Bureau de Dungu
Quartier Ngilima, Avenue du Commerce n°540
Province du Haut Uélé
Tél. : +243810015290
e-mail : drcinfo@invisiblechildren.com

OFFRE D’EMPLOI  001/ICDRC/RH/04/2023

Poste/Titre : Finance and Administrative Assistant
Annonce de Vacances : Offre 001/ICDRC/RH/ 04 /2023
Date de Publication : 05/09/2023
Date de Clôture : 15/09/2020
Département : Finance
Superviseur hiérarchique : Finance Manager
Lieu de travail: DUNGU
Heures de travail : 40 heures par semaines
Type de contrat : CDD avec possibilité de renouveler
________________________________________

HISTORIQUE

Invisible Children est une ONG internationale fondée en 2004 en vue de mettre fin de façon permanente à la violence de l'Armée de résistance du Seigneur (LRA) et soutenir  le rétablissement durable des communautés d'Afrique centrale touchées par la violence des groupes armés. L'approche globale de l'organisation face aux menaces qui pèsent sur la protection des communautés en Afrique centrale a intégré tous les niveaux d'intervention, depuis les partenariats directs avec les communautés locales jusqu' à l'engagement avec les décideurs politiques nationaux et internationaux. Via son projet Bomoko na Bosembo (« Unité dans la Vérité » en lingala) , Invisible Children s’appuie sur ses dix années des programmes communautaires en Afrique centrale, l'objectif du projet Bomoko na Bosembo ('Bomoko') est de faire avancer les processus de vérité, de justice et de réconciliation qui traitent les héritages locaux d'atrocités de masse et de promouvoir la non-répétition des atrocités dans la région frontalière entre les provinces des Ueles de la RDC et l’Etat d’Equatoria de l’Ouest (‘Western Equatoria State’) du Soudan du Sud. Bomoko atteindra cet objectif en promouvant et en facilitant la participation effective des organisations de la société civile (OSC) aux activités de prévention des atrocités et de justice transitionnelle dans dix-sept (17) communautés cibles qui auront un impact sur la région frontalière.

CONDITIONS GENERALES

Le rôle principal du Finance an Administrative Assistant consiste à gérer la fonction financière et comptable du Bureau de  Dungu de telle manière que les procédures et politique de Invisible Children soient respectées d’une manière générale et celles du bailleur des fonds en particulier. Il vient secondairement en appui  au département des Ressources Humaines pour certaines tâches administratives.

PRINCIPALES TÂCHES

* Finance et comptabilité

• Veille à ce que le bureau et tous les staffs adhèrent à IC systèmes financiers
• Applique les politiques, systèmes et procédures financières et comptables, et suggère si nécessaire des aménagements au Manager de Finance ;
• Informe le Manager de Finance,  le Chef de Projet de toute situation susceptible d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance financière ;
• Réceptionne les factures de fournisseurs et les enregistre dans les systèmes comptables ;
• Effectue la revue des documents de réconciliation des missions sur base de F6 ;
• Veuille à la réconciliation de toutes les avances donner au staff et à la réconciliation de tous les prépaiements effectués aux tiers ;
• Enregistre toutes les transactions financières dans le logiciel comptable. Vérifie la conformité des demandes de paiement présentées avant tout paiement. A défaut de logiciel, tient le journal de dépenses Caisse et produit en temps opportun des rapports financiers mensuels au bureau régional à Kinshasa ;
• Soumet les journaux intermédiaires tel qu’exigé dans les différentes échéances (Hebdomadaire, bimensuel, mensuel, ou trimestriel) ;
• Assure un archivage efficace et sécurisé des pièces comptables ;
• Prépare le journal de TVA payé auprès de fournisseurs ;
• Veille à ce que les paiements ont été effectués et que les différentes opérations sont mise à jour régulièrement dans le journal/Logiciel ;
•  Elabore les notes de frais, note de débit et recouvre les dus de IC auprès de tout créancier staff et non staff ;
• Assiste le staff programme dans toutes les questions relatives aux finances, gestion de cash, budget mission, réconciliation ;
• S’assure de l’effectivité de retenue des impôts sur le salaire, sur le loyer et sur toutes les transactions avec les tiers et de leur déclaration et paiement.

* Trésorerie

• Collecte les besoins de l’équipe du bureau, maintient le Manager de Finance  informé des besoins en fonds du bureau et assure que le projet maintient à tout moment une trésorerie adéquate pour ses opérations ;
• Faire le monitoring du Cash-Flow dans le coffre ;
• Gère le coffre du bureau et met à jour le livre du coffre ;
• Tient la petite caisse ;
• Tient la gestion de compte MPESA et réconcilie les différentes sorties ;
• Effectue le cash count journalier/Hebdomadaire avec le chef de base ou toute personne attribuée, faire la réconciliation de la petite caisse, du coffre-fort et de l’enveloppe sécurité et Baseline ;
• Effectuer le paiement des fournisseurs, de contractants et de staff qui vont en mission.

* Budget

• Participe à la réunion sur l’élaboration de CRS ;
• Présente au chef de bureau Pays un état mensuel des dépenses réelles par rapport au budget. Alerte le chef de base et le Manager  des finances en cas de dépassements possibles ;
• Prépare le prévisionnel mensuel et hebdomadaire ;
• Fait le suivi budgétaire à base mensuel en comparant le budget/Prévisionnel (la demande de fonds) approuvé et les dépenses réelles du mois.

* Administration

• Collecte et transmet au Manager des ressources Humaines la fiche de temps des staffs de Dungu;
• Sert de pont entre le Bureau de Dungu et le Manager des ressources Humaines dans la transmission et la recollecte des signatures des documents administratifs (Contrats, Avenants, Bulletin de paie…)
• Exécute toutes autres tâches confiées par sa hiérarchie.

QUALIFICATIONS

• Avoir au Minimum un diplôme de Graduat en Sciences Commerciale et Financière, Administration, Sciences Economiques, Gestion Financière ou Gestion des entreprises ;
• Minimum 2 ans d'expérience dans le domaine de la comptabilité sur des projets financés par des bailleurs internationaux (avec des ONGI ou des Bureaux d’études) serait un avantage Majeur ;
• Excellente maîtrise de Word ;
• Excellente maîtrise d’Excel ;
• Excellente maîtrise du Français, une notion d’Anglais est préférable ;
• Connaissance  des procédures USAID serait un atout.

COMPETENCES REQUISES                                                                                             

* Professionnalisme : Connaissance de la comptabilité, Finance et gestion budget. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Avoir le souci d’apprendre et la rapidité dans l’apprentissage. S’engager à la mise en œuvre de l’objectif de l’égalité du genre en assurant la participation paritaire et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

Faire preuve d’une grande discrétion.

* Esprit d’équipe :  Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; solliciter les apports en appréciant à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun ; être prêt à apprendre des autres ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

* Capacité de Planifier & d’Organiser :  Développer des buts précis qui sont conformes aux stratégies convenues ; identifier les activités et les missions prioritaires ; adapter les priorités selon les besoins ; allouer la période de temps et la quantité des ressources appropriées pour achever la tâche ; anticiper les risques et prévoir une marge de manœuvre pour les imprévus lors de la planification ; contrôler et adapter les plans et actions selon les besoins ; employer le temps efficacement.

COMMENT POSTULER

• Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature à l’adresse électronique ci-après : recrutementrdc@invisiblechildren.com
• Soit en copie dure à l’adresse physique ci-après aux bureaux d’Invisible Children à Dungu sur Quartier Ngilima, 540 ; Av. Commerce, Province de Haut-Uélé.

Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro de l'avis de vacance pour lequel, ils soumettent leur demande d’emploi sur la ligne de l’objet dans leur courriel ou sur le haut de l’enveloppe scellée.  ex. « OFFRE D’EMPLOI 001 /ICDRC/RH/04/2023 »

* Voici les éléments du dossier à soumettre :

• Lettre de motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines
• Curriculum Vitae
• Copies des diplômes et attestations des formations et études
• Copies des certificats de travail
• Copie des pièces d’identité

NB. : Ne pas soumettre les originaux de vos attestations avec la demande.

Invisible Children adopte une tolérance zéro contre tout acte d’exploitation, d’exploitation et d’abus sexuels, de la traite des personnes, de maltraitance des enfants, de traitement négligent, et de maltraitance sous quelque forme que ce soit. En accord avec nos valeurs fondamentales, nous luttons contre la fraude, la discrimination, les appropriations illicites et toute autre action répréhensible.

« En conformité avec la politique humanitaire sur la parité des sexes :

LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES »