Poste: Finances and Administration Officer

Localisation : Kinshasa

Projet : Multiples

Durée : 6 à 9 mois renouvelable

Type de recrutement : Interne et externe

Type de poste : Local

Date de Publication : 21 septembre 2021

Date fin dépôt : 05 octobre 2021, à 22h GMT

Informations générales

Search for Common Ground (Search) est une organisation non gouvernementale Internationale qui œuvre pour la transformation des conflits à l’échelle mondiale. Au cours de ses 40 années d’expérience, l’organisation a développé et consolidé une vision spécifique appelé Approche Common Ground qui s’appuie sur les deux principes suivants : (1) le conflit est inévitable, mais pas la violence ; (2) le changement est toujours possible, et il est durable lorsque tout le monde est gagnant.

 

L’action de Search en République Démocratique du Congo (RDC) s’inscrit dans cette vision globale. Présente depuis 2001 en RDC, Search met en œuvre des programmes qui s’articulent autour des questions liées au dialogue démocratique, à la sensibilité au conflit, au renforcement de la gouvernance, à la protection des civils et à la réforme du secteur de la sécurité et à la lutte contre les violences basées sur le genre, avec toujours une focalisation sur l’engagement des jeunes et les femmes. S’appuyant sur une large palette d’outils méthodologiques (formation, médiation, mobilisation communautaire, communication à travers les médias et le théâtre participatif) et en étroite collaboration avec les partenaires locaux, la présence de Search est établie Search, qui est présente en RDC depuis 2001, travaille aujourd'hui au Nord et au Sud-Kivu, au Tanganyika, au Kasaï, en Oubangui, à Kinshasa et en Ituri.

 

Search met en œuvre un programme “Engagement des Organisations de la Société Civile (OSCs) de l'Est de la RDC dans l'approche du pouvoir de l'espace civique”, un projet de durée de 36 mois qui vise à renforcer la capacité de la société civile à promouvoir la démocratie et améliorer la gouvernance inclusive, l’égalité des sexes et la participation politique des femmes et des jeunes en RDC, dans les provinces de Nord-Kivu, Sud-Kivu, Tanganyika et Kinshasa.

 

Dans le cadre de ce projet, Search recrute 1 Finance and Administration Officer pour une contrat de travail à durée déterminée de 12 mois renouvelable suivant la performance de l’employé et la disponibilité des fonds. Le poste sera basé à Kinshasa, mais pourrait être délocalisé suivant les besoins de services.

 

Organisation du poste

Sous la supervision directe du Directeur des Opérations et la Supervision technique du directeur de Finance, le Finance and Administration Officer sera le superviseur technique des Assistants Administratifs et Financiers des bureau de Gbadolité et Kananga.

Relations fonctionnelles : Elle/Il travaillera en étroite collaboration avec les équipes des projets UND025 (JAD -UNDP) à Kinshasa et PRM (WVI008 – World Vision) à Gbadolité ainsi qu’avec l’équipe logistique.

Responsabilités

Le Finance and Administration Officer sera chargé de l'exécution et du suivi financier et administratif de l'ensemble des activités de Search à Kinshasa et assurera le suivi technique de l’Assistance Finance du bureau de Gbadolité. Assurera un classement systématiquement de toutes les pièces comptables et contrats impliquant des engagements financiers du bureau par ordre de rapport financier, il sera en charge du suivi de la trésorerie, la comptabilité, l’archivage, audit, la conformité et le rapportage de l’action.

A ce titre il (elle) a les responsabilités spécifiques suivantes :

 

            1.   Gestion financière, comptable et budgétaire

Assure la gestion administrative et financière incluant la gestion de la comptabilité, de la trésorerie et du budget, dans le respect des règles et procédures administratives et financières en vigueur.

 

De façon spécifique, elle/il devra :

●       Veiller au respect strict des procédures et règles financières, comptables, budgétaires et fiscales internes, nationales et internationales applicables dans l’organisation ;

●       Centraliser toutes les demandes et pièces des transactions financières, vérifier l'exactitude arithmétique, la conformité et l’authenticité des signatures, contrôler et valider la régularité des transactions financières, la complétude et la conformité des pièces justificatives (EDB, demandes de paiement, factures, bons de commandes, contrat, bons de livraisons, bon de sorties, ordre de mission, demandes d’avances, etc.) avant de les viser et les soumettre pour validation ;

●       Travailler de près avec les équipes logistiques et programmes pour s’assurer que tous les paiements, y compris ceux des fournisseurs, les per diem et frais médicaux du staff sont payés dans les délais, signaler toute difficultés au Directeur des Opérations ou de la Directoire de Finance pour que solutions soient trouvées ;

●       Gérer la trésorerie et les comptes bancaires, faire le rapprochement avec les relevés bancaires et diagnostiquer les écarts de façon à garantir l’équilibre financier global de la zone Ouest – Kinshasa, Gbadolité et Kananga ;

●       Assurer la gestion et le suivi des avances et de la petite caisse des bureaux de Gbadolité, Kananga et Kinshasa ;

●       Travailler étroitement avec l’équipe de Finance nationale pour la consolidation des systèmes de gestion comptable, financière et budgétaire, de l’informatisation et du système de contrôle interne ;

●       Assister les équipes Projets et Opérations pour la préparation de leurs plans de travail, des projections financières, la préparation et l’élaboration des budgets annuels, l’élaboration des prévisions et des rapports financiers.

●       Travailler avec l’équipe de finance centrale pour suivre, anticiper et signaler les écarts budgétaires et proposer les réajustements/réalignements conséquents ;

●       Définir et mettre en place mettre en place les orientations et stratégies financières et comptables adaptées

●       Préparer et soumettre régulièrement les rapports et états financiers mensuels et annuels cohérents et fiables

●       Appuyer le département logistique dans la gestion des inventaires et la valorisation des stocks ;

●       Participer à l’élaboration et à l’optimisation des outils et procédures de gestion financière

●       Garantir la saisie et l’enregistrement systématiques et appropriés de l’ensemble des pièces et informations comptables dans les logiciels de gestion financière utilisés ;

●       Garantir la communication et une bonne circulation des informations avec la direction financière, les équipes projets et les opérations.

●       Assurer la gestion des relations extérieures avec les différentes institutions financières et gouvernementales (banques, services impôts etc.) et avec fournisseurs

●       La/le Finance and Administration Officer sera chargé de l'exécution et du suivi financier et administratif de l'ensemble des activités de Search à Kinshasa et assurera le suivi technique de l’Assistance Finance du bureau de Gbadolité.

●       Elle/elle assurera un classement systématiquement de toutes les pièces comptables et contrats impliquant des engagements financiers du bureau par ordre de rapport financier, il sera en charge du suivi de la Trésorerie, la Comptabilité, l’Archivage, Audit, la conformité et le Rapportage de l’action.

 

2. Gestion administrative

●       Garantir l’organisation, le classement, la gestion et la sécurisation des pièces comptables et des courriers administratifs et les dossiers personnels des employées, conformément aux règles locales et internationales en vigueur ;

●       Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de l’Administration et des Ressources et servir de relais pour toutes les questions administratives et ressources humaines de la zone Ouest (Kinshasa, Gbadolité et Kananga), y compris pour les questions des contrats de travail, des salaires, de développement professionnel et de gestion des performances individuelles ainsi que des procédures disciplinaires.

●       Contribuer au processus d’actualisation du manuel de procédures administratives et financière et assurer le suivi de leur mise en œuvre ;

●       Appuyer les équipes dans l’organisation des missions de travail, le paiement de per diem et l’élaboration de leurs documents de voyages, y compris les ordres de mission ;

●       Appuyer le personnel dans la préparation des remboursements de leur dossiers médicaux, vérifier et s’assurer

●       Travailler en étroite collaboration avec les Ressources Humaines, la Logistique et la Finance pour les calculs, et vérification des impôts et taxes imposables et garantir leur paiement dans les délais requis ;

●       Faire le suivi du processus de renouvellement des documents administratifs et officiels de Search et des dossiers d’immigration du personnel expatriés auprès des services de l’État, entre autres au Ministère de Plan et de la Direction Générale de l’Immigration (DGM).

 

Une description des tâches ne pouvant être exhaustive, le titulaire du poste sera amené à exercer d’autres tâches dans le cadre de son travail et de son domaine de compétence.

Compétences et qualifications/Diplôme et expérience requis

●       Être de nationalité RD Congolaise ou avoir le statut légal pour travailler en RDC sous un contrat local ;

●       Résider à Kinshasa ou accepter d’être recrutée sous le statut de résident ;

●       Études supérieures ou universitaire en sciences commerciales et Administratives, Economie, Gestion, ou toute autre discipline similaires

●       Minimum de deux (3) ans d’expérience à un poste et responsabilité similaires, dans une ONG internationale ou toute autre organisation bien structurée travaillant avec des politiques en place et les deadlines ;

●       Être rigoureux, cohérent, ordonné et faire preuve de souci d’atteintes des résultats escomptés

●       Flexibilité et capacité de voyager souvent à travers les zones de mise en œuvre du projet ;

●       Avoir le sens du respect de la confidentialité et forte capacité d’écoute ainsi qu’une bonne communication interpersonnelle

●       Capacité de coopération et de travail sous pression.

●       Posséder un diplôme d’études supérieures de niveau bac+5 en gestion, économie, droit des affaires ou finance-comptabilité

●       Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence au sien d’une ONG internationale ou d’une organisation internationale

●       Avoir une bonne maîtrise des règles budgétaires, financières, comptables et fiscales locales et internationales, une bonne connaissance des règles des bailleurs de fonds est un atout majeur

●       Etre rigoureux, organisé, proactif, avoir un fort sens de priorité et réactivité

●       Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (bureautique et logiciels comptables)

●       Avoir un esprit d’équipe, un sens d’organisation et une facilité d’intégration en milieu multiculturel ;

●       Faire preuve de leadership, d’un bon sens du relationnel et d’un sens élevé de communication interpersonnelle

●       Avoir une bonne connaissance du français et de l’anglais parlés et écrits

 

Adhérer à la vision, à la mission et aux valeurs de Search for Common Ground

Quelques notes et informations importantes pour postuler

Search for Common Ground (SFCG) offre des emplois avec des traitements et des conditions de travail intéressants et un environnement épanouissant et propice au développement professionnel et personnel.

 

Dans le cadre de sa politique de promotion de l’égalité de genres, Search for Common Ground encourage très fortement les candidatures féminines qualifiées à postuler.

Les personnes intéressées par cet avis de vacance de post sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidatures via le lien ci-après : https://jobs.lever.co/sfcg/adb2afc7-de80-41d8-bac7-8912bf3fafa3 

Les dossiers de candidatures doivent être composés d’une lettre de motivation indiquant le poste choisi et d’un curriculum vitae détaillé, avec les références professionnelles adresses des 3 superviseurs.

 

La date limite de réception des candidatures est fixée au 05 octobre 2021, à 17h00 (GMT +2). Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests et entretiens.

 

Politique de tolérance zéro contre la fraude et l’inconduite sexuelle : Tous les recrutements de Search for Common Ground sont à 100% gratuits et les processus sont basés uniquement sur la qualification des candidats en rapport avec les profils recherchés. Aucune transaction monétaire, demande de faveur ou tentative de favoritisme de quelque nature que ce soit ne sera tolérée.

Toute personne qui serait victime ou témoin d’une telle pratique durant ce processus de recrutement, que ce soit de la part d’un membre du personnel Search for Common Ground ou de toute personne se réclamant de nous ou d’un de nos partenaires est priée de nous contacter immédiatement par téléphone, au +243 82 97 85 672 ou par email à plaintes@sfcg.org. Les plaintes sont anonymes et seront traitées avec confidentialité.