Duties and Responsibilities

• Assurer un bon service courrier avec les objectifs suivants :
  • Tenir un registre de tous les courriers entrants ;
  • Vérifier le courrier reçu et en assurer sa transmission à qui de droit ;
  • Faire accompagner le fond de dossier si nécessaire et en assurer le suivi ;
  • Assurer le classement ordonné de tous les documents entrants et sortants ;
  • Répondre aux demandes concernant les dossiers, correspondances et les références ;
  • Préparer et distribuer le courrier officiel auprès des partenaires.
• Exécuter les tâches administratives afférentes au fonctionnement du bureau :
• Assurer le suivi des ordres de mission et leur classement ;
• Elaborer et maintenir le tableau de mouvement du personnel OCHA (missions, congés et déplacement internes) ;
• Actualiser le répertoire interne OCHA en collaboration avec la section IM ;
• Apporter un soutien technique aux ateliers et séminaires organisés par OCHA ;
• Faire office de « leave monitor » pour le personnel national et international ;
• Organiser le service charroi automobile;
• Assurer le service de protocole dans le bureau OCHA;
• Assurer l’accueil des visiteurs ;
• Orienter le personnel vers le personnel OCHA concerné ;
• Filtrer les appels téléphoniques internes et les transmettre à qui de droit ;
• S’assurer de la commodité de la salle avant la tenue des réunions;
• Assister dans les préparatifs des voyages des staff, par exemple, l’achat des billets d’avion, l’obtention des visas de sécurité, la réservation de place…, bref, veiller à la précision de l’information avant la soumission d’un document au superviseur pour signature ;
• Assurer la distribution et la bonne gestion des fournitures du bureau et des consommables divers, en vérifier hebdomadairement les cartes de stock en vue de l’approvisionnement au moment opportun ; s’assurer que le formulaire de demande des fournitures soit bien rempli avant toute distribution des fournitures et soumettre à la Section Administration et Finances des rapports trimestriels de stocks  ; être la personne-ressource pour les factures pro forma relatives aux différents achats effectuées par le bureau en conformité avec les directives des Nations Unies en matière d’approvisionnement ;
• Aider à opérer l’inventaire physique et s’assurer du bon entreposage des fournitures;
• Assister et faciliter le transfert des biens et personnes au niveau du dépôt et de la récupération des biens et personnes auprès des douanes, immigration et autorités ;
• Assurer la gestion de la Petite Caisse (PC) en étroite collaboration avec l’assistant administratif et tenir toutes les pièces justificatives à jours afin de rendre compte à la Section Administration et Finances dans les moindres détails ;
• Exécuter toute autre tâche connexe ne dépassant pas ses aptitudes et ses compétences assignées par le superviseur.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports

Required Skills and Experience

Education :   Minimum un diplôme d’études secondaires;

                      Une formation complémentaire ou un diplôme universitaire en secrétariat, administration et/ finances serait un atout.

Expérience :   Une expérience professionnelle importante d’au moins 4 ans acquise dans le domaine de secrétariat, de l’Administration, de la logistique et/ ou des Finances.

                      Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationales humanitaires, de préférence dans le lieu       d’affectation, est un atout.

Autres aptitudes:

• Bonne aptitude analytique ;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
• Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;

• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis.
• Avoir une bonne connaissance des logiciels de gestion (Ms Excel, Ms Word, Windows) et de l’outil Internet.

Connaissances linguistiques

• Maîtrise parfaite du Français ;
• Aptitude à écrire et parler l’Anglais.
• Connaissance de langues locales

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien "https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?job_id=108041", un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour (signé et daté) ;
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
• Copies des deux dernières évaluations.

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer. Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA applique une politique de tolérance zéro contre les cas d’exploitation sexuelle, abus sexuels et du harcèlement sexuel.

Selon la Circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2003/13, l’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « abus sexuel » toute atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, la menace d’une telle atteinte constituant aussi l’abus sexuel. Le « harcèlement sexuel » implique toute avance sexuelle non souhaitée, toute demande de faveur sexuelle, toute conduite verbale ou physique ou tout geste de nature sexuelle, ou tout autre comportement de nature sexuelle auquel on pourrait raisonnablement s'attendre ou sembler choquer ou humilier. Le harcèlement sexuel peut se produire lorsqu'il interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement