en étroite collaboration avec les partenaires locaux.
Aux termes de son accord de partenariat avec le gouvernement de la République Démocratique du Congo, par l’entremise du Ministère du Plan, Search met actuellement en oeuvre plusieurs projets dans différentes provinces, notamment dans le Sud-Kivu, le Nord-Kivu, l’Ituri, le Tanganyika, le Kasaï Occidental, l’Équateur et Kinshasa.

Dans le cadre de la réalisation de ses activités dans les différentes provinces et villes ci-dessus, Search lance le présent appel d’offres pour sélectionner des fournisseurs des biens et prestataires de services dans les domaines ci-après :

Article 1 : Constitution de l’appel d’offres
Le présent appel d’offres est réparti en 15 lots décrits comme suit :

Lots Descriptions des lots (type de biens & services recherchés)
Lot n°01 Fournitures de bureau
Lot n°02 Fournitures alimentaires et d’entretiens de bureau
Lot n°03 Matériels et accessoires informatiques et média
Lot n°04 Impression et outils de visibilité
Lot n°05 Carburants et lubrifiants (Stations-services)
Lot n°06 Agences de voyage (service de vente de billets d’avions)
Lot n°07 Location de véhicules
Lot n°08 Hôtellerie et hébergement
Lot n°09 Service traiteur/restaurant
Lot n°10 Location de salles de réunions/formations
Lot n°11 Communication (téléphonie et internet)
Lot n°12 Gardiennage et entretien (Agents de Sécurité et agents d’entretien)
Lot n°13 Maintenance, réparations des véhicules, générateurs et Fourniture des pièces
détachées (garages)
Lot n°14 Service de transfert des fonds et de paiements mobile (Shop Mpesa, Airtel
Money, Orange Money, …)
Lot n°15 Soins médicaux du personnel (Structure Médicale)
Article 2 : Lieux de livraison
Le présent appel d’offres concerne les provinces, villes et territoires suivants :
Provinces Ville /territoire
Nord Kivu Goma, Rutshuru, Kiwandja, Kitshanga
Sud-Kivu Bukavu, Minova, Kamanyola, Minembwe, Uvira
Tanganyika Kalemie, Moba, Nyunzu, Kabalo
Kinshasa Communes de Ngaliema, Ngombe, Ngamba, Djili, Limeté et Kitambo
Kassaï-Centrale Kananga et Tshimbulu
Ituri Bunia, Epulu, Mambassa, Mahagi, Djugu
Equateur Gbadolite, Yakoma, Zongo, Kotokoli
Article 3 : Date limite de réception des offres
La date limite de réception des offres est fixée au 30 novembre 2021. Les offres reçues après ce
délai ne seront pas considérées.
Article 4 : Date de début des contrats avec les fournisseurs sélectionnés
Les contrats issus du présent processus de sélection sont prévus pour commencer à s’exécuter à
partir du 1er janvier 2022.
Article 5 : Éligibilité pour soumissionner
Le présent appel d’offres est ouvert à tout fournisseur/prestataire exerçant régulièrement en
République Démocratique du Congo et en règle vis-à-vis de l’administration publique.
Article 6 : Soumission unique ou multiples
Les candidats intéressés sont libres de soumissionner pour un ou plusieurs lots, pour une ou
plusieurs zones de livraison. Les soumissions pour multiples lots et zones de livraison sont très
encouragées.
Article 7 : Soumission des offres
Pour toutes les zones urbaines et autres localités ayant accès à l’internet, les soumissions sont
recevables uniquement par mail à l’adresse : adodrc@sfcg.org Le mail de soumission doit
mentionner en Objet : “APPEL D’OFFRES OUVERT N°057/SFCG/RDC/2021”.
Pour les zone reculées, n’ayant pas accès à internet, les dossiers de soumission peuvent être
soumis sous plis-fermés, directement par dépôt aux bureaux de Search ci-dessous, avec “APPEL
D’OFFRES OUVERT N°057/SFCG/RDC/2021” :
1. Bureau de Goma : 05 avenue grevilias, Q. les volcans, C. de Goma, Ville de Goma, Province
du Nord-Kivu
1. Bureau de Kalémie : 153, Av industriel , Q. de la Paix, Com Lukuga, Ville de KALEMIE
Province du Tanganyika.
2. Bureau de Bukavu : 47, Avenue TANGANYIKA, commune d'Ibanda, Bukavu, Province du
Sud Kivu.
3. Bureau de Kinshasa : 6, avenue Bayukita, Rue Bandoma, Quartier GB, Commune de
Ngaliema BP 9543 Kinshasa.
4. Bureau de Gbadolité : 03, Avenue Lite, commune de Gbadolite, Ville de Gbadolite,
Equateur.
Toutes les soumissions doivent être reçues par mail ou par dépôt physique dans l’un des bureaux de
Search ci-dessus, au plus tard le 30 novembre 2021 à 16h30.
Article 8 : Composition du dossier de soumission
Le dossier de soumission doit obligatoirement être constitué en trois parties :
● Le dossier administratif (1)
● L’offre technique (2)
● L’offre financière (3)
8.1 Dossier administratif (50 pts)
Le dossier administratif est composé des pièces suivantes :
● Une lettre de présentation du soumissionnaire (1 page maximum) (10 pts);
● Une photocopie simple du RCCM (20 pts).
● Une photocopie simple de l’attestation de mise à jour à CNSS datant de moins 3 mois (5pts)
● Une photocopie simple du quitus fiscal datant de moins de 3 moins (10 pts)
● Le numéro d’Identification Nationale (5 pts)
8.2 Offre technique (100 pts)
L’offre technique est constituée des éléments ci-dessous :
● Une indication de l’adresse physique identifiable et conforme aux exigences techniques de
son domaine d’activités (15 pts)
● Des preuves justifiant des capacités techniques à fournir les biens et services recherchés
(fournir des preuves des ressources matérielles, techniques et humaines ainsi que de l’espace
approprié – CV des employés, liste des moyens/matériels/équipements de travail, local, etc.).
(40 pts)
● Un certificat d’identité bancaire au nom du fournisseur/prestataire ou toute autre voie de
paiement régulière y compris le Mobile Money. Pour les zones reculées et difficiles d’accès,
d’autres moyens de paiements (chèque, transfert via des agences et autres peuvent être
considérés). (15 pts)
● Conditions/modalités et délais de paiements des factures : Préciser si les paiements se feront
avant la livraison, après la livraison ou par tranches. Les paiements après livraisons sont un
atout. (15 pts)
● Voies et moyens de paiements : Indiquer si les paiements devront être faits par chèque, par
virement bancaire, par Mobile Money. (15 pts)
8.3 Offre financière (50 pts)
L’offre financière comprendra obligatoirement une lettre de soumission financière d’une page
introduisant les pièces ci-dessous :
● Liste des prix unitaires remplie dans le formulaire des prix fourni par Search en annexe 3 (20
pts)
● Liste globale des prix des biens et services offerts par le soumissionnaire (5 pts)
● Délais de livraison (15 pts)
● Validité des offres : Les soumissionnaires doivent explicitement indiquer que la durée de la
validité de leurs offres est de 90 jours à compter de la date de clôture du présent appel d’offres
et s’engager à maintenir les prix pour la période de validité desdites offres. (10 pts)
Article 9 : Responsabilité des soumissionnaires
Toutes les charges liées à l’élaboration des soumissions sont entièrement à la charge des
soumissionnaires.
Les soumissionnaires sont totalement responsables des informations contenues dans leurs offres
et ne pourront en aucun cas se prévaloir de leurs erreurs et/ou omissions pour se soustraire aux
obligations qui en découleront.
Article 10 : Dépouillement des offres
Le dépouillement et l’analyse des offres reçues seront effectués après la date de clôture du
présent appel d’offres, par un comité interne composé de 3 ou 5 personnes issues de la Direction
Nationale, de Finance, de la Logistique et des Programmes.
Le comité de dépouillement des offres et d’attribution effectuera des vérifications nécessaires, y
compris les visites des lieux et le contrôle de l’authenticité des documents soumis pour confirmer
des capacités des soumissionnaires.
Les soumissionnaires sélectionnés devront présenter les originaux de ces pièces avant la
signature de contrats.
Article 11 : Évaluation des offres
Une procédure à trois (3) étapes sera employée pour l’analyse et l’évaluation des offres reçues.
La première étape consisterait en l’évaluation du dossier administratif ; la deuxième consistera
en l’évaluation des offres techniques et la troisième concerne l’évaluation des offres financières.
11.1 L’évaluation du dossier administratif :
Le dossier administratif est noté sur 50 points détaillés comme ci-dessus indiqués. Seules les
offres ayant obtenu des notes égales ou supérieures à 80% franchiront l’étape pour être
soumises à l’évaluation technique.
11.2 L’évaluations des offres techniques :
Les offres techniques sont notées sur 100 points. Seules les offres techniques ayant obtenu une
note égale ou supérieure à 70% seront considérées pour l’évaluation financière.
11.3 L’évaluation des Offres financières :
Les offres financières sont notées sur 50 points telles que détaillées ci-haut.
Article 12 : Attribution de marché/contrat
Les décisions d’attribution de marché seront basées sur le rapport prix/qualité.
Pour chaque lot et sur chaque zone de livraison, le soumissionnaire qui obtiendra la meilleure
note globale d’éligibilité sera désigné adjudicataire du marché.
Un ou plusieurs lots peuvent être attribués à un même soumissionnaire, sur une ou plusieurs
zones de livraison.
Les décisions d’attribution de marché et les contrats de prestations de services seront notifiés
par Search à chaque adjudicataire.
Tout adjudicataire ayant reçu la notification d’attribution de marché s’engage à signer le contrat
dans un délai n’excédant pas 15 jours calendaires à partir de sa réception. Dépasser ce délai,
Search considéra cela comme un refus et attribuera le marché au soumissionnaire suivant.
Article 13 : Droits de Search
Search n’est pas tenu d’accepter une quelconque offre de prix ou d’attribuer le marché et n’est
pas responsable des coûts liés à la préparation et à la soumission par le Prestataire/Fournisseur
d’une offre de prix, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection.
La réception d’une soumission par Search n’emporte pas son acceptation et ne donne pas
forcément droit à l’obtention du marché.
À tout moment du processus, Search peut, pour des raisons qui lui sont propres, décider
d’annuler cet appel d’offres.
Article 14 : Pouvoir de modification
Conformément aux procédures de Search, seuls les responsables habilités (Directrice Nationale
et le Directeur des Opérations) ont le pouvoir d’accepter pour le compte de Search, toute
modification apportée au contrat. Par conséquent, aucune modification ne sera valable et
opposable Search, à moins d’avoir fait l’objet d’un avenant au présent contrat conjointement
signé par le prestataire/fournisseur et une des personnes habilitées de Search.
Toute différence entre le prix unitaire et le prix total (obtenu en multipliant le prix unitaire par la
quantité) sera recalculée par Search. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé.
Après acceptation par Search de l’offre de prix et au cours de la durée de validité de l’offre de
prix et du contrat, le soumissionnaire s’engage à ne faire aucune modification du prix résultant
d’une hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre
facteur de marché.
Lors de l’attribution du contrat ou du contrat, Search se réserve le droit de modifier (en hausse
ou en baisse) la quantité des articles ou des services, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25
%) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions.
Article 15 : Conflit d’intérêts et interdiction de fournir des avantages
Search encourage à tous les soumissionnaires de contribuer à prévenir les conflits d’intérêts en
lui indiquant si lui-même, l’une de ses sociétés affiliées ou un membre de son personnel a
participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts
et d’autres informations utilisées dans le présent appel d'offres.
Article 16 : Politique de tolérance ZÉRO contre la fraude et l’inconduite sexuelle
Tous les processus de sélection de fournisseurs de Search for Common Ground sont à 100%
gratuits. Les décisions sont basées uniquement sur le rapport prix/qualité des offres et les critères
de sélection prédéfinis. Aucune transaction monétaire, demande de faveur ou tentative de
favoritisme de quelque nature que ce soit ne sera tolérée.
Toute personne qui serait victime ou témoin d’une telle pratique durant ce processus de
recrutement, que ce soit de la part d’un membre du personnel Search for Common Ground ou
de toute personne se réclamant de Search ou d’un de ses partenaires est priée de nous contacter
immédiatement par téléphone, au +243 82 97 85 672 ou par email à plaintes@sfcg.org .
Les plaintes sont anonymes et seront traitées avec confidentialité.
Tout soumissionnaire s’engage à ne ni fournir, ni proposer à un employé de Search, un
quelconque avantage direct ou indirect en rapport au présent appel d’offres et au contrat qui en
découlera. Il reconnaît et accepte que le non-respect de la présente disposition constitue la
violation d’une condition essentielle qui entraînera systématiquement son exclusion du
processus ou la résiliation immédiate de son contrat à ses dépens.
Article 17 : Communications, renseignements et langue de communications
Toutes les communications menées dans le cadre du présent appel d’offres doivent
obligatoirement être faites par écrit et en langue française.
Tout potentiel soumissionnaire désirant des éclaircissements et ou d’informations
supplémentaires peut adresser sa requête à Search en envoyant un email à adodrc@sfcg.org, en
indiquant clairement l’objet de la requête. Les réponses fournies en réponse à une requête
seront partagées avec d’autres potentiels soumissionnaires pour permettre à tous d’avoir les
mêmes informations.
Les demandes d’informations et/ou de renseignements sont recevables jusqu’à cinq (05) jours
avant la date de limite de réception des soumissions.
Fait à Kinshasa, le 27 octobre 2021.
Aristide Padoum Aïba