COOPI recherche un Responsable M&E Administratif en RDC

Présente en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en réponse aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont étendues à la plupart des zones de crise, afin d’y mettre en œuvre des programmes d’urgence au bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre avec un focus particulier sur la nutrition, la sécurité alimentaire et la protection de l’enfance. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI s’engage dans la mise en oeuvre de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement et garantir un développement harmonieux et durable. COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases opérationnelles dans les provinces. Chaque année, COOPI met en œuvre une douzaine de projets sur des financements de l’Union Européenne, du Fonds Humanitaire, de la CPI et des agences UN.

Objectif du poste

Être responsable du suivi de l’administration des projets. Supporter les administrateurs des bases indiqués par la coordination administrative de Kinshasa, dans la gestion comptable, administrative et financière des projets dans le respect du contrat du projet, des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale en vigueur. Sous mandat de, et en suivant un programme prioritaire défini avec la coordination administrative de Kinshasa, assurer le suivi et fournir les indications et le support nécessaire aux administrateurs et chefs de projet.

Responsabilités

Gestion administrative

• Faire la vérification périodique de la gestion administrative du projet dans le respect des procédures administratives, comptables, financières, fiscales avec une attention particulière aux achats des biens, travaux et services. Vérifier le classement des documents administratifs;
• Assurer l’analyse des paquets mensuels et identifier les ecarts;
• Préparer un programme de revue/contrôle des opérations;
• Preparer et assurer l’envoi de la documentation des pièces comptables des projets afin de clôturer et préparer l’archivage final;
• Contrôler les pièces justificatives comptables, la conformité des contrats signés avec les fournisseurs; vérifier et contrôler l’application correcte de la loi fiscale;
• Assurer la verification et la conformité des opérations aux procédures de COOPI et celles des bailleurs;
• Garantir le suivi du bon archivage électronique et physique des pièces comptables;
• Preparer les ressources locales afin d’assurer la releve au bout de 12 mois;
• Rédiger mensuellement un rapport d’activité mentionnant les travaux effectués, les observations relevées, et les principales recommandations;
• Conduire, à la demande de la coordination, des audits spécifiques pour des sujets spécifiques, sous forme d’investigations;
• Faire l'intérim des administrateurs des projets, ou de l’administrateur pays, en cas de congé/mission; le cas échéant, à la demande de la coordination administrative, supporter l’administrateur de projet et le chef de projet dans la rédaction des outils de planification et suivi financier du projet en collaborant avec le Responsable M&E Programmes et le Coordinateur Logistique. Travailler en étroite collaboration avec le Responsable M&E Programmes, le Chef de base, et le Coordinateur Logistique pour les procédures;
• Participer à l’elaboration de budget de projet, des bases et de la coordination;

Rapports

• Rédiger les rapports financiers intermédiaires et finaux des projets en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l'Administrateur Pays;
• Preparer les communications avec les bailleurs et partenaires;

Audits

• Assurer la mise à jour et le suivi de l'agenda des rapports financiers et narratifs, des audits et spot check;
• Preparer les audits internes/ les pré-audits et les audits externes;
• Lors d'un audit, s'assurer que toutes les documentations sont conformes aux exigences établies par COOPI et les bailleurs;
• Mettre en place et suivre le plan de mise en oeuvre des recommandations des audits, spot check, mission du siége;
• Point focal compliance/conformité: preparer les formations et sensibilisation du personnel COOPI sur l'ethique, lutte contre la fraude et la corruption, PSEA, et participe au briefing des nouveaux.

Missions

• Faire des mission de suivi au démarrage du projet: mise en place des outils, suivi de la gestion comptable et administrative, monitorage des contrats;
• Faire des missions ponctuelle sur le terrain au besoin;
• Faire des mission d’évaluation du plan de clôture du projet: superviser la clôture du projet d’un point de vue administratif.

Formation

• Former le personnel local et expatrié: en accord avec la coordination nationale, réaliser des sessions périodiques de formation sur la mise à jour de l’administration du projet;
• Participer aux depouillements des appels d’offres et avis de recrutement ; et, en accord avec l’Administrateur Pays, assurer le recrutement du personnel administratif, de son integration et la formation;
• Assurer en commun accord avec le chargé de programme l’evaluation des partenaires;
• Assurer la formation et le renforcement de capacité des partenaires locaux.

Profil du candidat

Essentiel

• Diplôme en sciences économiques ou similaires;
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des ONGs;
• Excellente capacité à conduire un audit;
• Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office;
• Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables;
• Expérience dans le rapportage financier et la gestion de contrôle interne;
• Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain;
• Bonne technique de formation et de transfert du savoir;
• Excellente capacité organisationnelle, flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail;
• Excellente capacité de travailler sous pression;
• Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ; capacité de former les collaborateurs selon les besoins;
• Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel;
• Bonne connaissance des procédures de bailleurs UN ,UE, ECHO, etc;
• Maîtrise du français, parlé et écrit;
• Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes;

Souhaitables

• Expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout;
• Excellentes capacités de négociation et communication.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l'accès à l'eau, ainsi que le droit à la santé et à l'éducation des communautés les plus pauvres.