OFFRE D’EMPLOI POUR LE RECRUTEMENT D’UN DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

La DGPA est une plate-forme importante d’ONG Nationales spécialisées dans la défense et la promotion des droits des peuples autochtones pygmées, basée à Kinshasa et ayant des représentations dans toutes les provinces de la République Démocratique du Congo hormis la Province du Kongo Central. Elle voudrait, pour les besoins de ses services, recruter un Directeur Administratif et Financier qui sera basé à Kinshasa dans le cadre de la mise œuvre du projet : « Plaidoyer et actions pour une justice environnementale, socio-économique et d’une équité juridique en faveur des peuples autochtones pygmées, ciblant l'Etat Congolais et ses partenaires au développement, en vue de la prise en compte effective de leurs us & coutumes locales ainsi que de leurs intérêts dans les politiques gouvernementales de la République Démocratique du Congo » financé par la Rainforest Foundation Norway.

POSTE

Directeur Administratif et Financier

OBJECTIFS DU POSTE

Garantir la conformité des activités financières, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des audits selon les règles, règlements, politiques et stratégie de la DGPA ;

Mettre en place système de contrôle interne efficace,

Concevoir un système de gestion des ressources financières fonctionnelles ;

Elaborer un cadre des conditions des contributions relatifs aux efforts de mobilisation des ressources du réseau ;

Mettre en place un système de partage des coûts du projet de services communs, élaboration et mise en place de stratégies de réduction des coûts en collaboration avec le Coordonnateur Nationale

Préparer et soumettre à l’approbation du coordinateur les dépenses mensuelles du programme (salaire, divers frais de fonctionnement, …), enregistrement des opérations financières dans le logiciel SAGE et présentation à temps des rapports financiers obligatoires, contrôle adéquat des documents de supports des paiements ;

Accompagner le réseau dans la recherche et mobilisation des ressources financières (fundraising) pour le financement de son Plan Global 2020 – 2030 ;

Développer des outils pour renforcer la gouvernance du réseau et son fonctionnement institutionnel ;

Gérer les ressources humaines en mettant en place un système d’évaluation des performances des agents et postes dans les différents programmes.

RESPONSABILITES :

Le Directeur d’Administration et Financier sera basé à Kinshasa et travaillera sous la supervision du Coordonnateur National.

Les principales tâches et responsabilités du poste :

1. Elaboration, suivi/contrôle et révision budgétaire ;
2. Montage des dossiers de demande de financement ;
3. Comptabilité, contrôle interne et reporting financier,
4. Gestion des subventions des bailleurs de fonds ;
5. Gestion logistique et passation des marchés (chaîne d’approvisionnement, inventaires, gestion du parc automobile, gestion des stocks, gestion de la sécurité) ;
6. Contrôle de gestion (de la chaîne des recettes et celle des dépenses) ;
7. Préparation du budget, monitoring financier, approbation des dépenses après vérification des pièces comptables, production des rapports financiers, garant du contrôle interne, préparation des demandes des fonds auprès des bailleurs de fonds ;
8. Examen des budgets des organisations membres, analyse des rapports financiers des organisations membres, suivi des recommandations des auditeurs, accompagnement et renforcement des capacités des organisations membres ;
9. Préparation de l’audit, gestion et appui au déroulement des audits ;
10. Rédaction du plan de suivi des recommandations de l’audit ;
11. Veille juridique et respect de la législation congolaise, gestion du bureau et du système de communication interne, conception des outils de gestion, gestion du bon fonctionnement du bureau et du système de circulation des informations ; application et le respect des politiques et procédures mises en place, gestion du système de fonctionnement logistique et de sécurité, de protection et de maintenance des équipements du bureau y compris le système d’archivage et de sauvegarde des informations dans le système de manière appropriée ;
12. Gestion des ressources humaines et administrative (recrutement, suivi administratif du personnel, partenaires et consultants, gestion des performances du personnel, formation, gestion de la fiscalité), gestion des congés, des présences/absences, frais médicaux, pension retraite, assurance voyage, gestion de fin de contrat, suivi des mesures disciplinaires et des requêtes individuelles, gestion des salaires du personnel (feuille de paie, règlement, charges sociales, établissement, mise à jour et application d’une grille de salaire…), gestion des performances et de carrière et révision du manuel des procédures : recrutement du staff, renforcement des capacités de gestion des agents et des membres du réseau, préparation des conventions de service pour les tiers et les contrats de travail pour le personnel permanent et temporaire, contrôle de la régularité des dossiers des agents en fonction, cohésion interne…, rapportage des réunions du staff, gestion des relations extérieures avec les partenaires notamment les bailleurs de fonds, les organisations de base, les formations médicales, les institutions financières, l’administration publique…, suivi du classement physique et électronique des archives,
13. Gestion préventive des contentieux fiscaux et litiges professionnelles en respectant scrupuleusement les échéances de paiement des impôts, la sécurité sociale et le droit du travail, formation et l’induction de tout le personnel au regard des procédures en vigueur, révision de la description des postes et des objectifs et évaluation des performances de tout le staff suivant le contexte et les besoins du programme, renforcement et développement des capacités du personnel en gestion financière ;
14. Reporting : Rédaction des rapports et des propositions de projets pour les bailleurs de fond, production d’un mensuel à l’intention des bailleurs de fonds ;
15. Accompagnement du réseau dans la recherche et mobilisation des ressources financières (fundraising) pour le financement de son Plan Global 2020 – 2030 ;
16. Elaboration du prévisionnel trimestrielle de la trésorerie, réconciliations bancaires, suivi des avances au personnel, approbation des dossiers d’achat et de paiement, monitoring financier et production des rapports financiers aux bailleurs des fonds, gestion administrative des partenaires d’exécution ;
17. Contrôle interne, procédures et outils de gestion et de l’éligibilité des dépenses, efficacité et efficience des coûts, amélioration du système de traçabilité et de vérifiabilité des achats et utilisation des items au sein de la DGPA ;

QUALIFICATIONS ACADEMIQUES :

• Avoir un diplôme de Master ou plus en gestion administrative et financière, en science commerciale et financière ou un de ces domaines connexes.

EXPERIENCES

1. Avoir un minimum de 8 années d'expériences professionnelles sans interruption dans le domaine de gestion administrative et financière dans un programme de développement rural, de la gestion de l’environnement ou du développement axées spécifiquement sur l’intégration des groupes vulnérables et ou des peuples autochtones pygmées ;
2. Avoir un minimum de 8 années d’expérience professionnelles dans la gestion administrative et des ressources humaines ;
3. Maitrise parfaite des logiciels comptables : People Soft, Exact Globe for Windows, Win compta, SAGA, SAP/ERP, SAGA, PAYIT, E-GOV.
4. Maitrise de la gestion de la logistique et passation des marchés
5. Maîtrise de Word, Excel, Access, Power Point, Internet, Lotus note, Outlook ;

COMPETENCES FONCTIONNELLES

1. Excellente culture et légitimité technique sur l’ensemble des technologies impliquées dans le programme ;
2. Excellente connaissance de la question autochtones, du secteur de l’environnement et des réformes sectorielles en cours ;
3. Connaissance en matière de contrôle de gestion et de planification budgétaire ;
4. Bonne connaissance des techniques de gestion de projet (expression des besoins, planning, cahier des charges…) et des différents outils associés ;
5. Très bon anglais technique ;
6. Excellent membre d'équipe avec de bonnes compétences interpersonnelles ;
7. Capacité à gérer la charge de travail avec un minimum de supervision ;
8. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
9. Aptitude à communiquer de façon efficace et écrire les informations techniques complexes destinées au public technique et au grand public ;
10. Une planification stratégique solide, une gestion axée sur les résultats et de bonnes capacités de rédaction de rapport ;
11. Maitrise parfaire des outils de télétravail (Skype, zoom,…) ;
12. Sensibilité et adaptabilité sans distinction de genre, de religion, et de race ;
13. Bonnes qualités relationnelles et de communication, afin de stimuler les équipes et les fédérer autour des objectifs du programme ;
14. Qualités d’animateur d’équipe : charisme, écoute, dialogue pour animer et coordonner le travail de son équipe
15. Qualités d’organisation afin de piloter simultanément de nombreuses équipes et dossiers ;
16. Très bonne résistance au stress car les projets sont souvent soumis à des contraintes de délais ou de communication régulière ;
17. Sens des délais et du résultat ;
18. Diplomatie, afin de collaborer positivement avec l’ensemble des membres du réseau et autres ;
19. Forte mobilité, afin d’assurer la coordination transverse d’équipes multidisciplinaires.

QUALITES HUMAINES

1. Faire preuve d'intégrité morale, responsabilité, équité et redevabilité ;
2. Avoir une bonne santé mentale (présenter un certificat médical) ;
3. Être apte à évoluer dans le cosmos des organisations autochtones et de la société civile environnementale ;
4. Promouvoir le partage de connaissance et la culture de l’apprentissage ;
5. Avoir le sens de l’organisation et de l’initiative ;
6. Travailler activement au développement de ses propres compétences et de l’équipe ;
7. Être enthousiaste et engagé dans la problématique autochtone pygmée.

CONDITIONS

1. Statut : CDD
2. Salaire / Indemnité : Confidentiel
3. Constitution du dossier : CV, lettre de motivation, photocopie des derniers diplômes, les références professionnelles, attestations de fin de service, etc.
4. Date de publication : 15 août 2020
5. Date limite de recevabilité des dossiers : 30 août 2020
6. Lieu de dépôt des dossiers : SERVTEC RDC, 228/16 Av. Des Poids Lourds, Kinshasa - Gombe
7. Par courriel : cv.rdc@servtec-international.com, dgpardcrecrutement@gmail.com
8. Les tests écrits et pratiques se dérouleront à Kinshasa.