Emplacement :

République démocratique du Congo, Kinshasa

Division :

Gestion du Programme

Statut :

Employé(e) local national

TITRE : CHARGE(E) DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION

A propos de la Fondation internationale pour les systèmes électoraux (IFES) : L’IFES fait progresser la démocratie pour un avenir meilleur. Nous collaborons avec la société civile, les institutions publiques et le secteur privé pour construire des démocraties résilientes qui profitent à tous. Notre assistance technique et notre recherche appliquée développent des organes électoraux de confiance capables de mener des élections crédibles ; des institutions gouvernantes efficaces et responsables ; des processus civiques et politiques auxquels tout le monde peut participer en toute sécurité et sur un pied d'égalité ; et des moyens innovants par lesquels la technologie et les données peuvent servir positivement les élections et la démocratie. Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays, des démocraties en développement aux démocraties matures. Conformément à l'approche de l’IFES : Une société est capable d'atteindre son plein potentiel dans un monde dans lequel les personnes de tous les genres sont pleinement engagées en tant que partenaires égaux dans leurs familles, leurs lieux de travail et leurs communautés. Basé sur les normes internationales des droits de l'homme et les meilleures pratiques, l’IFES promeut la participation politique, la justice et l'égalité des droits dans le monde entier. L’IFES reflète ces valeurs dans sa programmation et sa culture d'entreprise.

Les plus grands atouts de l’IFES sont les membres de notre équipe. L’IFES offre des avantages et une rémunération compétitifs, ainsi que la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif. Chaque membre de l'équipe de l’IFES est responsable de mener à bien la mission de l’IFES et d'intégrer les valeurs de l’IFES dans son travail quotidien : engagement envers l'excellence, communication efficace, prise de décision de haute qualité, responsabilité, travail d'équipe et collaboration.

RESPONSABILITÉS PROFESSIONNELLES :

Le responsable des finances et de l'administration gérera toutes les opérations fiscales, administratives et logistiques du bureau de l'IFES-RDC. Il / elle fournira un soutien aux systèmes financiers et d'approvisionnement du bureau et veillera au respect de toutes les lois applicables de la RDC, des réglementations des donateurs et des politiques de l'IFES. L'agent des finances et de l'administration relèvera directement du directeur des opérations et des finances. Sous la supervision du responsable des opérations et des finances, fournir un soutien complet au fonctionnement général du bureau de terrain de l'IFES-RDC.

Finance

• Prend en charge la garantie que le bureau de pays respecte les lois, règles et réglementations de la RDC ainsi que les politiques administratives, financières et comptables de l'organisation ;
• Satisfait aux exigences régulières en matière de rapports sur les opérations comptables, logistiques et financières du bureau de l'IFES en RDC et prépare les documents pertinents, les budgets et les rapports comptables mensuels en coordination avec le responsable des opérations et des finances ;
• Effectue toutes les tâches liées au traitement des factures, aux paiements, à la tenue des comptes des fournisseurs et à l'enregistrement des transactions, en s'assurant que les transactions sont correctement autorisées conformément aux politiques et procédures de l'IFES ;
• Effectue des opérations bancaires ;
• Prépare les demandes mensuelles de virement bancaire du bureau de terrain ;
• Surveille les flux de trésorerie dans la petite caisse et les comptes bancaires locaux et s'assure que des niveaux de trésorerie adéquats sont maintenus chaque mois pour le projet ;
• S'occupe de la photocopie et de la numérisation des rapports de dépenses sur le terrain et d'autres rapports ;
• Manipule la petite caisse ;
• Examiner les rapports de dépenses de voyage ; et
• Effectue d'autres tâches assignées.

Administratif

• Prend en charge la garantie que l'IFES se conforme aux lois et procédures nationales pertinentes relatives aux opérations du projet et à l'administration du bureau.
  Prend en charge la préparation des budgets des événements ;
• Coordonne et dirige les processus d'approvisionnement sous la supervision du responsable des opérations et des finances et en collaboration avec le personnel du siège conformément aux politiques et procédures de l'IFES ;
• Dirige l'organisation de la logistique de voyage pour le personnel international, le personnel national et les participants aux événements ;
• Dirige la prise de dispositions pratiques et logistiques pour les événements de l'IFES ;
• Tenir des registres/stocker toutes les fournitures de bureau ;
• S'assure que tous les biens de l'organisation sont toujours conservés en toute sécurité et tient un inventaire à jour de tous les actifs de l'organisation ;
• Maintient l'inventaire ;
• Tient à jour les registres des véhicules du projet et gère l'approvisionnement en carburant ;
• Maintient à jour la base de données des contacts programmatiques et non programmatiques de l'IFES ; et
• Effectue d'autres tâches assignées.

ÉDUCATION :

Licence en administration des affaires, gestion/comptabilité ou équivalent.

EXPÉRIENCE :

• Au moins 4 ans d'expérience de travail avec des ONG internationales, dans la gestion ou le soutien des opérations de projets et des finances et de l'administration du bureau ;
• La connaissance et la compréhension des réglementations et procédures en matière de subventions et d'accords de coopération du gouvernement américain sont souhaitables, de même qu'une excellente connaissance des lois et réglementations applicables en matière de fiscalité, de déclarations financières et de gestion des ressources humaines en RDC ;
• Excellente connaissance du package Microsoft Office (y compris MS Work, Excel et PowerPoint);
• Connaissance du logiciel de comptabilité Quick Books hautement souhaitable ; et
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

COMPÉTENCES TECHNIQUES :

• Capacité à rester organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés ;
• Capacité à accomplir des tâches avec un minimum de supervision ;
• Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions ;
• Excellentes compétences en communication afin de pouvoir travailler avec le personnel du programme et administratif de l'IFES pour identifier et résoudre les problèmes ;
• Doit valoriser le fonctionnement dans un environnement collaboratif et coopératif ; et
• Capacité à faire preuve d'initiative, de bon jugement et de débrouillardise.

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES :

La maitrise du français écrit et parlé est requise ; et
La maitrise de l'anglais est requise.

VOYAGE :

Des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires selon les besoins du programme.

EXIGENCES PHYSIQUES/ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
:
Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions essentielles de l'emploi.

POUR POSTULER, VEUILLEZ ENVOYER VOTRE CANDIDATURE A : drc@ifes.org

Délai de Soumission de candidature : Lundi 10 juillet 2023 à 18 heures (Heure de Kinshasa).