L’Appel de Genève est une organisation non gouvernementale indépendante, neutre et impartiale, à but non lucratif, qui promeut le respect des normes humanitaires internationales dans les conflits armés et autres situations de violence armée, en particulier en ce qui concerne la protection des civils. Geneva Call est enregistrée en tant que fondation de droit suisse. L’Appel de Genève met en œuvre un programme visant à améliorer la protection des civils dans le contexte du conflit armé en RDC grâce à des engagements sur les normes humanitaires internationales avec les communautés et les acteurs armés non étatiques,

Objectif principal : Sous la supervision du Chef de Mission, le Coordinateur support contribue aux opérations de l’Appel de Genève en gérant les aspects administratifs, financiers et logistiques des opérations.

Il / elle assure une gestion administrative, logistique et financière transparente du bureau de l’Appel de Genève en RDC selon les procédures et directives internes, les règles des bailleurs de fonds, ainsi que la législation locale.

Responsabilités principales : Sous la supervision du Directeur Pays, et en s’appuyant sur les deux officiers administratifs (Sud et Nord Kivu) le Coordinateur

Supports :

• Supervise la comptabilité de la Mission en RDC et réconcilie les données comptables;
• Supervise les demandes de trésorerie de la Mission en RDC;
• Est responsable de la redevabilité financière et budgétaire vis-à-vis des bailleurs de fonds ;
• S’assure que l’Appel de Genève travaille en toute conformité avec les procédures administrative et fiscale en vigueur en RDC ;
• Gère les aspects administratifs relatifs aux Ressources Humaines ;
• Supervise les aspects logistique des opérations.

I. Comptabilité et gestion financière

I.a Gestion de trésorerie:

• Superviser la gestion des paiements en espèces effectués aux Nord et au Sud Kivu et les livres de caisse ;
• Préparer les demandes de trésorerie en coordination avec le Coordinateur de Programmes et avec les deux officiers administratifs ;
• Effectuer une revue hebdomadaire des liquidités en fonction de la situation de trésorerie sur la base des informations fournies par les deux officiers administratifs;

I.b Comptabilité:

• Vérifier l’enregistrement et le codage de toutes les transactions financières conformément aux procédures financières;
• Vérifier les informations des documents de transaction et la disponibilité du budget ;
• Consolider toutes les liquidations des dépenses opérationnelles mensuelles ;
• Fournir un rapport de dépenses mensuel accompagné des preuves d’engagement des coûts ;
• Assurer l’archivage de tous les documents financiers approuvés et enregistrés ;
• Participer aux audits (audit annuel organisationnel, des bailleurs de fonds, des autorités congolaises…).

I.c Suivi des financements acquis :

• Fournir au Coordinateur de Programmes les premiers drafts de budgets de propositions de projets, ainsi que les premiers drafts des rapports intermédiaires et finaux et demandes d’amendement sur la base du travail effectué par les deux officiers administratifs ;
• Fournir des informations régulières au Coordinateur de Programmes sur l’état des finances ;
• Préparer et mettre à jour les documents de suivi budgétaires tous les mois ou au besoin.• S’assurer que toutes les exigences et conditions administratives et financières des bailleurs sont strictement suivies ;
• Consolider et finaliser le budget annuel du programme de pays ;

II. Logistique

• S’assurer que les procédures d’achat sont respectées ;
• Superviser la gestion des stocks ;
• Supervise la gestion des engins roulants, des assets et des consommations

III. RH

• Superviser les paiements des honoraires pour les consultants dans les missions ;
• Superviser le suivi administratif du personnel (contrat, congés…) ;
• Mettre à jour la base de données et archiver les documents associés dans les dossiers du personnel ;
• Appuyer les responsables de département dans le processus de recrutement ;
• Assurer le suivi administratif avec l’organisme d’assurance (enregistrement et retrait, transmission des cartes d’assurance…) ;
• Appuyer dans la préparation des salaires en recueillant les documents supports nécessaires, (ex: nouveaux contrats, avance, changement d’information bancaire…) .

IV. Autres tâches

• S’assure que les enregistrements de l’organisation auprès des autorités sont à jour ;
• Coordonner avec le personnel du programme les rapports budgétaires et financiers ;
• Réaliser toute autre tâche à la demande du Chef de Mission pour la bonne réussite des activités de l’Appel de Genève.

Pour toutes les tâches : Le titulaire du poste respecte la confidentialité de toutes les informations financières et RH.

Education: DUT ou BTS ou diplôme équivalent en comptabilité, administration et gestion financière

Compétences techniques

• Outils informatiques (MS Office, Excel, outils de reporting) ;
• Outils de gestion financière, systèmes de comptabilité

Expérience: Avoir au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une ONG

Qualifications :

• Expérience de la budgétisation, du reporting et du suivi financier ;
• La connaissance et l’expérience en administration des RH seront un atout ;
• Compétences de communication prononcées ;
• Précision et fiabilité;
• Expérience documentée en gestion de la logistique (demandes et analyse de cotations, contractualisation avec un prestataire, connaissance des procédures d’achats, gestions de stock et des assets),
• Connaissance de la législation congolaise du travail serait un atout.

Conflit d’intérêt: Les candidats affiliés à, ou soutenant ouvertement un ou plusieurs groupes d’intérêts opposés aux principes et aux valeurs de la fondation, ainsi que ceux dont les précédentes responsabilités pourraient engendrer des problématiques sécuritaires pour les membres de l’Appel de Genève seront exclus du processus de recrutement.

Conditions: Contrat à durée déterminée (1 an avec possibilité d’extension pour deux ans), basé à Goma en RDC avec des mouvements sur le terrain et des déplacements en Europe; 100%