Poste à pourvoir : Chargé(e) des achats et de la logistique

Projet: Projet de Bonne Gouvernance de l’USAID

Durée du Contrat : Une (1) année avec possibilité de renouvellement

Lieu d’exécution du Poste : Kinshasa, RDC

Supérieur hiérarchique : Directeur Finance et Opérations

*DAI accepte des applications jusqu'à 15 septembre 2023

DESCRIPTION DU POSTE

Le/la Chargé(e) des achats et de la logistique gérera et supervisera tous les aspects quotidiens des achats, dirigera la mise en œuvre des politiques et procédures d'achat en veillant à leur respect, et fournira un soutien opérationnel lors des événements, réunions ou ateliers du projet, le cas échéant. La personne sera chargée de veiller au respect du manuel des opérations sur le terrain du projet, des réglementations de l'USAID, des exigences et limitations contractuelles, des politiques, procédures et contrôles en matière de passation de marchés et des systèmes d'établissement de rapports. La personne fournira également un soutien à la logistique du projet, y compris la programmation des véhicules du projet et des salles de réunion. Chargé(e) des achats et la Logistique sera sous la supervision du Directeur des Finances et Opération, et il/elle supervisera directement l’assistant(e) logistique et les chauffeurs avec une supervision technique aux charges de logistique de bureau de terrain.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Le/la Chargé(e) des achats et la Logistique est responsable de tâches suivantes, mais sans s’y limiter :

Approvisionnement

• Elle/Il est chargé de fournir des conseils et des orientations au personnel technique du projet en ce qui concerne la planification, la mise en œuvre et le respect des politiques, procédures et instructions en matière de passation de marchés.
• Utilise le manuel de finance et des opérations (FOM) pour s'assurer que les politiques, les procédures et/ou les pratiques sont respectées.
• Gère tous les achats et sous-traitances initiés sur le terrain en veillant au respect des réglementations de l'USAID et des politiques, procédures et instructions de DAI FOM en matière d'achats.
• Avec l'aide du directeur des finances et des opérations, élabore et met en œuvre le plan d'approvisionnement de GGA.
• S'asseoir de manière proactive avec le personnel technique pour discuter des idées de plan de travail ; diriger l'élaboration du calendrier et des détails requis pour toute activité nécessitant des achats ; effectuer des recherches sur le marché en coordination avec le personnel technique à l'appui des opérations prévues et des besoins techniques.
• Coordonner avec le personnel chargé de la passation des marchés la préparation des spécifications et des documents d'appel d'offres, afin de permettre une préparation et une mise en concurrence efficaces et efficientes. Aider le personnel à préparer des cahiers des charges clairs et des spécifications de passation de marchés.
• Effectuer un examen financier et de responsabilité des contrats de sous-traitance potentiels avant l'attribution du marché.
• Identifier et qualifier les fournisseurs potentiels par le biais d'études de marché.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, les contacts et les listes de préqualification.
• Gérer l'évaluation des offres et des demandes en termes d'admissibilité, d'affectabilité, de caractère raisonnable et de cohérence, et superviser le processus de sélection des fournisseurs.
• Préparer les approbations nécessaires pour garantir la conformité avec les exigences internes et externes en matière de contrats et de politiques.
• Délivrer des contrats de sous-traitance, des bons de commande, des ordres de mission et des avenants ; organiser une réunion de lancement pour expliquer les termes, les conditions, les rôles et les responsabilités.
• Produire des rapports sur l'état d'avancement des activités de passation de marchés, tels que les prévisions de paiements, les modifications, les clôtures et les données spécifiques au secteur (c'est-à-dire les rapports mensuels et trimestriels).
• Coordonner avec les équipes financières et techniques les livraisons, les paiements et les demandes de liquidités en temps voulu en surveillant les livraisons et les calendriers de paiement.
• Signaler à l'équipe financière et au directeur des finances et des opérations le calendrier des livraisons et des paiements afin de l'inclure dans les prévisions du projet.
• Superviser le processus de clôture complet et en temps voulu, ainsi que la documentation connexe des dossiers d'achat et des contrats de sous-traitance.
• Évalue les performances des fournisseurs et mettre à jour les dossiers TAMIS le cas échéant.
• Examine les demandes d'achat pour s'assurer qu'elles sont complètes et qu'elles correspondent au plan de travail de la GGA.
• Veille à ce que tous les documents requis soient téléchargés dans la base de données des marchés publics TAMIS.
• Appuie l'audit des dossiers de passation de marchés au moins une fois par an.
• D'autres tâches lui sont confiées.

Logistique

• Coordonne les demandes de voyage, de logistique et de transport (via le système TAMIS) pour les événements et le personnel, y compris la gestion du personnel de conduite à temps plein et des véhicules du projet, ainsi que des conducteurs intermittents à court terme, selon les besoins, pour répondre aux besoins de déplacement du personnel du projet.
• Maintien des systèmes d'enregistrement et de classement opérationnels précis et complets.
• Soutien la coordination des événements, des réunions et de la logistique pour les événements internes et externes, ce qui inclut la réservation de salles de conférence, l'organisation de rafraîchissements pour les réunions, la notification aux membres, la distribution des documents de réunion et des procès-verbaux, et la confirmation des réservations et de la présence des participants.
• Gère l'inventaire et les véhicules du bureau.
• Autres tâches assignées par le directeur des finances et de l'administration, dans le respect du champ d'action susmentionné.
• Superviser la gestion du parc automobile et tous les mouvements de voitures et en assure la sécurité.
• Coordonne les arrangements de voyage/logistique et maintient le calendrier de voyage du projet.
• Gère-les actifs/inventaires du projet et veille à ce que les propriétés du projet soient correctement marquées, suivies et documentées, et coordonne les rapprochements associés avec l'unité financière.
• Fournir les formations et appui aux autres membres de l'équipe en ce qui concerne les questions des opérations.

QUALIFICATIONS

• Une licence est requise en gestion, en logistique ou tout autre domaine similaire ; une maîtrise est préférable.
• Au moins 7 ans d'expérience avérée et à responsabilité croissante dans la gestion des achats et la logistique, ainsi que dans d'autres domaines pertinents.
• Capacité à comprendre et à appliquer les meilleures pratiques en matière de gestion de bureau.
• Connaissance de la législation locale requise ; expérience des règles et réglementations de l'USAID relatives à l'approvisionnement, à la gestion des stocks et à la conformité.
• Capacité à effectuer des tâches de haut niveau avec un minimum de supervision
• Personne extrêmement bien organisée et autonome, dotée de solides compétences techniques, d'une capacité d'analyse, d'un bon jugement et d'une forte orientation opérationnelle.
• Expérience de travail avec des ONG ou des donateurs internationaux ou avec des projets financés par l'USAID (de préférence).
• Faire preuve de diplomatie, de tact et de compétences en matière de négociation. Solide esprit d'équipe et attitude positive. Flexible sous la pression et en réponse à des besoins changeants.
• Expérience de l'utilisation des produits Microsoft Office. La connaissance de logiciel de gestion intégré est un atout majeur
• Excellentes aptitudes en français parlé et écrite, et une maitrise de l’anglais est un atout majeur.

DAI en bref

DAI travaille à la pointe tu développement global. Nous transformons les idées en actions et l’action en impact. Nous sommes déterminés à façonner un monde plus vivable. DAI s’attaque aux principaux défis de notre monde. Changement climatique, inégalités économiques, corruption, recul de la démocratie, perte de la biodiversité – Nous nous intéressons à des problèmes fondamentaux, causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficiente et des contextes d’instabilité.

Notre expertise technique couvre l’ensemble des disciplines du développement, notamment la croissance économique, le financement du développement et la facilitation des investissements, la gouvernance, la santé mondiale, l’accélération numérique, le climat et l’environnement, et le soutien aux États fragiles. DAI est depuis toujours l’un des principaux partenaires de mise en œuvre du développement pour les gouvernements des États-Unis, du Royaume-Uni et l’Union européenne. Nous comptons parmi nos clients des agences telles que l’Agence américaine pour le développement international (USAID), le Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) du Royaume-Uni et la Commission européenne.

DAI offre l’égalité des chances dans l’emploi à tous les candidats et prohibe tout genre de discrimination ou harcèlement à l’égard de race, couleur, religion, ethnie, âge, sexe, origine national, infirmité, statut génétique, statut d’ancien combattant, orientation sexuelle, identité de genre, ou autre caractéristique protégée par les lois américaines ou congolaises. Cette politique s’applique à tous les termes et conditions de l’emploi, y compris le recrutement, l’embauchement, la promotion, le licenciement, les changements de poste internes, le congé, la compensation, et la formation.

How to apply

Lien de candidature : https://fs23.formsite.com/OLJTgx/sc13wvwt6d/index

Instructions de candidature : Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez postuler, remplissez les informations requises et téléchargez votre CV. Les candidats sont encouragés à postuler dès que possible car les entretiens auront lieu prochainement. Veuillez noter qu'en raison du volume de candidatures que nous recevons et de l'urgence de pourvoir les postes, seuls les candidats présélectionnés recevront des notifications sur les prochaines étapes.