Titre de poste

Chargé de l’Administration (Administration officer) (1)

Catégorie

Agent Maitrise

Superviseur

Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration

Supervises

Agents de nettoyage et d’entretien

Lieu du travail

Lubumbashi (Haut-Katanga / RDC)

Type de Contrat

CDD d’une (1) année avec possibilité de renouvellement

RÉSUMÉ DE LA POSITION

ICAP, programme de l’École de Santé Publique de Columbia University à New York, apporte un appui technique au Ministère de la Santé et de la lutte contre le Sida de la République Démocratique du Congo, afin d’étendre rapidement les services de prise en charge du VIH / SIDA et réduire le taux de morbidité et de mortalité liées au VIH/ SIDA en République Démocratique du Congo. Le titulaire du poste fait partie de l’équipe de ICAP-RDC en vue de soutenir le ministère de la santé et de la lutte contre le Sida et s’engage dans la mise en oeuvre du programme d’extension des activités de prise en charge des personnes vivant avec le VIH.

Sous la supervision directe du Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration, le Chargé de l’Administration sera titulaire des fonctions administratives des différents bureaux de ICAP pour apporter de l’efficacité dans la gestion et le suivi des différents dossiers rentrant dans les termes de sa compétence.

Ce poste est subventionné. Le candidat idéal sera basé à Lubumbashi dans la Province du Haut-Katanga, en République Démocratique du Congo.

PRINCIPALES ROLES ET RESPONSABILITÉS

Sous la Supervision directe du Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration, le chargé de l’Administration aura de manière non-exhaustive les responsabilités suivantes :

• Aider à négocier et à préparer des contrats/accords de service conformément aux SOP ICAP ;
• Coordonner et traiter la soumission mensuelle des rapports de temps et d'efforts, des feuilles de temps du personnel et des listes de contacts du personnel mises à jour. Effectuer le suivi auprès des gestionnaires respectifs pour obtenir les informations manquantes ;
• Superviser et suivre le renouvèlement de l’assurance des véhicules de la mission avec l’appui de la logistique ;
• Assurer la liaison avec les chefs de projet pour garantir une utilisation efficace et la sécurité des ressources allouées au personnel, par ex. équipement, utilisation du téléphone.
• Effectuer les évaluations périodiques nécessaires pour garantir que l'organisation offre un environnement sain et sûr à tous les employés, y compris les équipes d'enquête.
• Faire des réquisitions dans le cadre des activités rentrant dans les termes de l’Administration
• Préparer les ordres de mission pour les déplacements du staff en mission de service ;
• Préparer et actualiser mensuellement les listes de crédits de communication du staff (Orange et Airtel) ;
• Préparer les déclarations de l’IRL, les faire signer et les déposer auprès des différentes administrations fiscales provinciales concernées pour les notes de perception à présenter au service des finances pour le paiement. Et une fois payées, les faire apurer et ensuite, classer les éléments dans le dossier y afférent ;
• Coordonner avec le service des finances la soumission des déclarations trimestrielles des sommes versées aux tiers pour chaque bureau ;
• Gérer efficacement le tableau de bord de suivi des différents contrats de bail et de services (nettoyage et entretien bureaux, gardiennage, soins médicaux, ….), prévenir leurs dates d’expiration et préparer leur renouvèlement ;
• Participer à l’établissement des différents états de lieux (d’entrée et de sortie) des différents bureaux ;
• Réceptionner les différentes factures de service, les vérifier puis les soumettre au paiement par le service de comptabilité ;
• Procéder au paiement des factures de différentes charges notamment la Snel, la Regideso…
• Etablir et délivrer les bons médicaux ;
• Préparer les lettres d’invitation de tous les visiteurs annoncés, les faire signer, légaliser auprès du notaire, endosser au Ministère des Affaires Etrangères et demander les attestations de prise en charge auprès des services de la DGM ;
• Veiller à la propreté des bureaux tout en suivant de près les prestations journalières du service de nettoyage et d’entretien ;
• Réceptionner mensuellement les fournitures et les matériels sanitaires auprès du service de nettoyage tout en vérifiant la quantité livrée corresponde à celle prévue ;
• Suivre la consommation de l’eau aux bureaux et alerter en cas de diminution du stock en vue du réapprovisionnement à temps ;
• Préparer les réunions de service avec l’appui de la logistique ;
• Gérer les courriers de services (entrant et sortant) en accusant réception et les rediriger vers les départements intéressés ;
• Tenir un bon classement des dossiers de service ;
• Effectuer toute autre tâche assignée.

ÉDUCATION

Minimum diplôme de Graduat (3 ans) en Sciences de Gestion et de l’Administration.

EXPÉRIENCE MINIMALE, COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS PRÉFÉRÉES

• Minimum 3 ans d'expérience en gestion administrative, préférable dans les ONG internationales ;
• Compréhension approfondie des procédures de gestion du bureau et des politiques juridiques ;
• Capacité à communiquer avec clarté à des publics divers, par écrit et verbalement ;
• Connaissances informatiques avec des compétences préférables dans Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint ;
• Bonnes compétences interpersonnelles et de travail en équipe ;
• Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes ;
• Capacité à maintenir un haut niveau d'exactitude et de confidentialité concernant les dossiers de l'organisation ;
• Capacité à fonctionner de manière autonome ; axée sur les résultats; soucieux des détails
• Solides compétences organisationnelles et analytiques, bonne attention aux détails
• Compétences très organisées et efficaces en matière de gestion du temps et des tâches
• Flexible, honnête et digne de confiance avec une solide éthique de travail
• Doit être proactif, efficace et assidu dans le travail
• Avoir une attitude professionnelle positive et à l’intérieur et même à l’extérieur de son lieu de travail afin de valoriser la mission, la vision et les valeurs du programme ;
• Un niveau moyen de l’Anglais.

Pour postuler à ce poste au plus tard le 30 Septembre 2023, les candidats sont priés de cliquer sur le lien :

https://icapacity.icap.columbia.edu/en-us/job/497623/administration-officer

La candidature à soumettre doit contenir les éléments suivants: CV à jour, la lettre de motivation et la carte ONEM pour les sans emploi.

Fait à Lubumbashi, le 14 Septembre 2023

Bureau des Ressources Humaines
et de l’Administration/ ICAP RDC